7. 홍보의 시간표

홍보담당자도 기자님도 시간에 얽매이는 직장인이다!

홍보 담당자는, 몸 담고 있는 조직은 각자 상이하겠지만, 대부분 직장인이다.

코로나바이러스 감염증-19로 인해 변화의 물결이 일고 있지만, 대부분의 직장인은 '사무실'이라는 공간에 모여서 일을 한다. 구체적으로 말하면 출근을 하고, 이메일을 체크하고, 아침에 할 일을 점검하거나 때로는 공유한다. 오후에는 계획된 일은 잘 되고 있는지 돌아보고, 퇴근 즈음에 하루 일과를 정리한다 정도가 되겠다.

언론사도 마찬가지다. 기자님들도 언론사나 기자실로 출근한다. 주요 아이템과 관련해 보고를 하고, 사전 취재를 하며, 기사거리가 되는 것이 있겠다 싶으면 추가 취재 등을 거쳐 저녁 가판이나, 방송에 올리는 절차를 거친다.

그래서 이왕이면 서로의 스케줄을 고려해 '합'을 잘 맞추면 어느 정도 매끄러운 홍보를 추진해 볼 수 있다.

한번 구체적으로 살펴보자.

보도자료 배포는 아침 9시 전, 이왕이면 빠를수록 좋다. 가급적 8시 30분 전에는 보내자.

하루에도 수많은 메일을 받아볼 기자님들에게는 첨부파일 열어볼 시간도 아까운 경우가 많으니, 가급적이면 보도자료 본문은 메일 바탕화면에도 복사해서 붙이는 것이 예의다. 이메일 제목에는 반드시 '보도자료 타이틀'이 들어가야 한다. 물론 홍보담당자의 핸드폰 번호도 명기해야 한다.

어느 정도 관심이 갈 만한 내용이면 간략하게 개요를 정리해 메신저나 문자를 보내면 좋다. 굉장히 괜찮은 아이템이라면, 전화를 해서 간략히 설명을 하면 된다.

보통 9시에서 9시 30분 사이가 기자님들이 무엇을 취재하고 기사화할지를 정하는 시간이다. 우리가 보낸 보도자료는 '킬' 당하기도 하고, 그냥 업데이트되기도 하며, 경우에 따라서는 추가 취재가 오기도 한다.

가급적 보도자료를 배포한 날은 가급적이면 걸려오는 '전화'를 모두 받는 것이 '예의'다. 보도자료 내용 및 예상 Q&A 정도는 홍보담당자가 '숙지'하고 있는 것이 '예의'다. 가급적이면 대응해 줄 수 있는 것과 아닌 것을 기자님께 명확히 이야기해 줄 수 있어야 한다.

대략 오후가 되면 지면에 들어갈만한 내용이 정해지기 시작한다. 후보자에 오르면 기자님의 관심도 더 커진다. 그래서 오후에 추가 취재가 이어질 때도 많은데, 이때 요청하는 자료의 폭의 깊이나 넓이도 더 커진다. 짧은 시간에 급박하게 진행되는 경우가 많기 때문에, 이에 신속하고 적절하게 대응하면서 커뮤니케이션의 오류가 없도록 하는 것이 홍보담당자의 역량이다.

요즘은 인터넷으로 실시간으로 기사가 뜬다. 혹시 팩트가 틀리거나, 오류, 고유명사 오기 등이 있으면 말씀드리는 것이 예의다. 가벼운 것이라면 메신저나 문자로, 설명이 필요하다면 전화를 하자.

오후 5시 넘으면 슬슬 가판 기사가 올라온다. 가판 서비스를 이용하고 있으면 편하겠지만, 아니더라도 웬만하면 포털사이트에 검색된다. 인쇄된 기사는 고칠 수 없으니, 세심히 살펴야 한다. 저녁 약속이 있더라도, 꼭 살피는 것이 좋다. 사람 이름, 고유명사 및 날짜, 수치 오기 같은 사고가 터지면, 그것은 기자님의 실수이기도 하지만, 챙기지 못한 홍보담당자의 책임이기도 하다.

가장 중요한 것은 다음날이다.

이왕이면 지면을 확인하고, 간단히 메시지나 전화로 피드백을 드리는 것도 좋다. 고마운 마음을 전하거나, 아쉬운 것이 있으면 다음에는 이런 점도 봐주시면 좋겠다는 요청도 좋다.

이 정도가 어느 정도 홍보 업계의 일반적인 관례이다. 그러나 명심하자. 언제나 규칙에는 예외가 있다.

정말 좋은 홍보 아이템이 있다면 위 시간표는 무시해도 괜찮다. 좋은 기사거리라면 오후 늦게 자료를 내도, 어느 정도 짜증의 대상은 되겠지만, 기사화될 가능성이 높다는 사실은 항상 상기할 필요가 있다.