#10. 회의 전 생각부터 정리해야 한다.

본론보다 잡담이 더 많은 우리들의 회의시간, 생각을 정리하면 해결된다

“ 생각하는 대로 살지 않으면, 사는 대로 생각하게 된다. ” - 폴 발레리

 

○ ‘진척’을 위한 회의, 자칫하면 ‘시간낭비’가 된다.

 

 회사에서 하는 것 중 가장 중요하면서도 시간낭비인 것이 무엇일까? 바로 ‘회의’다. 회의는 주로 의사결정이 필요할 때, 상황을 공유할 때 등등 다양하게 활용된다. 이러한 회의는 평균적으로 업무의 20~25%를 차지한다. 그런데 회의 중에는 소위 말하는 ‘잡담’을 하는 경우가 많다. 정작 필요한 내용은 살펴보지도 않고, 산으로 가는 경우가 허다하다. 사업을 진행하려고 모였는데 잡담만 늘어놓으며 ‘시간낭비’를 하게 되는 것이다.

○ 회의에서 다룰 핵심을 로직트리로 정리하고 기록하자.

 회의에서 정말 중요한 핵심만을 나누려면 어떻게 해야 할까? 회의 전에 논의할 핵심 주제들을 미리 정리해서 가는 것이 좋다. 이는 ‘로직트리’를 활용하면 정리하기 쉽다.

1. 회의 초반, 목적을 미리 정리하자.

"최근 자사 제품의 매출 감소로 제품의 차별화 필요성이 증가되었습니다. 따라서 이번 회의에서는 이에 따른 몇 가지 사항들을 논의할 것입니다."

 우선, 회의를 하는 목적을 정리해두는 것이 필요하다. 위 로직트리를 보면 회의를 소집하게 된 이유가 명확히 보인다. 정리해둔 로직트리를 바탕으로 회의 초반에 목적을 전달해주자. 참여자들은 무슨 내용을 논의할 것인지, 어떤 방향으로 생각해봐야 할지 방향을 잡을 수 있다.

2. 회의 본론, 논의할 내용을 정리하고 전달하자.

“먼저 경쟁사 제품의 현 상황은 이렇습니다. 따라서 다른 제품 간의 차별화를 어디에 둘 것인지, 구체적인 방안은 무엇인지에 대해 논의해보겠습니다.” 

 회의 목적을 공유했다면, 이젠 주요 방안을 논의할 차례이다. 제시된 방안들은 그 내용을 기록해야 한다. 주로 서기를 한 명 지정하여 기록하거나, 회의 진행자가 직접 타이핑을 통해 기록하기도 한다. 여기서 핵심은 제시된 방안들을 각 로직트리 항목의 세부 가지로 덧붙여서 기록하는 것이다. 그럼, 의논해야 할 사항마다 어떤 방안이 제시되었는지 확인이 가능하다. 

3. 회의 마무리, 누가, 무엇을, 언제까지 할지 To Do를 명확히 하자.

“이번 회의 결과, A방법으로 진행하게 되었습니다. aa를 담당하게 된 ㅇㅇ대리는 ㅁㅁ를 ~~ 까지 준비해주세요. 다음 미팅은 ㅇㅇ월 ㅇㅇ일에 모이도록 하겠습니다.”

 회의에서 의논할 내용을 모두 얘기했다면 이제 다음 미팅 때까지 할 일을 정해야 한다. 무턱대고 끝내버리면 누가 무슨 일을 할지 확실하지 않아서 아무것도 안 하게 되는 불상사가 생긴다. 구체적으로 어떻게 할지 방법이 결정됐다면, 그 방법을 시작하기 위한 일이 보일 것이다. 그럼 그 업무에 대해 누가, 언제까지 할 건지 등을 정하자. 가능하다면 다음 회의 날짜까지 미리 정해두는 것이 좋다. 회의가 끝나면 각자 다른 일 때문에 일정 잡기가 힘들어지기 때문이다. 

○ 사람들의 머릿속 생각은 다 다르다. 그려가며 설명하자.

 

 회의에 참여한 사람들이 아무리 같은 목적을 갖고 있더라도, 세부적인 그림은 다를 수 있다. 특히, 전문기술 영역이라면 더 그렇다. 그런 상황에서 복잡한 내용을 말로만 논의하면, 모두 다른 생각에 합의가 되지 않는다. 그럴 땐 그려가며 설명하는 것이 좋다. 그럼 모두가 같은 그림으로 상상하고 이해하게 된다.

 외부 업체와 협력하여 조직의 업무 프로세스 개선을 위한 회의를 하고 있다. 개발 조직의 특성상 전문적인 이야기가 수도 없이 오고 간다. 회의장은 온갖 약어들과 전문 용어들 투성이다. 문제는 모두가 A에 대한 이야기를 하고 있지만, 생각하는 내용이 모두 달라 합의가 되지 않는 상황이다. 이때, 한 팀원이 앞으로 나간다. 화이트보드에 무언가를 이리저리 그리기 시작한다. 그리고 이렇게 말했다. 

“ 지금 우리가 얘기하고 있는 내용이 이게 맞죠? ”

 그 후의 상황은 어떻게 되었을까? 모두가 하나의 그림을 바라보며 공통된 결과를 찾아낼 수 있었다. 30분 동안 정리되지 않던 것이 5분 만에 정리된 것이다. 그 이유는 무엇일까? 하나의 공통된 생각을 눈으로 볼 수 있게 된 것이다. 이제부터 중구난방으로 회의가 진행될 때, 그림을 그리며 얘기해보자. 어느새 ‘정리의 달인’이 되어 있을 것이다.

○ 회의록을 통해 결과를 정리해두자. 

 

 회의가 끝났다고 해서 다 끝난 게 아니다. 회의에서 나왔던 이야기들, 논의된 사항들을 정리하고 공유해야 한다. 에빙하우스의 망각곡선을 아는가? 시간이 흐르면서 기억하는 양이 얼마나 줄어드는지를 보여주는 그래프이다. 망각곡선에 따르면, 사람은 20분만 지나도 42%의 정보를 기억하지 못한다고 한다. 수십 분 동안 진행되는 회의의 절반을 잊어버리는 것이다.

 로직트리로 회의 내용을 기록했던 것을 기억하는가? 이젠 그 내용을 조금씩 정리해두자. 노트에 해도 되고, 문서 파일로 만들어도 된다. 일단 회의 결과만 정리하자. 그리고 그 내용을 참여자들과 공유하자. 그럼 모두가 결과를 알 수 있고, 업무를 담당한 사람은 자신이 뭘 해야 할지 명확히 알 수 있다. 이렇게 회의록을 만들어두면 보고자료로도 활용할 수 있다.

○ 눈높이를 맞추는 것, 그것이 회의의 핵심이다.

  회의 전에 정리하고, 회의 중에 기록하고, 회의 후에 공유하는 활동은 중요하다. 이를 통해 참여자들과 진행자 사이의 눈높이가 맞춰질 수 있다. 진행자는 참여자들에게 정보를 명확하게 전달할 수 있어서 좋고, 참여자들은 뭘 해야 할지 확실해져서 좋다. 회의 시간을 알차게 보낼 수 있는 것이다. 한 마디로 일석이조다.