해외출장은 왜 가야하는가?
백오십만 마일리지 상사맨이 전해주는 성공적인 해외영업 tip
요즘 같이 인터넷과 메일, SNS 그리고 화상 시스템까지 다양한 커뮤니케이션 방법과 이를 언제든지 사용과 활용 가능한 시대에 굳이 왜 직접 출장을 가야 하는지에 대한 의문이 들 수도 있다. 게다가 해외출장(海外出張)의 경우 항공료, 호텔비 등 적지 않은 관련 비용이 발생하므로 출장을 진행하는 당사자나 회사의 입장에서도 부담이 된다. 그럼에도 불구하고 해외영업을 하면서 왜 직접 출장을 가는 것일까?
우선 왜 출장을 가야 하는지 이야기에 앞서 해외출장의 목적을 먼저 분류해보자. 신규 시장(거래선) 개척, 전시회 참가, 정기적인 거래선 미팅, 신규(추가) 수주활동, 제품 소개, 공급선 수배, 구매가격 협상, 타겟 시장 분석 등 각자가 속한 회사의 특성에 따라 언급된 정도가 해외 출장의 목적이 될 것이다.
해외출장의 목적과 빈도수에 중요한 영향을 끼치는 것은 여러분이 속한(혹은 앞으로 속할) 회사의 성격과 특성이다. 만일 자신이 속한 회사가 안정적인 매출구조(예를 들어 해외의 거래선들이 원하는 우수한 제품, 장기 전략 거래선과 시장)를 가지고 있다면 이러한 조직의 출장은 주로 정기적인 거래선 미팅, 전시회 참가 등이 될 것이다. 하지만 아쉽게도 현실에선 이러한 기업은 손에 꼽을 만큼 적고 그러한 기업들 역시 치열해지는 경쟁 속에서 살아남기 위해 글로벌 시장에서 성장을 지속적으로 추구한다.
반면 대부분의 해외영업 기업들은 글로벌 시장에서 성장에 명운을 걸고 수많은 해외 경쟁사들과 경쟁 하고 있다. 치열한 경쟁 속에서 목표를 달성하기 위해서는 직접 얼굴을 맞대고 미팅하는 것이 이메일이나 화상회의 등의 커뮤니케이션 방법보다 효과적인 경우가 많다. 하지만 간과해서 안되는 것은 매번 모든 이슈를 출장협의로 풀 수는 없다는 것이다. 따라서 평소에는 이메일, 전화, 화상회의 등의 커뮤니케이션을 통해 세밀하게 업무를 진행해야 하며 이러한 과정에서 전략적으로 중요한 시점에 상대방과 직접 마주앉아 협상과 협의를 하는 것이 목표를 이루는데 효과적인 것이다.
출장은 적지 않은 비용이 수반된다. 내 경우를 보아도 1회 출장의 경우 아시아권은 출장기간에 따라 다르나 보통 3~4일 출장에 약 200~300만원, 유럽이나 미주지역은 일주일 내외 기간에 약 300~400만원 그리고 남미와 같이 거리가 먼 곳의 출장은 약 2주 일정에 약 500~ 1,000만원 정도의 출장 비용이 소요되었다.
따라서 출장을 비용의 관점으로 보는 조직에서 흔히 볼 수 있는 케이스는 출장을 직간접적으로 어렵게 하는 분위기가 있을 수도 있다. 예를 들어 새로운 거래선이나 수주를 협의하기 위해서 출장을 가야 한다고 하면 확실하지도 않은데 왜 출장을 가냐며 승인을 꺼리고, 반대로 어떠한 딜이 거의 성사되었으니 마무리 출장을 가겠다 하면 거의 다된 일이니 뭐 하러 출장을 가냐며 출장을 안 보내주는 경우이다. 이는 관리부서의 타이트한 컨트롤과 조직 부서장 스타일에 따라 좌우되는 형태이기도 하다. 이러한 경우 단기적으로 출장 비용은 절감할 수 있어도 새로운 비즈니스 기회창출이나 기존 거래의 확대에 제한적일 수밖에 없다.
하지만 적극적인 해외영업을 위해 조직원들의 해외 출장을 장려하는 경우 신규 거래선 개발 및 수주가 활발히 이루어지는 장점과 사업 확대에 기여 할 수 있다. 이것은 가장 바람직하게 출장 목적이 이루어진 모습이다. 그러나 자칫 출장에 대해서 철저한 사전 준비와 성과 분석 그리고 후속 조치가 적절히 이루어지지 않는다면 비용 대비 결과가 만족스럽지 못하게 된다. 이는 결국 보수적이고 타이트한 비용 관리가 되게 하여 출장에 제동을 거는 빌미를 주게 될 수도 있다.
회사가 해외시장개척을 하지 않아도 외국의 거래선들이 자발적으로 찾아오는 제품이나 비즈니스 모델을 가지고 있지 않은 이상 해외사업을 하는 회사에서 출장은 필수불가결한 핵심 활동이다. 따라서 글로벌시장을 무대로 뛰는 기업의 조직원들이라면 해외출장을 효과적으로 수행할 수 있는 능력을 갖추어야 함은 아무리 강조해도 지나치지 않다.
're:Global(다시, 글로벌)' 저자 정해평
출장 전 철저한 준비만큼 중요한 것이 출장 후 결과 복기(復碁)및 추가 follow up이다. 아쉽게도 출장 후의 follow up이 잘 이루어지는 경우는 매우 드물다. 출장 복귀 후에는 출장자 스스로 목표 달성여부 점검 및 소요된 비용에 대해서 대차대조표를 만들어서 점검하는 습관을 가지도록 한다. 또한 거래선과 출장 시 협의한 내용과 항목들에 대해서 먼저 회의록(meeting minutes)을 작성해서 거래선에 송부함으로써 출장 후 협상 주도권을 가지고 목표한 결과를 도출해야한다.
