#7. 첫 업무, 적고 나누고 배열하면 보인다
처음 받은 업무 처리 순서? 일단 적어라. 그럼 보일 것이다.
“ 시간을 잘 관리한다는 것은 그가 신중하고 남들에게 공평한 사람이라는 것을 보여주는 증거 중 하나이다. ” - 장 자크 세르방 슈라이버
○ 세상은 복잡한 문제들로 가득 차 있다.
우리가 살고 있는 세상은 온갖 복잡한 것들로 가득하다. 특히 직장 생활이라면 더 그렇다. 보고서만 해도 자료 수집부터 분석하고 작성하고 보고하는 것까지 어디서부터 시작해야 할지 막막하다. 심지어 자료 수집 하나만 봐도 대학생 때는 인터넷 검색만으로도 충분했는데, 직장에선 그것만으론 부족하다. 신뢰될만한 자료를 위해선 공공기관이나 언론매체 등에서 검증된 자료만을 선별해야 한다.
이처럼, 직장에서는 간단한 일도 복잡해 보이는 일이 허다하다. 직장선배들은 이렇게 복잡한 것들을 어떻게 처리해내는 걸까? 대체 무슨 노하우가 있길래 별 것 아닌 것처럼 손쉽게 다뤄낼까? 3가지만 기억해보자. 적고, 나누고, 배열하기!
○ 프로세스맵 : 일이 복잡해 보일 때, 흐름을 파악하는 방법
입사 후 처음으로 보고서를 작성하게 됐다. 어떻게 해야 할지 몰라서 사수 선배에게 물어봤다. 무슨 일들을 해야 하는지는 알겠는데, 뭐부터 할지 모르겠다. 그럴 땐 일단 종이를 준비하자. 그리고 그 위에 해야 할 일들을 쭉 적어보자.
이렇게 적어보기만 해도, 뭘 해야 할지 대충 보이기 시작한다. 그다음은 나름대로 순서를 생각해보는 것이다. 사실 일이라는 게 생각보다 단순하기 때문에 대략적인 순서 정도는 충분히 짐작할 수 있다. 그래도 모르겠다면 사수에게 한 번만 더 도움을 요청해보자.
이제 뭘 해야 될 지도 명확해졌고, 순서도 알아냈다면, 이를 그림으로 한번 나타내 보자.
이 그림은 일반적으로 보고서 작성 시 필요한 일의 순서를 ‘프로세스맵’으로 나타낸 것이다. 보고서 작성을 위해선 먼저 자료를 수집해야 한다. 이후 자료를 분석해서 논리를 구성하고 실질적인 보고서 작성이 이뤄진다. 여기서 끝이 아니다. 보고서 작성이 끝나면, 팀장이나 사수 선에서 고칠 부분은 고칠 수 있도록 집어주는 것이 필요하다. 이처럼 프로세스맵은 무슨 일부터 하면 될지 업무 흐름을 보여준다.
프로세스맵을 그려두면 한 단계 더 나아가 세부적인 일들도 생각해볼 수 있다. 어디서 자료를 수집할 것인지, 어떻게 분석할 것인지 등을 떠올릴 여유가 생기는 것이다. 일을 할 때 무작정 달려들지 말고, 프로세스맵으로 업무의 흐름을 먼저 생각해보자. 이는 직장 동료와 상사에게 훨씬 체계적이고, 순서에 맞게 일한다는 이미지를 심어줄 것이다.
○ 시간관리 매트릭스 : 하루하루가 똑같다고? 시간을 관리하는 방법
직장생활을 하다 보면 필시 쳇바퀴 같다는 생각이 들게 마련이다. 적응도 됐겠다, 동료들도 가까워졌겠다 직장생활에서의 권태기인 ‘직태기’가 오는 것이다. 그런데 이런 삶 속에서도 누구는 잘했다고 인정받고, 커피도 똑같이 마셨는데 이룬 것이 더 많아 보이는 사람들이 꼭 있다. 그 사람들은 대체 어떻게 하길래 인정받는 걸까?
우리가 직장에서의 시간들을 어떻게 채워내는지 생각해보자. 혹시 커피타임을 갖는 동안 누가 볼까 불안해하진 않는가? 간단한 일 몇 가지를 처리하고도 찜찜함을 느끼며 쉬고 있진 않은가? 정말 인정받는 사람들은 할 땐 하고, 놀 땐 논다. 어느 것이 더 중요하고, 더 도움될지 ‘우선순위를 파악하는 습관’이 있는 것이다. 그들은 평소에도 자신의 시간을 어떻게 하면 가치 있게 쓸 수 있는지 고민한다.
