#8. 기본 업무에 생각정리 원리를 적용하는 방법
파일 정리, 이메일, 메모 등 기본업무도 생각정리를 거치면 깔끔해진다
“ 들으면, 잊는다. 보면, 기억한다. 행동하면, 이해한다. ” - 공자
○ 모든 일에는 기본이 중요하다.
어느 정도 직장생활로 인해 이제 복잡한 일을 해결하는 방법을 안다. 하나부터 일곱까지는 어떻게 처리해야 하는지 아는 것이다. 그런데 만약 선배가 자료를 요청했는데, 반나절 동안 찾고만 있었다면? 이메일을 보냈는데, 빽빽한 글만 가득하다면? 받는 사람 입장에선 답답할 수밖에 없을 것이다. 업무에 있어서 기본적으로 익혀두면 좋은 능력들이 있다. 바로 파일 정리 능력과 이메일 작성 능력, 그리고 메모하는 능력이다.
○ 파일 정리 : 일의 효율을 높여주는 기본습관 만들기
앞서 말했던 상황을 다시 생각해보자. 사수 입장에서 후배에게 전에 작성했던 자료를 찾아달라고 요청했다. 적어도 오전 중으로는 받아야 하는데, 점심시간이 다되도록 찾고 있는 것 같다. 답답하지만 너무 열심인 것 같아서 뭐라 할 수가 없다. 직장생활을 하다 보면 위와 같은 일들은 꽤 자주 일어난다. 이런 일은 왜 일어나는가? 바로 중구난방으로 흩어져있는 수백 개의 파일들 때문이다.
업무를 하다 보면 각종 자료나 파일들이 셀 수 없이 많아진다. 그런데 문제는 어느 하나라도 필요 없는 자료가 아닌 것 같아서 삭제는 못하고, 쌓아두기만 하는 것이다. 그러다 보면 수백 개의 파일들이 쌓이고, 결국 정리하는 것을 포기하고 만다. 그러나 이럴 때일수록 파일을 정리해두는 것은 중요하다. 나중에 필요한 사람이 있을 때 바로바로 찾아주거나, 다른 일에도 분명 참고해야 할 일이 생길 수 있기 때문이다.
그럼 파일 정리는 어떻게 해야 하는가? 방법은 간단하다. 자료들을 크게는 업무 성격별로, 작게는 세부 업무별로 카테고리화 시키고, 그 폴더에는 관련된 자료만 모아두는 것이다. 보통 한 폴더당 10개 내외의 파일을 모아두는 것이 가장 좋다. 우리의 뇌는 한 번에 10가지의 정보까지만 인식할 수 있기 때문이다. 그 이상 넘어가면 너무 많은 정보가 홍수처럼 들어와서 생각의 효율성이 떨어지기 시작한다. 이렇게 한번 파일을 정리해두면 필요할 때 바로바로 찾아낼 수 있다. 필요한 자료를 빠르게 보내준다면 일처리가 빠른 사람으로 인식될 수도 있다.
○ 단정한 이메일 : 받는 사람 웃음 짓게 만들기
회사에서 이메일은 우리의 얼굴이다. 직장 상사에게 요청받은 자료를 제출할 수도 있고, 협력사에게 업무협조를 요청할 수도 있다. 그런데 이메일을 받고 보니 온갖 두서없는 말들이 가득하다면 어떨까? 읽기도 싫고, 무슨 말을 하는 건지 답답할 것이다.
그렇다면 이메일은 어떻게 하면 단정하고 깔끔하게 쓸 수 있을까? 이메일을 쓸 때는 3가지만 주의하면 된다. 바로 제목, 내용, 회신 시간이다.
1. 제목은 핵심을 간결하게!
