해외영업하며 깨달은 비즈니스 영어 소통 4스텝
비즈니스 영어 쓰기는 단어만으로는 잘 쓸 수 없습니다.
이 표현들을 어떤 순서로, 어떤 시스템으로 쓰는지 기획하는게 중요합니다.
가장 간단한 글은 표현으로 쓸 수 있지만, 그것부터 시작해서 가장 복잡한 글까지 쓰려면 이 4가지 스텝이 중요합니다. 저도 해외영업을 할 당시에 이 4가지 스텝을 항상 염두에 두고 썼어요. 오늘은 그 4가지를 다루면서, 앞으로의 글에서는 하나하나씩 자세히 다루어보겠습니다.
이 시스템은 '사다리'입니다.
맨 밑 (Step1)부터 시작해서 그 위 Step4까지 한번에 하나씩만 고려하면 됩니다.
Step 1. 올바르게 쓴다 - Be correct
'당연히 알지'라고 생각하셨나요?
맞아요. 올바르게 쓰는 건 기본입니다.
하지만 아래 2가지는 제가 해외 영업을 하면서 항상 체크해왔기에 매번 제일 빠르게 소통할 수 있었습니다. 여러분도 매번 이 2가지를 체크하세요.
*이 메일 / 문서로 내가 뭘 달성(achieve)하고자 하는가?
직장인분들이 영어 표현 배우는 것에만 집중하다보면 이걸 놓칩니다. 더 적절한 단어, 표현을 찾는 것에 빠져서 '애초에 내가 이 말 자체를 해야하는가?'라는 질문을 놓쳐요.
'뭘 얻어야하는가?'가 있어야만이, '어떤말을 해야하는가?'가 있어요. 비즈니스 영어를 쓰실 때는 먼저 당황하지 마시고 이 메일로 어떤걸 하고자하는가?를 먼저 생각하는 습관을 들이시길 바랍니다.
이 습관이 있어야만 복잡한 글을 쓸 때 어떤걸 쳐낼지 생각할 수 있어요. 쓰기에서 말은 더하는 것보다 빼는게 더 어렵거든요.
*오탈자 혹은 실수가 없도록 한다.
흔히 메일을 주고받다보면 상대방의 이름이나 스펠링을 틀리는 분들이 많아요. 이걸 틀리면 아무리 글을 맛깔나게 썼더라도 감점입니다. 가장 간과하기 쉬운 부분이나 가장 중요해요. '전송'버튼을 누르기 전에는 항상 '내가 이 사람의 이름을 잘 썼나? 오타는 없나?' 한번 읽어보시길 바랍니다.
저는 이걸 확실히 하기 위해서 상대방 이메일 signature에서 이름을 복붙해요.
여러분이 이 두가지 기본을 놓친다면 비즈니스 소통은 어려울겁니다. 꼭 지켜주세요.
Step 2. 깔끔하게 쓴다 Be clear
깔끔하게 쓴다는 것은 이런겁니다.
* 쉬운 영어(plain English)로 사실을 최대한 간단히만 말한다.
영어와 한국어의 다른 점은 각각 'low context', 'high context' 라는겁니다. 쉽게 말하면 돌려말하고, 직접적으로 말하는 것이에요. 우리가 한국어로 대화할 때는 정중하게 이야기하느라 한문장이면 될걸 3~4문장으로 늘려서 조심스럽게 말하죠. 이렇다보니 직장인분들이 비즈니스 영어 이메일을 쓸 때도 말이 길어진다는 겁니다.
영어 이메일은 말이 길면 안됩니다. 영어권은 이메일이 주된 소통이에요. 하루에 100개 이상의 메일을 받습니다. 조심스럽게, 길게 쓴 메일은 안읽힐겁니다. 필요한 말만 적혀있어야해요. 보통 이메일에서는 한 문단을 최대 5문장 내에서 끊는게 관례입니다. 그들에게 익숙한 소통 방식이에요. 이 문화를 따라해야 우리의 투입 리소스도 적어지고 소통도 빨라집니다.
