일상 속, 비즈니스 매너 연습
비즈니스 매너 workbook 중
비즈니스 매너 워크북집에서 나올 때 ‘회사 다녀오겠습니다~’하고 인사하면 됩니다. 버스를 탈 때 기사님에게 ‘안녕하세요~’ 하고 인사하면 됩니다. 회사에선 ‘좋은 아침입니다~’하고 인사하면 됩니다. 메일 본문 끝엔 ‘감사합니다~’하고 인사하면 됩니다. 이런 행동이 습관이 되다 보면 어느 순간 주변 사람들이 나를 보며 미소를 보여주고 있을 것입니다.
일 할 때의 비즈니스 매너는 동료, 파트너, 고객 등 상대방 입장에서 ‘당혹스러운 일이 생기지 않도록 세심하게 준비하는 것’입니다. 프리젠테이션(이하 PT) 관련 경험했던 사례를 들겠습니다.
컨설팅 프로젝트를 하다보면 제안 발표, 최종 보고 등 프리젠테이션(이하 PT)을 자주 하게 됩니다. 보고 주제 및 내용에 따라 다르지만 보통 의사결정에 영향을 미치는 분들이 PT에 참석하고요. 회의실 내부에 공통적으로 있는 것은 빔 프로젝터와 스크린이고, 여기에 연결된 PC는 있을 때도 있고 없는 경우도 있습니다.
이럴 때 준비를 잘 하는 컨설턴트는 랩탑 준비를 해야 하는지 아니면 자료를 USB에 담아가면 되는지 발표 전에 고객에게 물어봅니다. 보안 관리를 철저히 하는 회사의 PC가 USB인식을 못하기 때문에 다른 준비를 해야 할 수도 있기 때문입니다. 이런 컨설턴트는 PT 당일에도 PT 시간 10분 전에 도착하는 것이 아니라 최소 30분 정도 먼저 도착합니다. 왜냐하면 파일이 열리지 않거나, 빔 프로젝터가 고장나는 등 예상하지 못한 이슈가 발생할 수 있기 때문입니다. 이렇게 고객에게 PT준비 관련 질문을 하는 것만으로도, 그리고 일찍 도착하는 것만으로도 비즈니스 매너를 어느 정도 갖췄다고 볼 수 있습니다. 우리가 PT를 잘 하기 위해 미리 준비하고 있음을 고객에게 자연스럽게 알려주고 안심시켜줄 수 있기 때문입니다.
여기에 회의실 PC나 준비한 랩탑에 문제가 생길까봐 서브 랩탑을 준비해 가면 Plan B로 고객을 배려하는 것입니다. 갑자기 회의실이 바뀌어 빔 프로젝터가 없을 수 있기 때문에 PT 본문을 종이로 출력해 간다면 Plan C가 있는 것입니다. 정전이 될 것을 대비해 배터리로 전원을 켜는 빔 프로젝터까지 준비한다면 Plan D까지 준비하는 것입니다. 고객의 귀한 시간을 허비하지 않고 제 시간에 PT를 시작하고 끝내기 위해 만반의 준비를 하는 것이기 때문입니다.
Plan D까지 준비를 해야 하나요?
예상하지 못한 일을 대비한 것이 열 번 중 한 번이라도 유용했다면, Plan D는 아니라고 하더라도 Plan B 정도는 준비하길 권합니다. 게다가 Plan B를 써먹지 못한다고 하더라도 준비하는 사람 입장에서 마음의 안정감이 더 생기기 때문에 좋습니다. 다시 위의 PT 사례를 생각해보면, 오후 3시 PT인데 2시 50분에 도착하여 허겁지겁 발표 준비를 하고 간신히 3시에 시작하면 발표자도 그렇지만 PT 참석자도 불안정을 느낄 수밖에 없습니다.
이야기를 하다보니 비즈니스 매너를 잘 갖추는 것은 상대에게 신뢰를 주는 것과 유사해보이는군요. 결론은 주변에 어딜 가나 환영 받는 분들은 평소에 인사를 잘 하는 것, 당혹스러운 일이 안 생기도록 준비하는 것, 이 2가지를 잘 한다는 것입니다.
- 끝 -
<<비즈니스 매너, 중요한가요?>>
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