이메일을 받는 사람은 하나하나 들어가서 읽어볼 여유가 없다. 상대방이 판단하기 쉽도록, 제목으로 어떤 내용을 말하고 싶은지 보여줘야 한다. 그럼 상대는 중요한 이메일만 먼저 열어볼 수 있도록 배려했다는 느낌을 받을 것이다. 또한, 예전에 받았던 이메일을 찾을 때도 편하다. 눌러보지 않고도 제목만 찾으면 되기 때문이다.
2. 내용은 논리적으로 깔끔하게!
두 이메일을 보면, 어느 것이 한눈에 잘 들어오는가? 단연코 아래일 것이다. 이처럼 잘 작성된 이메일은 어떤 내용을 말하고 싶은 건지, 요청하고 싶은 건 무엇인지가 명확하다. 따라서, 이메일을 볼 때 많은 시간을 들이거나 무슨 내용인지 고민할 필요가 없다. 이메일은 이렇게 가능한 정보를 명확히 전달할 수 있도록 작성해야 한다.
위 그림처럼 이메일은 ‘로직트리’를 활용하여 논리를 구성할 수 있다. 이메일의 제목은 목적이 명확하게 드러나도록 작성한다. 그 후 들어가는 내용들을 3가지 정도로 나눠 핵심을 전달하도록 논리를 구성한다. 이 이메일의 경우엔, 목적과 인터뷰 내용 그리고 일정 정도를 표시했다. 이렇게 로직트리를 활용하면 한눈에 보기 쉬운 이메일을 작성하는데도 많은 도움이 된다.
3. 회신은 되도록 빨리!
이메일은 회신 시간 또한 중요하다. 회신을 기다리는 상대방은 애가 타기 때문이다. 그런데 즉시 회신을 할 수 없는 경우가 있다. 그런 경우엔 어떻게 해야 할까? 간단하다. 요청한 자료를 당장 주지 못하는 이유와 자료를 만드는데 필요한 시간이라도 먼저 솔직하게 알려주는 것이다. 그럼 상대방도 애타지 않고, 나도 성급하지 않게 일을 처리할 수 있다.
○ 습관적인 메모 : 꼼꼼함을 더해주는 도구
기업 대리, 팀장, 부장님들의 이야기를 들어보면 평소 ‘메모’를 습관적으로 하는 신입사원들에 대한 이미지가 좋았다. 또한, 그들도 ‘메모’를 적극적으로 활용하는 모습을 보여준다. 단 한 사람도 빼놓지 않고 말이다! 정말 신기하게도 그들은 백이면 백 모두가 메모를 활용한다고 말했다. 메모가 정말 중요한 이유는 뭘까?
메모는 주로 중요한 정보를 놓치지 않기 위해서 활용되는 도구다. 수첩과 펜만 있으면, 그때그때 오고 가는 말들이나, 순간적으로 지나가는 정보들을 기록할 수 있다. 특히 업무 지시를 받을 때, 그 내용들을 메모해두면 나중에 참고할 때 많은 도움이 된다.
메모가 중요한 이유는 또 있다. 정말 번뜩이는 아이디어나, 해결되지 않는 문제의 해결방법은 갑자기 떠오른다. 메모를 활용하면 그런 순간적인 생각들을 빠짐없이 기록할 수 있다.
더군다나 메모는 우리에게 꼼꼼함까지 더해준다. 주어진 일에 대해 빠짐없이 처리하려는 태도로 비치기 때문이다. 또한, 상사의 말을 놓치지 않으려는 의지를 보여줄 수 있어 이미지에도 좋다.
○ 기본만 충실했는데 유능해 보인다고?
성공한 사람들이 항상 하는 말이 있다. “기본에 충실하라.”, “기본이 중요하다.” 공부의 신들도 기본의 중요성을 잘 알고 있다. 직장에서도 똑같다. 파일 정리, 이메일 작성, 메모 등 기본 업무야 말로 필수로 알아야 할 중요한 업무다. 최소한 이 3가지만이라도 지키려고 노력한다면 우리도 열정적인 후배, 유능한 후배가 될 수 있다.
