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by 작가와 Jul 16. 2018

11장 리더가 원하는 보고서 작성 1 리더가 바라는 것

한 권으로 끝내는 OJT

11장 리더가 원하는 보고서 작성 방법

이번 장은 리더가 원하는 보고서 작성 방법에 대해서 이야기하려고 합니다. 보고서는 크게 설명형 보고서와 설득형 보고서로 나눌 수 있습니다. 설명형 보고서는 ‘주간 보고’, ‘월간 보고’와 같은 것들인데 정기적으로 현황을 파악하는 보고서로 구성되어 있고 설득형 보고서는 ‘나의 생각, 나의 의견은 이렇다.’ 하는 주장이나 의견을 명확하게 표현한 보고서로 이루어져 있습니다.

그런데 어느 보고서든 ‘리더가 원하는’ 보고서를 잘 작성하기 위해 신경 써야 하는 것들이 몇 가지 있습니다. 실제로 리더분들에게 보고서가 마음에 들지 않은 이유를 물어본 결과 <그림 1>과 같이 크게 5가지로 의견을 취합할 수 있었습니다.

<그림 1: 보고서가 마음에 들지 않은 이유>

우선 표지 제목이 불분명하거나 구체적이지 않으면 리더들은 ‘이게 무슨 내용을 담은 보고서지?’ 라고 생각하여 심리적 불편함을 갖게 됩니다. 보통 리더들은 ‘표지의 제목을 보고 본문 내용을 예측하는 것’을 선호합니다. 왜냐하면 보고서 본문을 예측할 수 있어야 전체 결론의 방향성을 생각할 수 있고 이런 방향성을 바탕으로 내용 습득의 효율성 및 효과성을 높일 수 있기 때문입니다.

두 번째는 전체 스토리가 자연스러워야 합니다. 재미있고, 몰입감을 주는 소설, 영화 등 훌륭한 작품들의 공통점은 이야기의 시작부터 끝나는 부분까지 중요한 내용들을 바탕으로 잘 연결되어 있다는 것입니다. 보고서도 이와 같은 속성을 갖고 있어야 합니다. 그러기 위해서 보고서를 읽는 사람의 주의를 계속 환기시킬 수 있는 구조 설계를 잘 해야 합니다.

세 번째는 세부 내용에 설득력이 있어야 합니다. 이것은 작성자의 논리적 사고력과 연관되어 있지만 이와 별개로 리더가 알고 있는 배경지식과 보고서에 정리된 내용이 다를 경우에도 설득력은 약해질 수 있습니다. 특히 업계 동향과 같이 리더가 주변 현황과 배경을 잘 파악하고 있을 경우 틀린 정보로 채워진 보고서로는 리더 설득은커녕 신뢰를 줄 수도 없습니다.

<그림 2: 이해하기 어려운 그래프>

네 번째는 보는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 내용을 표현해야 합니다. 막대바, 선, 원 등의 그래프를 활용하여 주장을 뒷받침하는 근거들을 열심히 그렸지만 리더가 그래프 해석에 한참 시간을 쓰거나 이해를 하지 못하면 아무 소용이 없습니다. 비단 그래프나 뿐만 아니라 문장이 어법에 맞지 않거나 너무 길어서 내용 파악에 시간이 걸리는 것도 좋지 않습니다.[1]

마지막으로 오탈자가 없어야 합니다. 오탈자 하나하나가 전체 보고서의 품질을 좌우하는 바로미터(barometer) 역할을 하기 때문입니다. 즉 오탈자가 많이 보일수록 리더는 이 보고서를 만든 사람이 보고서를 꼼꼼하게 점검하지 않고, 정성을 들이지 않았다는 평가를 내릴 수 있습니다. 특히 ‘0’을 하나 더 넣거나 누락한 수치 오탈자가 있으면 보고서 전체를 신뢰하지 않는 경우도 있습니다.

요약하면 리더가 원하는 보고서 작성을 위해 보고서의 제목도 잘 지어야 하고, 전체 스토리도 자연스럽게 구성되어야 하며 세부 내용 및 그래프 등도 알기 쉽게 논리적으로 정리해야 한다는 것입니다. 물론 수치나 단위 오류를 포함한 오탈자들도 없어야 하고요.

- 한 권으로 끝내는 OJT 중 -

[1] 앞장의 명확한 한글 사용 방법 참고

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