좋은 소식이 있다. 우리도 그들처럼 시간을 가치 있게 쓸 수 있다. ‘시간관리 매트릭스’를 사용하면 된다. 시간관리 매트릭스는 긴급/중요도 매트릭스라고도 불리는데, 말 그대로 표에 긴급도와 중요도를 표시해서 할 일들을 나누는 것이다.
긴급하고 중요한 일은 1순위, 긴급하지 않고 중요하지 않은 일은 4순위로 일을 나눈다. 긴급도나 중요도를 나누기 힘들다면 위의 기준들을 참고해보자. 이렇게 일을 나누게 되면 지금 내가 해야 할 일과 지금 당장 할 필요가 없는 일들을 구분할 수 있다.
또한, 오늘 해야 할 일을 마친다면, 커피 한 잔을 마시더라도 중요한 일을 끝냈다는 생각에 여유도 생긴다. 더 이상 동료와 커피 한 잔 하는 것에 부담 느낄 필요가 없는 것이다.
○ 체크리스트 : ‘멀티태스킹’을 하고 싶은데 ‘산만한 사람’이 되고 있진 않은가?
일 잘한다는 선배들을 보고 있으면, 여러 일을 동시에 하면서도 마무리 또한 깔끔하다. 그들은 마치 일하기 위해 태어난 것만 같다. 그런데 나를 보니 어찌어찌 여러 일을 신경 쓰고는 있는데, 이건 멀티태스킹이 아니라 산만한 것뿐이다. 어느 하나 제대로 끝내는 게 없는 것 같다. 대체 그들은 어떻게 여러 가지 일을 동시에 처리할 수 있는 걸까?
<끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기>의 저자, 데이비드 앨런은 해야 할 일을 머릿속으로만 생각하면 계속 주의가 쏠려서 집중이 흐트러진다고 한다. 그럼 이 일을 하다가 저 일에 신경이 쏠리고, 다시 이 일에 신경이 쏠려서 이도 저도 못하는 상황이 발생한다. 이럴 때 활용하기 좋은 것이 바로 ‘체크리스트’다.
체크리스트는 앞서 했던 ‘프로세스맵’이나 ‘시간관리 매트릭스’와 연계해서 사용하면 좋다. 우선순위가 매겨진 일들을 순번을 매겨 순서대로 정리한다. 그 후, 각 항목별로 옆쪽에 체크할 수 있는 상자를 하나씩 만들어주면 끝이다. 이는 ‘To Do 리스트’라고도 불리는데, 하나씩 해낼 때마다 상자에 체크표시를 해주면 된다. 퇴근할 때가 되면, 얼마나 해냈는지를 눈으로 볼 수 있고, 그만큼 자존감도 올라가는 효과가 있다.
체크리스트를 만들 때, 한 가지 팁이 있다. 바로 오전/오후에 할 일을 구분하는 것이다. 우리는 사람마다 자신만의 집중이 잘 되는 시간을 갖고 있다. 실제로 직장에서 인정받는 한 선배는 오전에 집중이 잘돼서, 주로 9시~10시 사이에 복잡한 일들을 처리한다. 그리고 점심 먹은 직후인 1시~2시 사이에 잡다한 일들을 처리한다. 이런 식으로 자신이 업무에 집중할 시간을 정해서 체크리스트를 만들어보자. 어느새 맡은 일을 착착 해내고 있는 당신을 볼 수 있을 것이다.
○ 복잡한 일도 단순한 일들의 조합일 뿐이다.
사실 복잡해 보이는 일들도 단순한 일들이 결합된 것이다. 단지 조금 복잡해 보일 뿐이다. 프로세스맵, 시간관리 매트릭스, 체크리스트를 사용해봤다면 이해할 수 있을 것이다. 아무리 복잡해 보이는 일도 우리가 조금만 신경 쓰면 충분히 해낼 수 있다.
업무 흐름을 먼저 파악하려는 모습, 정말 중요한 일이 뭔지 고민하는 모습, 순서대로 하나하나 해나가는 모습 등, 이 모습들은 누구의 모습인가? 회사에서 인정받는 사람들이 떠오르지 않는가? 그렇다. 벌써부터 우리는 ‘유능한 신입사원’의 모습들을 갖춰나가고 있다.
