[6] 어떤 플래너를 선택할까?
“먼저 김대리가 사용할 플래너 사이즈와 노트 종류를 결정해 보자.”
최 과장이 플래너 이야기를 이어갔다.
“과장님! 사이즈... 종류요? 그냥 지금 쓰는 업무 수첩을 쓰는 것 아닌가요?”
김 대리는 회사 수첩을 만지작거리면서 이야기했다.
“김 대리, 업무용 수첩과 플래너 사이즈/종류를 고르는 데도 전략이 필요해. 우리가 몸에 맞지 않는 옷을 사면 어떻게 돼지? 버리게 되잖아. 노트도 마찬가지야. 본인 업무 특성, 메모 습관에 따라 노트 사이즈와 종류도 달라야 하지. 자신에게 맞지 않는 노트 종류와 사이즈를 선택하면 플래너 쓰기를 포기하게 돼.”
“내 경우는 작은 수첩 사이즈로 시작했어. 손에 쏙 들어오는 사이즈였지. 작은 사이즈를 몇 년 쓰다 보니 메모하기에 공간이 부족했어. 더 큰 사이즈의 플래너가 필요하더라.”
“다음에 A5 사이즈 노트로 갈아탔어. 우리가 흔히 쓰는 A4종이 절반 크기야. A4종이에 출력해서 절반을 자르면 되니 맞춤형 속지를 만들기 쉬워졌지. 휴대성이 조금 떨어지기는 했지만 내 경우는 항상 가방에 넣고 다니니 크게 휴대하기에 불편하지는 않았지.”
김 대리는 최 과장이 항상 들고 다니는 플래너를 떠올리며 고개를 끄덕거렸다.
“일단 김 대리의 업무 특성과 메모 습관을 한번 보자. 그리고 플래너를 결정하자.”
나에게는 어떤 플래너가 적당할까?
자신에게 맞는 플래너를 고르기 위해서는 자신의 업무 특성, 메모 습관을 분석해 볼 필요가 있다.
먼저, 자신이 하는 업무 특성을 살펴보자. (플래너의 종류)
내근이 많은 업무, 관리를 하는 업무
인사, 총무, 기획, 재무, 생산관리, 품질관리, IT, 연구직 같은 업무들이다. 외부로 나가기보다는 책상에 앉아서 하는 일들이 많다. 이런 종류의 업무인 경우 플래너를 들고 이동할 일이 상대적으로 적다. 이동한다고 해도 회의나 업무 파트너들을 만나기 위해 이동하는 정도다.
업무 특성상 관련 정보나 데이터를 관리해야 하는 경우가 많다. 기획서, 보고서를 작성하는 경우가 많기 때문에 일정 관리를 잘해야 한다. 내근직은 회사 프린터를 이용하기에 용이하다. '시스템 바인더'를 사용하여 스스로에게 적합한 스타일의 속지를 사용하는 것이 좋다.
외근과 출장이 많은 업무
국내영업, 해외영업, 마케팅, 감사 같은 업무들이다. 고객이나 관련 부문을 만나기 위해 외근, 출장 기회가 많다. 심지어 해외로 출장 가는 경우도 잦다. 회사 외부로 자주 나가야 한다. 외근이 많기 때문에 '시스템 바인더'는 제대로 관리하기 어렵다. 회사 프린터를 이용하지 못하는 경우도 많다. 이미 제본이 된 일체형 다이어리를 이용하는 것이 좋다. 외근이 많기 때문에 휴대성도 고려해야 한다. 너무 큰 사이즈의 플래너는 들고 다니기 어렵다.
다음으로, 자신의 메모 습관을 살펴보자. (플래너 사이즈)
자신이 쓰는 업무용 수첩을 열어 보면 스스로 안다.
당신은 메모를 꼼꼼하게 하는 스타일인가? 상사 지시사항이나 회의 내용을 꼼꼼하게 기록하는가? 메모 양이 많은 스타일인가? 이런 경우에는 큰 사이즈의 노트를 사용하는 것이 좋다.