같은 1문장의 말을 하더라도 정중하게 보내는 표현은 따로 있는데요, 이후 글에서 다루겠습니다.
*우리의 메인포인트가 잘 이해되도록 고친다.
이걸 생각할 때 중요한건, 짧게 쓰는겁니다.
긴문장을 쓰면 뭐가 뭔지 구분이 안돼요. 문장의 초반이나 끝에만 집중 하게 됩니다. 중간 부분은 빠르게 읽고 넘어가게 돼요. 특히 이메일은 스크린에 떠있기 때문에 더 훑어보게 됩니다. 다음의 팁을 염두에 두세요.
· 동사는 주어와 가능한한 가까이 둔다
· 문장은 길어야 두 부분으로 나눈다. 세 부분 이상이면 쉽게 지나치게 된다.
예시를 보여드리겠습니다.
아래의 버전 1, 2를 해석하며 읽어보세요.
Ver2는 Ver1을 위의 두 팁을 사용하여 짧게 만든 문장입니다.
Ver 1.
I am the sales manager at BigFan, a company that produces cooling fan for computer and one of you clients, Roy Park, kindly gave me your name as he thought you might be interested in receiving some documentation about the kinds of fan parts that would be suitable for your computer and which we believe would cost significantly less than your current supplier.
Ver 2.
Your name was given to me by Roy Park at Matter. I am the sales manager at BigFan, a company that produces fan parts for computers. Mr. Park thought you might be interested in receiving some documentation about the kinds of fan parts that would be suitable for your computer. We believe these parts would cost you significantly less than your current supplier.
두 글은 거의 같은 길이지만, Ver 2가 훨씬 읽기 쉽습니다. 짧게 끊었기 때문이에요.
Step 3. 임팩트 있게 쓴다 Make the right impact
무슨 말이냐구요?
*적절한 구조를 쓴다.
아래의 사진을 먼저 보세요.
삼각형이 보이시죠?
사실 저 그림에서 삼각형은 존재하지 않습니다. 그렇게 보이는거죠.
이메일 구조도 그래요. 가장 많이 쓰이는 layout이 있어요.
이 구조를 따라야만이 우리가 궁극적으로 하고 싶은 말을 어디에 넣어야할 지 알 수 있습니다.
그렇다면 꼭 강력한 어휘가 아니더라도 상대방은 자연스럽게 그 위치에 주목하게 되는 것이죠.
이 구조는 다른 글에서 다루고, 여기에 링크 첨부하겠습니다.
Step 4. 읽는 사람이 된다 Be a reader
마지막 스텝입니다.
글을 어떻게 쓸지 고민하는 것? 중요해요. 그만큼 이 글이 어떻게 읽히고 싶은지, 읽히는지도 중요합니다.
글을 쓸 때는 이 4가지도 고려해주세요.
*상대방의 입장에서 쓴다
*그들과 공감한다
*긍정적이고, 적극적인 단어를 쓴다.
*전문용어는 가능한한 피한다.
결론 : 체크리스트
이 글을 다 읽으신 분들을 위한 체크리스트를 드릴게요.
저장해두셨다가, 글을 쓸 때면 언제든지 꺼내보고 글을 개선하시길 바랍니다.
*비효율적인 긴 글은 상대방에게 부정적인 인상을 심어줄 수 있다는걸 기억하자.
Q1: 내가 같은 메시지를 한번 더 이상 보내야하나?
Q2: 사람들이 우리 글의 톤앤매너를 칭찬하거나 불평하는게 있나? 있다면 어느 부분인가?
Q3: 우리의 메일이나 보고서가 다른 동료분들에 비해 특히 긴가(long)?
Q4: 디테일하게 쓸 때, 이 사람들이 꼭 알아야하나?
*학술적으로 글 쓰는 것이랑 비즈니스 쓰기는 다르다는걸 염두에 두자.
*일반적인 글 쓰기는 매우 구조가 갖추어져 있고 그 사람 관점 편향적이다. 요즘의 비즈니스 쓰기는 informal한 구조이다. 모든 글을 짧게 짧게 나눈다 (bite-sized chunks).
