새로운 협업도구가 업무에 악영향을 미치는 이유
Contactless세상이 점점 거대해지면서 비대면 구조에서 일할 수 있는 다양한 수단들이 등장하고 있습니다. 이에 못지않게 기존의 다양한 협업도구 역시 여러 형태로 진화하고 있으며, 우리의 업무 효율성을 개선시킬 많은 방법들을 제안하고 있습니다.
다만, 우리 모두가 경계해야 할 점이 이러한 솔루션의 난입입니다.
당장 쉽게 광고 미디어를 통해서 접할 수 있는 잔디, 슬랙, 플로우 등을 비롯하여 최근에는 줌, 구글미팅 등 더 많은 협업 도구가 주목받고 있습니다. 물론 트렐로, Swit, G suite 등 역시 마찬가지입니다.
우리는 협업 도구를 사용할 준비가 덜 되었습니다.
저 역시 다양한 조직에서 보다 효과적으로 협업도구를 활용하기 위한 노력을 해왔으나, 결과적으로 대부분 실패로 끝났습니다. 이유부터 밝혀보면 조직 내에서 이러한 협업도구를 제대로 사용하지 못했기 때문입니다.
왜 조직은 협업도구를 제대로 사용하지 못했을까요?
첫 번째로 익숙지 않다는 점을 간과하기 때문입니다.
지금까지 이런 도구 없이도 일을 잘 해왔는데, 갑자기 새로운 솔루션을 내놓고 이걸 활용하라는 지시가 내려온다면? 대부분의 구성원은 새로운 학습과정을 거쳐야 하고, 새로운 업무 스타일에 익숙해질 시간이 필요합니다.
다만 지금 하고 있는 업무는 모두 제대로 진행하면서 말이죠.
두 번째로 협업도구 관리자의 부재를 꼽을 수 있습니다.
많은 조직에서 협업도구가 도입되면 문제를 해결할 것이라는 기대를 하기 마련입니다.
하지만 "도구"라는 것은 무제를 해결하기 위한 수단의 일부인 것이지 문제를 해결해주는 장치가 아닙니다.
새로운 도구를 가져왔으면 도구를 관리하고 활용할 수 있는 방안을 결국 다시 준비해야 한다는 것이죠.
협업도구를 제대로 사용하기 위한 필수 조건
만약 조직에서 협업을 위한 새로운 도구를 준비한다면 몇 가지 조건이 선결되었는지를 확인해야 합니다. 만약 준비가 되지 않았다면 도입 전에 조건을 먼저 갖추는 것을 권합니다.
첫 번째 조건 : 정확한 규칙
예를 들어 트렐로를 활용해 작업 목록을 정리한다고 했을 때, 누군가는 러프한 내용만 기재하고 누군가는 디테일한 내용을 기재할 경우 직접적으로 업무를 수행하는 사람이 아닌 경우 두 건의 작업 내용에 대해서 판단하는 기준이 모호해집니다.
메신저 사용을 시작했다면 모든 대화는 메신저를 통해서 기록을 남겨야 하며, 급하다고 카톡이나 문자를 주고받는 형식으로 커뮤니케이션 수단을 분산시켜서도 안됩니다.
두 번째 조건 : 도구 관리자
새로운 협업 도구가 도입되면 해당 프로그램 또는 서비스를 제대로 이해하는 사람은 소수에 불과합니다. 기업 입장에서 별도의 비용을 들여 효율성을 제고한다면, 그에 맞는 관리와 교육이 가능한 담당자 배치는 반드시 필요합니다.
새로운 방법으로 일을 할 때 보다 효과적으로 활용할 수 있는 가이드를 제작하고 배포하는 등의 내부적인 노력 없이 효율성을 높일 것을 기대하는 것은 다소 무리가 있습니다.
세 번째 조건 : 적합성에 대한 진지한 검토
누군가의 추천이나 광고 코멘트를 기반으로 섣부른 판단을 통한 설루션 도입은 가장 최악의 실패 케이스라고 할 수 있습니다.
도입을 검토하는 과정에서 최대한 시뮬레이션을 해보고, 실제 업무에 도움이 될 것인지에 대한 객관적 판단이 반드시 필요하며 필요하다면 내부 테스트를 거쳐서 팀 단위의 선 도입 후 결과에 따라 전사 규모로 확장하는 등의 안전장치가 필요합니다.
우리가 쉽게 접하는 "뭐든지 이걸로 다 해결할 수 있을 것 같은" 협업 도구는 굉장히 많이 등장하고 노출되고 있습니다.
이 모든 협업도구는 각자의 특징과 장점을 갖추고 있지만, 누군가에겐 불편할 수도 있으며 또 다른 누군가는 생산성을 낮추는 장애물이 될 가능성도 있다는 점을 간과해서는 안됩니다.
비대면 업무와 서비스, 시스템이 증가하는 과정에서 다양한 서비스의 등장, 도입이 가속화되는 시점에서 보다 현명하고 합리적인 결정으로 생산성을 높일 수 있기를 바랍니다.