메모의 양이 많지 않은 스타일인가? 메모보다는 기억에 의존하는 스타일인가? 이런 경우 너무 큰 노트는 채워야 한다는 부담이 있을 수 있다. 작은 수첩 크기부터 시작해 보는 것이 좋다.
자 이제 자신의 업무 특성과 메모 습관으로 플래너의 종류와 사이즈를 골라보자.
1. 꼼꼼한 내근직 : A5 이상 사이즈 + 시스템 바인더
항상 꼼꼼하게 메모하는 스타일이다. 큰 사이즈의 노트가 필요하다.
주로 내근을 많이 한다. 상사 지시사항이나 회의가 많아서 메모를 많이 한다. 주로 기획자나 행정 업무 중심의 관리자들이다. 내근직은 회사 프린터를 이용하기에도 용이하다. 시스템 바인더를 사용하여 스스로에게 적합한 스타일의 바인더 속지를 사용하는 것이 유리하다.
2. 직관적 내근직 : B6 사이즈 이하 + 시스템 바인더
메모를 잘하지 않는 편이다. 메모에 의존하기보다는 직관적으로 판단한다. 회의에서 메모보다는 이야기를 듣는 편이다. 상사 지시사항을 적지 않고 듣기만 하다가 혼나기도 하는 스타일이다. 수첩을 열어보면 메모 양이 많지 않다. 듬성듬성 몇 자 적는 수준이다. 이런 경우 노트가 너무 크면 부담스럽다. B6 /A6 이하 사이즈가 적당하다.
내근직의 경우 다양한 자료를 취합하고 처리해야 하는 경우가 많다. 회사의 프린터를 이용하기 용이하다. 수시로 속지 수정/교환이 가능한 시스템 바인더가 적합하다.
3. 꼼꼼한 외근직 : A5 이하 사이즈 + 일체형 다이어리
꼼꼼하여 수시로 메모를 하는 스타일이다. 고객과 업무 파트너들의 정보도 꼼꼼하게 메모해 둔다. 외근약속, 외부 회의 일정도 꼼꼼하게 관리한다. 메모의 양이 많지만 외근이 많음을 감안해야 한다. 휴대성과 메모 양을 같이 고려하여 A5 사이즈가 적당하다. 노트 사이즈가 너무 크면 휴대성이 떨어진다.
외근이 많기 때문에 시스템 바인더는 제대로 관리하기 어렵다. 일체형 다이어리를 이용하는 것이 좋다. '블랫저널'이나 PDS 다이어리를 활용하여 미래계획 관리, 월간/주간 일정관리를 하는 것이 좋다.
4. 직관적 외근직 : 작은 수첩 + 일체형 다이어리
외근도 많고 메모의 양도 많지 않다. 노트 사이즈는 크지 않아야 한다. 플랭클린 플래너 기준으로 CEO형이 적합한 사이즈다. 노트 사이즈가 너무 크면 쓰다가 질릴 가능성이 높은 스타일이다. 외근이 많기 때문에 크기가 크면 안 들고 다니게 된다. 자료를 꼼꼼하게 관리하는 것은 아니다. 일체형으로 되어있는 플래너가 적당하다.
김 대리의 선택
김 대리는 최 과장으로부터 플래너 사이즈와 종류에 대한 설명을 들었다. 김 대리는 기획부서에 외근이 많지 않다. 주로 컴퓨터 앞에서 자료를 검색하고 기획을 하는 일이 많다. 상사 지시사항과 회의가 많다 보니 메모량도 많은 편이다.
A5사이즈 크기의 20공 바인더를 선택하기로 했다. 인터넷에 검색하니 몇 천 원에서 몇 만 원대까지 다양한 20공 바인더를 구할 수 있었다. 필요한 속지는 최 과장 도움을 받아서 프린터를 이용하여 직접 만들기로 했다. 자신의 업무 스타일에 맞게 변형시켜 써보기로 했다.
이제 김 대리의 플래너 쓰기가 시작된다.
