11장 리더를 위한 보고서작성 4.장표별 세부내용 정리
한 권으로 끝내는 OJT
장표별 세부 내용 정리
<그림 13: 장표별 세부 내용 정리 방법>
<그림 13>은 장표별 세부 내용을 정리하는 과정을 표현한 것입니다. 이 과정으로 세부 내용을 정리하는 것은 너무나도 자연스러운 과정이기 때문에 외울 필요는 없지만, 보고서 본문 내용을 그래프와 도식화된 이미지로 나타내는 것은 중요하다는 것은 의식적으로 생각해야 합니다.
일단 ‘4대강 사업을 원상 복구해야 한다.’ 가 보고서의 가설적인 결론이고, 표지와 핵심 내용(헤드메시지)로 구성된 고스트 보고서를 만들었다고 가정해보겠습니다. 그런데 근거 자료를 찾아 분석하는 과정에서 4대강 사업을 하기 전과 후의 사회적, 경제적, 생태학적 등의 차이가 크지 않다는 것을 발견한 것입니다. 즉 4대강 사업의 원상 복구 주장에 대한 반대 사실을 발견한 것이지요. 이렇게 보고서를 쓰다가 자신의 주장 혹은 결론과 상충하는 결과가 나와도 그 내용을 잘 정리할 필요가 있습니다. 왜냐하면 이런 반대 논거를 약화시킬 수 있는 또 다른 근거나 사실이 필요하기 때문입니다. 그리고 이런 준비를 통해 내가 생각한 주장의 설득력을 더 높일 수도 있습니다.
그 후 나의 주장을 뒷받침하는 내용을 그래프와 도식화된 이미지로 표현해야 합니다. 그래프로 표현하는 것은 8장의 정량적 자료 분석 방법을 참고하면 되는데, 복습의 의미로 한 번 더 말하자면 크기, 비중, 추이, 빈도 등을 다른 숫자들과 비교하면서 시사점을 정리해야 합니다.
<그림 14: 신사업 추진에 대한 의견 충돌 1>
도식화된 도형에 관해서는 <그림 14>를 참고하면 이해하기 쉽습니다. <그림 14>의 첫 문장은 직급이 같은 두 사람의 충돌에 대해 대등한 크기의 도형이 부딪치는 형태로 표현할 수 있습니다. 그러나 두 번째 문장은 충돌하는 두 사람의 직급이 다릅니다. 이런 경우에도 똑같은 형태로 표현하는 것이 좋을까요? 물론 본문 내용이 중요하기 때문에 크게 신경을 쓰지 않을 수도 있습니다. 그러나 리더가 보는 보고서이고 조금이라도 더 직관적으로 내용을 전달하고 싶다면 도형의 모양, 크기, 위치 등에 대해 관심을 가지고 신경을 쓸 수 있습니다. [1]
<그림 15: 신사업 추진에 대한 의견 충돌 2>
직급이 다른 두 사람의 의견 충돌에 대해 <그림 15>와 같이 표현하는 것이 하나의 방법입니다. 여기서 위에 있는 도형은 자연스러운데 아래에 있는 것은 뭔가 부담스럽다는 느낌을 받았다면 리더가 원하는 보고서 작성을 위한 ‘감(感)’을 가지고 있는 것입니다.
즉, 본론에 해당하는 세부 내용도 어떤 그래프를 활용하느냐, 또는 어떤 도식화된 도형으로 표현하느냐에 따라 내용을 보지 않아도 작성자의 의도를 직관적으로 보여줄 수 있습니다.
이번 장을 요약하면 크게 네 가지입니다.
첫 번째는 보고서의 목적을 명확히 해야 합니다. 보고서를 작성할 때, “누가 보는 것인가?”를 생각하고, 보고서의 성격이 설명형인지, 설득형인지 생각해야 합니다. 설명형은 사실 기반 자료가 중요하고 설득형은 타당한 근거가 있는 보고서여야 합니다.
두 번째는 리더의 업무 스타일 별로 보고서를 정리해야 합니다. 보고서를 주로 보는 리더의 업무 스타일을 확인해서 그가 위임 형인지 체크 형인지, 일의 속도가 빠른 편인지 차근차근 하는 편인지, 의사결정 시에 융통성이 있는지 예측 가능한 타입인지 등을 고민하면 보고서의 전반적인 흐름이나 내용을 리더에게 정렬시킬 수 있습니다.
세 번째 자연스러운 보고서 스토리 설계를 위해 ‘생각을 구조화’하는 것을 강조했습니다. 이 부분을 쉽게 할 수 있는 방법은 ‘피라미드 구조’를 활용하여 내 생각을 먼저 정리하는 것입니다. 그 후 좋은 제목을 붙이고 핵심 내용을 정리하는 것이 필요한데, 가능하면 리더로부터 중간 피드백을 받으면 더 좋습니다.
마지막으로 장표별로 세부 내용을 정리할 때는 리더가 쉽게 이해할 수 있도록 그래프와 도식화된 도형을 사용하여 표현하는 것이 좋습니다. 이들이 핵심 내용을 잘 뒷받침하는 쪽으로 표현될수록 보고서의 품질이 높아집니다.
[1] 컨설팅이나 기획을 하는 사람들은 이런 도형을 모아놓은 것을 ‘더미팩(dummy pack)이라고 함
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<<진짜 고수들이 활용하는 업무스킬>>
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