기획. 팀 프로젝트 회의에서 모은 정보를 처리하는 방법
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Q. 회의에서 모은 정보를 처리하는 법을 알고 싶어요.
이 질문은 두 가지 질문으로 다시 들여다볼 수 있을 것 같아요.
1. 회의에서 모을 수 있는 정보들에는 무엇이 있을까요?
2. 회의에서 모은 정보들은 어떻게 분류/저장할 수 있을까요?
이 질문들에 대한 제 의견을 공유해보겠습니다.
Q. 회의에서 모을 수 있는 정보들에는 무엇이 있을까요?
A. 회의에서 나오는 정보들은 아래와 같이 분류할 수 있습니다.
1. 팀/개인 단위 가벼운 근황 및 공유사항
2. 팀 운영 시스템, 소통시스템에 관련된 문제/불만/개선 건의사항
3. 팀이 만들고 제공하는 제품/서비스에 대한 개발/문제/불만/개선 건의사항
4. 팀을 둘러싼 활동 환경 변동사항 및 기회와 위기 상황 관련 소식
5. 각 팀/개인이 해야 할 일, 액션플랜
이런 정보들이 나오는데 이 구분 자체를 기준으로 정보를 정리, 활용하면 도움이 될 것 같습니다.
각 정보들은 다음과 같이 회의 후 활용 가능합니다.
1. 팀/개인 단위 가벼운 근황 및 공유사항
->팀원들의 관심사 및 취미, 생활, 성격 등을 파악해 운영에 반영할 수 있고 팀원들 개개인의 신상 변화가 프로젝트 팀 자체에 미치는 여러 변수들을 사전에 파악 대응할 수 있습니다.
2. 팀 운영 시스템, 소통시스템에 관련된 문제/불만/개선 건의사항
->팀 소통, 팀 운영 시스템 작동 중 일어나는 다양한 충돌, 업무 과중, 누락, 왜곡, 오해 등의 문제를 파악하고 개선하는데 도움이 됩니다. 이 문제는 세심하게 파악해서 빠르게 조정 해결해야 합니다. 이 문제를 해결하는데 많은 인력과 시간이 투입될수록 의은 몸과 마음은 지쳐가게 됩니다. 오히려 시간을 쏟아야 할 곳은 제품/서비스의 개발, 개선 부분입니다.
3. 팀이 만들고 제공하는 제품/서비스에 대한 개발/문제/불만/개선 건의사항
->팀이 만들어내는 제품/서비스는 팀의 운영을 지속 가능하게 만들어주는 핵심 요소입니다. 제품/서비스를 제공하고 들어오는 돈은 해당 활동을 지속시키거나 새로운 제품/서비스를 만들어내게 하는 힘입니다. 또한 제품/서비스는 소비자와 해당 팀이 직접적으로 만나는 장이어서 해당 팀의 가치를 전달하거나 특정 이미지를 심어줄 수 있는 중요한 도구이기도 합니다. 이 제품/서비스에 대한 개발 및 개선이 잘 이루어져야 해당 팀이 하고자 하는 일도 지속적으로 해 낼 수 있습니다.
4. 팀을 둘러싼 활동 환경 변동사항 및 기회와 위기 상황 관련 소식
->팀이 가지고 있는 능력을 키우거나 다루는 과정은 대체로 컨트롤이 가능하지만 외부에서 갑자기 들어오는 기회, 갑자기 찾아오는 위기 상황은 컨트롤하기 어렵습니다. 예측 자체가 쉽지 않기 때문에 회의시간에 개개인이 자신의 안목으로 발견한 내용들을 공유하며 해당 내용을 모두가 알게 됩니다. 이를 잘 정리하고 주요 상황마다에 대응하기 위한 회의들을 설계해서 잘 대응하는 것이 필요합니다.
5. 각 팀/개인이 해야 할 일, 액션플랜
->모든 회의 뒤에는 누군가 무언가를 해야 하는 과업이 주어지게 됩니다. 회의를 한 뒤 아무것도 하지 않는다면 그 회의에 들였던 시간과 노력은 아무 쓸모도 없게 되지요. 변화도 성장도 없습니다. 때문에 회의 뒤에 나오는 개선사항, 건의사항, 필요한 노력들을 해당 역할을 맡은 사람들에게 부여하고 정리, 관리해 나가는 것은 매우 중요한 일입니다.
Q. 회의에서 모은 정보들은 어떻게 분류/저장할 수 있을까요?
A. 회의에서 모은 정보들은 다양한 매체, 도구를 통해 저장될 수 있습니다.
1. 파일
구글 드라이브, 네이버 클라우드, 드롭박스 등과 같은 클라우드 저장 서비스에 저장될 수 있습니다.
또한 협업을 위해 개발된 다양한 앱(밴드, 트렐로, 슬렉 등)을 통해서도 저장될 수 있습니다.
그것도 아니라면 개인 컴퓨터의 하드디스크에 폴더로 분류 or개인 다이어리에 기록되어 저장되겠지요.
2. 지시/과업/일정
분더리스트, 트렐로 앱이나 구글캘린더와 같은 캘린더 서비스 등을 통해 기록되고 관리될 수 있습니다.
아니면 개인 컴퓨터 or개인 다이어리에 기록되고 관리될 것입니다.
3. 아이디어
아이디어는 트렐로나 비캔버스, 밴드, 클라우드 서비스 등에 기록되고 공유, 발전될 수 있습니다.
전통적인 방식으로는 노트 등에 기록되고 가공 정리될 수 있겠지요.
