명함은 어떻게 회사의 자산이 될까
전 직원이 월요일 아침마다 받는 메일의 비밀
전 직원이 매주 월요일 아침마다 같은 메일을 받습니다. 제목은 ‘리멤버 활용법'입니다. 가상화, 클라우드, 빅데이터 등 기업용 IT 솔루션을 공급하는 ‘굿모닝아이텍'의 이야기입니다. IT 솔루션 회사가 ‘명함 관리’를 강조하는 이유는 무엇일까요? 굿모닝아이텍 전략기획마케팅팀의 김석영 이사를 만나봤습니다.
굿모닝아이텍 김석영 이사모두가 ‘영업사원'인 회사
“직원 150명 중 115명이 엔지니어입니다. 영업 직군은 20명 정도죠. 하지만 기본적으로 모든 직원이 ‘영업사원'의 역할을 합니다. 엔지니어도 솔루션의 공급뿐 아니라 컨설팅, 서비스 유지 보수까지 해야 하기 때문입니다. 모든 직원이 고객과 맞닿아 있습니다.”
김석영 이사는 ‘굿모닝아이텍'의 모든 직원이 ‘영업사원'의 마음가짐을 갖고 있다고 말합니다. 이 같은 기조는 오래전부터 유지돼 왔습니다.
“고객은 곧 자산입니다. 임직원들은 이를 깊이 이해하고 있고요.”
고객 관리의 핵심인 '명함'
명함에는 고객의 정보가 들어있습니다. 회사, 직책, 연락처까지. 하지만 고객 명함 관리를 전사적 차원으로 하는 회사는 드뭅니다.
“명함 관리를 해야 한다는 생각은 오래전부터 있었지만, 쉬운 일은 아니었어요. 행사 한 번에 명함이 500장 넘게 모이기도 하니까요. 처음에는 엑셀 파일에 직접 명함 정보를 입력했어요. 양이 많다 보니 시간을 많이 잡아먹는 업무였죠. 급한 일이 있으면 매번 후 순위로 밀리는 일이었습니다. 덕분에 책상에는 명함이 항상 쌓여있었고요.”
하지만 굿모닝아이텍은 명함관리의 중요성을 잊지 않았습니다.
“대표이사님부터 명함 관리의 중요성을 역설하셨어요. 당장은 필요하지 않아 보이더라도, 철저히 보관하고 관리하면 언젠가는 쌓인 명함들이 자산이 될 거라는 말씀이셨죠.”
‘팀명함첩', 리멤버의 기업용 명함관리 솔루션입니다. 2016년 말에 베타 런칭을 했죠. 그런데 굿모닝아이텍에서는 팀명함첩 서비스를 시작하기 전부터 리멤버에 “기업을 위한 명함관리 솔루션을 낼 계획은 없나"라는 문의를 했습니다.
“고객이 곧 자산인데, 명함은 고객들의 정보를 담고 있으니, 명함이 곧 회사의 자산이라고 생각했거든요. 어떻게 하면 더 철저하게, 효율적으로 관리할 수 있을까 고민하다 보니 리멤버가 생각난 거예요.”
편해진 명함관리, '호감'을 부르다
리멤버가 ‘팀명함첩'을 정식 출시하자마자 도입한 굿모닝아이텍은 뭐가 달라졌을까요.
“명함을 엑셀로 관리하면 하나의 기준으로 밖에 파일을 분류할 수 없잖아요. 예를 들어 지난달에 열린 포럼에서 만났던 사람들에게 연락을 하고 싶은데, 엑셀 파일이 모두 업종별로 정리돼 있다면 찾기가 어렵죠. 팀명함첩을 사용하고 나서는 필요한 대로 그룹을 만들고 지정할 수 있어서 언제든 필요한 정보를 찾을 수 있었어요.”
김석영 이사는 팀명함첩이 ‘편의'를 넘어 ’이미지 개선 효과’까지 가져다줬다고 말합니다.
“명함의 활용도는 무궁무진하더라고요. 정리와 관리가 쉬워지니 활용방안이 보이기 시작했습니다. 팀명함첩을 쓰기 시작하고 나서 행사에 참가했던 사람들의 이메일 정보를 추려 ‘Thank you 레터’를 보내기 시작했고, 연말에는 팀명함첩에 등록된 고객사의 주소로 ‘연하 도서’를 발송했습니다. 고객의 ‘사후 관리'까지 가능해진 거죠. 당연히 회사 이미지는 좋아집니다.”
리멤버에서는 원하는 대로 그룹을 지정해 명함을 분류할 수 있습니다‘잊었던 연결고리’를 찾다
“고객사나 벤더에게 연락을 받으면, 팀명함첩을 통해 이전에 우리 회사와 일한 적이 있는지 검색부터 합니다. 팀명함첩에는 임직원들이 받은 명함이 전부 모여있잖아요. 미팅 이력도 저장되어 있고요. 그 고객과 만난 적 있는 직원이 있으면 어떻게 응대해야 하는지 조언을 구합니다. 일이 훨씬 수월해지죠. 은근히 이런 경우가 많아요.”
회사의 규모가 커질수록, 고객이 많아질수록 관계는 복잡해집니다. 처음 보는 고객이더라도 회사 어딘가에 연결고리가 있을 수도 있는데 못 보고 지나치게 되죠. 팀명함첩은 잊고 지나칠 수 있는 ‘연결고리’들을 놓치지 않도록 도와줍니다.
“쌓이면 쌓일수록 힘을 발휘하는 것이 고객의 정보와 미팅 이력입니다. 하지만 ‘관리' 없이는 점점 많아지는 정보를 감당할 수 없어요. 팀명함첩은 쏟아지는 명함 정보를 한 군데 모을 수 있으면서도 이름, 직함, 회사 등 다양한 키워드로 언제든 검색할 수 있습니다. 두 마리 토끼를 다 잡을 수 있는 겁니다.”
선순환을 만들다
일찍이 전사적 명함관리를 시작한 굿모닝아이텍은 ‘고객 DB의 퀄리티가 좋은 회사'로 정평이 나 있습니다.
“그저 수만 많은 게 아니라, 고객 한 분 한 분과 ‘의미 있는 연결’을 유지하고 있어요. 이는 회사와 고객 간의 연결에 그치지 않아요. 연결은 또 다른 연결을 부르기 때문입니다. 철저한 명함 관리를 통해 고객과 좋은 관계를 유지하면, 그 고객은 주변 사람들에게 저희 회사를 추천합니다. 선순환이 계속되니 점점 더 많은 사람들이 굿모닝아이텍과 협력하기를 원합니다. 앞으로도 좋은 순환이 계속되겠죠. 명함은 쌓이면 쌓일수록 힘이 더 커지니까요.”
명함은 쌓일수록 더 많은 연결을 만들어냅니다. 연결에 ‘관리'가 더해지면 강력한 무기가 되죠.
“굿모닝아이텍은 솔루션 공급 회사입니다. 문제와 직면하면 언제나 솔루션을 찾으려고 하죠. 고객 관리에 있어서는 ‘리멤버 팀명함첩'이라는 솔루션을 찾은 것 같네요.”
실제 굿모닝아이텍에서 매주 월요일마다 전 직원에게 보내는 리멤버 활성화 독려 메일저희가 매주 월요일마다 받는 메일은 의례적인 것이 아닙니다. 모든 직원들이 언제까지나 명함 관리의 중요성을 잊지 않았으면 하는 바람이 담긴 메일이죠. 이 선순환이 안 끊겼으면 하거든요.
