3. 일단 회사에서 일잘러로 인정받자

보고 잘하는 노하우 한 조각

대기업과 스타트업을 모두 경험하며

많은 일잘러 분들을 만났고, 보고 듣습니다.

'일을 잘한다'는 개념은 광범위할 것 같은데요.

이 중에서 '보고를 잘한다'라는 것에 대해 한 조각 이야기 해보고 싶습니다.

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일잘러분들은 어떻게 보고할까요?

대기업 시절 대표이사에게 올라오는 수십 개의 보고서를

매주 마주했었어요. 수 십 명의 보고자, 수십 명의 보고내용,

수십 명의 보고방식을 직/간접적으로 경험하다 보니

보고를 잘하는 사람들의 패턴이 3가지 정도로 정리가 됐었습니다.

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첫째,

보고받는 사람이 사전에 먼저 깊이 생각해 볼 수 있있도록 자료를 미리 보냅니다.

예를 들어, 화요일 아침 9시에 대표이사님 대면보고가 있다고 가정해 보면요. 

어떤 분은 당일 아침 8시 50분이 돼서야 자신의

PPT 자료를 공개하고,

어떤 분은 전 날인 월요일 오후 3시쯤에 자신의 자료를

먼저 보내옵니다.

전자의 경우는 경영자나 리더를 기다리게 하거나 놀라게 하는 케이스입니다. 보통 기업의 핵심인재(경영자급, 리더급)들은 늘 일정에 쫓깁니다.  

내일과 모레의 스케줄을 미리 보면서 시간계획을 하고 있고,

그러다 보면

'어? 내일 보고가 있네. 왜 자료가 안 오지?'라는 생각을

자주 하게 됩니다. 기다리게 만드는 것인데요.

빨리빨리 문화와 당일배송에 익숙한 문화에서, 상사를 기다리게 하는 것은(+)는 절대 아닌 것 같습니다.

보고 내용에 특별한 것이 없다면 차라리 다행인데요.

발표 당일 10분 전에 보내온 보고자료에, '깊이 묵상해서 의사결정 해야 할 것'이 담겨 있다면 리더가 '깜짝 놀라게 됩니다'. 그러면서 이렇게 생각을 하죠.

'아.. 왜 이렇게 중요하고 심각한 걸, 이제 와서 뒤늦게 보고하지. 나도 고민해 볼 시간이 필요한데 말이야..'

발표자료를 빨리 보낸 후자의 경우는 리더를 미리 준비하게 하고, 더 깊은 조언과 피드백을 받을 수 있는 케이스입니다.

"어. 발표자료 봤고, 동의해. 잘 생각했던데? 000만 좀 더 보강되면 좋겠어. 고생했네. 수고해 줘"

사회봉사를 떠올려 보시면, 남에게 베푼 도움에 스스로 뿌듯함을 많이 느낄 텐데요. 상사도 팀원에게 조언을 할 때 비슷한 감정을 느낍니다.

사회봉사라고 할 수는 없겠지만,

자신이 조언을 해 준 보고서와 결과물에 대해 애정과 뿌듯함을 느끼게 되죠.

결국 더 많은 신뢰를 얻는 길입니다.

쉬운 것인데 많이들 놓치십니다.

둘째,

지난번 보고한 것 대비 "진척한 것"과 "자랑할 것"이 명확합니다.

HR Head로서 수많은 보고자리에 동석을 해보면, 진척한 것과 자랑할 것을 겸손하게 잘 어필하는 사람이 참 고맙게 느껴집니다.

"맡긴 일을 하고 있구나!"라는 생각에 그 사람이 요구하는 것을 들어주고 싶은 심리적인 기반이 다져집니다.

상사가 보고를 원하는데 최근에 진척한 것이 없을 경우에는 어떻게 하면 좋을까요?

그때는, 동업계에서 잘하고 있는 회사나 세계최고 Best Practice를 분해 또는 살펴본 경험이라도 이야기하면 진척한 것이 아니더라도 보고자의 만족도가 올라갑니다.

리더가 보고를 들으며 무언가를 얻으셨기 때문입니다.

(아, 외부는 그렇게 하는군. 의미 있는 보고였군)

다음 의사결정을 쉽게 받으실 확률이 높아집니다.

셋째,  

"의사결정받을 것"이 명확합니다.

미리 자료를 보냈고, 진척한 것도 어필했으니

자원투입이나 해결이 필요한 것을 심플하게 요청합니다.

이것을 바꿔 말해서 '업무의 주도권을 가져간다'라고 표 헌 합니다. 계획에 없던 사람 TO를 만들어 내기도 하고,

경영자를 통해 적지 않은 투자비용도 쉽게 따냅니다.

앞서 말씀드린
첫째 사항에서 리더를 "준비" 시켰고

둘째 사항에서 리더를 "안심" 시켰으니

주도권은 보고자에게 가게 되는 것이겠습니다.

정리해 보면 결국, 역지사지(易地思之)의 자세에 답이 있습니다.

보고받는 사람, 즉 고객의 입장에서 생각해 보면

위 1~3번은 너무나 쉽고 당연한 이야기입니다. ^^

어떻게 생각하시는지요? 제 생각은 사실

지나치게 일반화 한 측면도 있습니다.

조직이나 개인상황마다 적용이 어려울 수 있겠으니

한번 고민해 보면 좋겠습니다.

오늘도 읽어 주셔서 감사합니다 :)