재택근무 생산성 높이는 방법-Daily memo
Daily memo결론 먼저 말하면 업무 일지(Daily memo)를 작성해 메일로 보내는 것입니다. 메일은 수단이기 때문에 MS팀즈, 슬랙 등 다른 툴을 사용해도 괜찮습니다. 데일리메모를 작성할 때는 몇 가지 지켜야 하는 규칙이 있습니다.
우선 제목에 날짜만 쓰면 안되고, 당일 했던 주요 업무를 요약해서 적어야 합니다. 그래야 시간이 지난 뒤에 해당 내용을 찾으려 할 때 제목만 보고도 본문 내용을 유추할 수 있기 때문입니다.
본문은 보통 3개로 구성합니다. 첫 번째는 그 날 했던 주요 업무를 기술합니다. 시간 순으로 적어도 좋고, 우선순위를 고려해 중요한 업무부터 적어도 좋습니다. 이 때 적정 수준의 구체적인 내용을 적어야 하며 상위 단계의 업무 명만 적는 것은 피해야 합니다. 가장 좋은 것은 해당 업무 수행에 시간을 얼마나 썼는지 30분 단위를 최소단위로 함께 명시하는 것입니다. 그러면 산출물을 내기 위해 얼마나 시간이 필요한지 가늠할 수 있기 때문에 향후 예상 업무 시간을 예측하는 것이 수월해집니다.
두 번째는 다음 날 할 일을 적습니다. 방법은 그 날 한 일을 적는 것과 같습니다. 해야할 일을 구체적으로 정리하고 언제, 어느 정도 시간을 할애할지 미리 적는 것입니다. 언제 할지 적는 것은 다른 팀원과의 효율적인 협업을 위해 필요합니다. 소요 시간을 적는 이유는 미리 시간을 예상하고 적어봐야 실제 일한 시간과 비슷한지 차이가 있는지 알 수 있고, 이런 의식적인 예측-실행-분석 등의 활동을 해야 점점 더 예상 소요 시간을 잘 가늠할 수 있기 때문입니다.
세 번째는 그 날 발생한 주요 이슈, 성과를 더 잘 내기 위한 지원 요청사항, 또는 기타 특이사항 등을 적습니다. 마지막 항목을 잘 사용하면 타이밍을 놓치지 않고 시의적절 하게 문제를 잘 해결할 수 있습니다. 다만 일을 열심히 한 것처럼 보이려고 억지로 이슈를 찾아낼 필요도 없습니다. 그리고 민감한 주제를 논의해야 할 때 등, 상황에 따라 생략하는 경우도 종종 있습니다.
이와 같이 업무 일지를 쓰고 이유는 리더를 포함한 팀 구성원들과 진행 현황을 잘 공유하려는 목적이 큽니다. 더 좋은 것은 팀원이 업무를 주체적으로 계획하고 일을 할 수 있도록 해준다는 점입니다. 초반에 귀찮고 불편할 수도 있지만, 업무 일지 쓰는 문화가 정착되면 팀원들이 서로 떨어져 있어도 유기적으로 협업하며 더 효과적으로 일을 할 수 있습니다.
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<진짜 고수들이 활용하는 업무스킬 1>
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