2장 두 번 일하지 않는 방법 2. 구조화된템플릿(3)
한 권으로 끝내는 OJT
구조화된 템플릿
다음 이케아 사례를 바탕으로 구조화된 템플릿 작성 실습을 먼저 해보길 권해 드립니다.
<파일 첨부>
<실습 1: 리더의 요청사항에 맞게 템플릿을 작성해보자>
다음 사례를 바탕으로 추가 설명을 하겠습니다. 먼저 리더가 위에 표시된 사항대로 자신에게 업무를 요청했다고 생각해보기 바랍니다. 일단 이케아는 유한회사이기 때문에 공시 의무가 없어 외부 사람이 매출을 알 수 없습니다. 매출과 손익 자료를 확보하고 싶은데 그게 어렵다면 값을 추정할 수 있는 간접 자료라도 있으면 좋겠다고 업무 요청이 들어온 것입니다. 이 정도 정보만을 가지고 있을 때 템플릿에 어떻게 작성할 수 있을까요?
우선 요청사항에 ‘ASAP(As Soon As Possible, 가능한 빨리)’ 작성해달라 했습니다. 이러한 요청사항을 받았을 때, 후배사원은 리더에게 가서 먼저 “정확히 언제까지 자료가 필요하신 건가요?” 라고 물어볼 필요가 있습니다. 실제로 리더가 업무를 요청할 때 매우 바쁘거나 후배사원이 긴급성을 잘 알 것이라고 생각해서 마감기한을 제대로 말하지 않는 경우가 있기 때문입니다. 전반적인 맥락 고려 시 퇴근 전까지 해야 한다고 생각이 들더라도 리더에게 가서 다시 물어보는 것이 필요합니다.
그리고 마감기한에 따라서 업무를 수행하는 방법이 달라지는 경우도 있습니다. 오늘이 월요일이고 리더가 금요일까지 업무 마무리를 요청했다고 가정해보기 바랍니다. 이는 온라인 리서치만 해오라는 것일까요? 아닐 확률이 높습니다. 시간을 많이 주는 경우엔 현장에 가서 직접 조사해오라는 뜻이 내포되어 있을 가능성이 큽니다. 그렇기 때문에 마감기한, 배경을 정확히 알아야 업무 수행 방법을 생각할 때 방향성을 잡기 쉬울 수 있습니다.
실제로 업무를 수행할 때 정리한 샘플을 살펴보겠습니다.
<그림 3: 템플릿 실제 활용 사례>
후배 사원이 리더에게 이렇게 작성한 템플릿을 가지고 오면, 리더는 다른 색 펜을 들고 다음과 같은 피드백을 주는 것입니다.
<그림 4: 템플릿을 통한 리더의 피드백 활용 사례>
예를 들면 ‘자료를 확보할 때 주중, 주말에 대한 고려가 필요함’이라는 덧글을 달거나 혹은 업무수행 예상시간의 조정, 업무 아이디어에 대한 구체적인 조언 등을 적어주는 것입니다. 이렇게 가시적으로 보이는 템플릿이 있어야 이야기를 전개하면서 서로 다른 생각을 조율하고 두 번 일을 하지 않을 수 있습니다.
일상생활에서 또는 회의 준비와 같이 난이도가 낮은 간단한 업무를 수행할 때도 이와 같은 방법이나 절차가 필요할까요? 답은 ‘네’ 입니다. 다만 꼭 손으로 쓰는 템플릿이 필요하지 않습니다. 이 때는 머릿속으로 T-O-P(Time-Output-Process)를 떠올리며 언제까지, 무엇을, 어떻게 하면 좋을지 구두 소통하는 것으로 갈음할 수 있습니다. 회의 준비를 예로 든다면 T=회의 준비를 언제까지 하면 될까요?, O=빔 프로젝터, 화이트보드, 참석자 필기구 등 기본적인 것만 준비하면 될까요?, P=PPT 파일 등 회의 시 필요한 보조자료는 미리 확보하여 준비하면 될까요? 등으로 소통하는 것입니다.
일을 두 번 하는 상황은 누구의 잘잘못을 따질 수 없습니다. 주변 상황이나 상호 간의 이해부족 등 다양한 이유로 인해 생기는 것입니다. 하지만 이건 모두 ‘소통’이라는 큰 카테고리 안에 해당하는 문제들입니다. 앞서 말했지만 소통은 화자와 청자 사이의 부호화(인코딩)와 해석(디코딩), 경로, 메시지 선택 등의 구조적 복잡함 때문에 잘 되지 않습니다. 또한 같은 단어를 사용하더라도 서로 연상하는 이미지가 다르기 때문에 의사소통이 잘 되지 않습니다. 그래서 소통이 안 되는 상황의 스트레스를 받으며 두 번 일을 하기보다는 구조적 템플릿을 활용하여 의사소통 하는 방법을 적극 추천합니다.
- 한 권으로 끝내는 OJT 중 -
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<진짜 고수들이 활용하는 업무스킬 1>
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