하루관리를 돕는 '시간 사용 계획표'
시간을 관리하기 위해서는 계획부터 접근하기보다는 좀 더 체계적으로 접근하는 것이 중요하다. 비전과 목표관리가 중요하지만(장기적 관점에서의 시간관리는 다음장에서 좀 더 자세히 설명하려고 한다.), 우선 ‘하루관리’가 잘 되어야 한다. 하루관리가 익숙해지려면, 시간을 사용하는 것에 대한 의미와 가치를 알 수 있기 때문이다.
하루의 시간 관리를 위해서 <시간 사용계획표>를 작성해보는 것도 좋다. 시간 사용계획표를 작성하는 방법은 다음과 같다. 시간을 잘 관리하기 위해서는 좀 더 구체적이어야 하는데 ‘인식 – 계획 – 순서정리 – 집중’의 순서대로 시간을 관리하는 것이다.
시간을 사용하는 법 ‘인식 – 계획 – 순서정리 – 집중’
‘인식’이란 현재 나에게 주어진 시간과 내가 사용할 수 있는 시간을 정확히 아는 것이다. 잘 알지 못한 상태에서의 계획은 의욕이 큰 나머지 시간보다 큰일들을 계획해서 결국 제대로 하지도 못할 계획을 세우게 되기 때문이다. 하루 전체보다는 아침, 오전, 오후, 저녁 등의 구간별로 인식한다. 예를 들면 아침 6시에 일어난다면 9시까지 3시간 동안 (180분)의 시간을 사용할 수 있겠다고 아는 것을 말한다. 나의 경우에는 작은 포스트잇에 연필로 제일 상단에는 그날 날짜와 사용 가능한 시간을 적는다. (예. 2020-04-05(일) 06:00~09:00, 180분)
‘계획’이란 보이지 않는 시간을 가능한 활동으로 전환하게 해주는 것이다. 사용 가능한 시간을 알았다면, 이제는 구체적이고 명확하게 그리고 작은 실행 단위로 쪼개서 계획하는 것이 좋다. 방금 작성했던 포스트잇에 이제는 구체적으로 해야 할 일들과 함께 예상 시간까지 적어보는 것이 좋다. 이때 중요한 것은 해야 할 일을 생각나는 대로 우선 적어보되 꼭 해야 할 일 위주로 몇 가지를 적어보는 것이다. (예. 독서 (생각의 법칙 30분), 명상 및 스트레칭(20분), 하루 계획 및 플래너 작성 (20분), 출근 준비 및 식사(50분) 이동(60분)
‘순서정리’의 단계에서는 계획에서 작성한 목록들에 1, 2, 3, . 등의 순서를 작성하고, 구체적인 시간까지 작성해보는 것이다. 물론 시행착오가 많은 과정이다. 반복을 통해서 시간의 예측과 실제 사용 시간과의 차이를 줄여나가게 될 것이다.
(3) 독서 (생각의 법칙 30분), 6:40~7:10
(2) 명상 및 스트레칭(20분), 6:20~6:40
(1) 하루 계획 및 플래너 작성 (20분), 6:00~6:20
(4) 출근 준비 및 식사(50분), 7:10~8:00
(5) 이동(60분), 8:00~9:00
‘집중’은 시간 관리에 있어서도 중요하다. 시간의 구체적인 계획을 순서정리까지 하고 나서는 하나하나의 순서를 선택하고 그것에 집중·몰입하는 것이다. 예상치 못한 방해물들이 있을 수도 있다. 갑작스러운 전화, 예상하지 못했던 일들, 갑작스러운 다른 일들, 평상시의 집중하지 못하는 습관 등 집중을 방해하는 것들은 내적인 외적인 요소가 많다. 처음에는 집중력을 키우기 위해서 계획된 일들을 하나하나 마칠 때마다, 포스트잇에 기록된 일정들에 체크를 하는 방법도 좋다.
시간 관리를 좀 더 잘하기 위해서, 시간사용 계획표를 활용해보자. ‘인식 – 계획 – 순서정리 –집중’의 순서대로 내게 주어진 시간을 좀 더 구체적으로 사용해 보자. 이제까지 내가 사용했던 시간과는 좀 더 다른 시간을 맞이할 수 있을 것이다.
