어서 와, 한국은 처음이지?
[김연정의 공연그램]웰컴키트(Welcome Kit)로 아티스트 환영하기
웰컴키트 (Welcome Kit)
공연하러 온 공연팀이나 아티스트 및 전문가들을 환영하는 뜻으로 주체 측에서 주는 키트. 초청 주체의 아이덴티티 및 행사의 성격과 프로그램을 보여주는 자료들과 각종 기념품으로 구성된다고 이해하면 쉽다.
초청 주체의 개성이 드러나는 종합선물세트!
공연팀과 함께 해외 페스티벌에 초청받아 갔을 때, 웰컴키트를 받곤 했다. 사실 이 웰컴키트는 초청하는 주체의 예산 상황과 지향하는 색깔에 따라 달라지기 때문에 정해진 정답이 있는 것은 아니다. 그래서인지 해외에 갈 때마다 이 키트를 열어보는 재미도 상당했다. 예상치못한 구성품들을 보면서 주체의 사려깊음에 감동한 적도 많았고, '반대의 입장이 된다면, 나도 이렇게 센스 넘치는 구성품을 넣어줘야지!'하고 다짐하기도 했다.
아시테지에서 일할 때 만들었던 웰컴키트 웰컴키트의 일반적인 구성은?
초청 주체의 예산 상황과 개성에 따라 구성물은 얼마적으로 달라질 수 있으나, 일반적으로 구성되는 물품은 다음과 같았다.
비표(이름/소속 및 기본 정보 기재)
행사 홍보물(리플렛, 프로그램북 등 각종 홍보 자료)
매뉴얼(스케줄, 각종 유의사항 및 주요 연락처와 숙소 주소 등이 담긴 자료)
관광책자(서울시에서 발행하는 관광책자 및 인근 지역 관광 안내 지도 등)
신원 확인을 위한 비표 착용은 필수
해외 페스티벌에서 받은 비표들비표는 상대의 신원 확인이 가능하다는 점에서 반드시 필요하다. 공연장 내부에는 다양한 사람들이 일하고 있기 때문에 서로의 이름과 소속을 확인하기 위하여 비표 착용이 의무화되어 있다. 기본적으로 공연 전 무대 셋업과 리허설 시에는 공연장의 출입구가 봉쇄되어 있다. 공연장을 자유롭게 오갈 수 있도록 하기 위해서도 이 비표를 목에 걸고 다녀야 한다.
비표 제작 시 주의점 | 모든 정보를 다 넣기에는 공간의 한계가 있기 때문에 팀명과 이름만을 표기하는 것이 일반적이며, 오탈자가 없는지 제작 전에 분명하게 검수해야 한다.
공연했음을 보여주는 가장 분명한 징표, 각종 홍보물
홍보물은 공연했음을 보여주는 가장 분명한 징표리플렛이나 프로그램북처럼 행사 주체가 제작한 홍보자료는 모두 전달하는 것이 일반적이다. 이 외에도 간혹 실물 포스터나 현수막을 달라고 하는 공연팀도 있다.
홍보물 제작 시 주의점 | 행사 주체가 원하는 방향에 따라 공연 소개자료 및 사진, 로고 등을 포함한 모든 자료를 충분한 시간을 두고 수취하여야 하며, 최종 인쇄하기 전에 공연팀이 시안을 확인토록 하여 오타나 오류가 없는지 확인해야 한다. 만약 공연팀이 정부 및 각종 기관으로부터 항공료나 화물운송료를 지원받은 경우에는 이 홍보물을 제출해야 하는 경우도 있으므로, 반드시 정확한 정보가 들어가야 단체가 불이익을 받는 사례를 피할 수 있다.
매뉴얼, 꼭 필요한 정보를 담자!
매뉴얼에는 압축적이지만, 반드시 알아야할 필수 정보를 넣어야 한다.
스 케 줄 | 사전 미팅 및 셋업, 리허설, 공연 시간
연 락 망 | 담당직원 전화 및 이메일, 숙소의 전화번호와 주소, 인근 병원 주소 등 응급사항 관련 시 전화번호
유의사항 | 예상치 못한 변수가 생겼을 때 대응법 혹은 안전유의사항 등등
식권 및 식당 정보 | 만약 식권을 주는 경우에는 식권을 담고, 이용 가능한 식당의 이름과 주소, 그리고 메뉴에 대해서도 넣어두면 이용시 편리하다.
매뉴얼 만들 때 유의사항 | 짧으면서도 필요한 정보만 압축적으로 담아 전달
한국을 더 알릴 수 있는 관광책자(외국인용)
관광매뉴얼 - 비지트서울에서 신청 가능 http://korean.visitseoul.net/map-guide-book/form해외 페스티벌에서 준 웰컴키트 안에도 이 관광책자나 맵은 반드시 들어있었다. 이 책자를 보면서 내가 머물고 있는 곳의 문화유산이 무엇이고, 대표적인 관광지가 어디인지 알 수 있어 큰 도움이 됐다. 물론 일을 하다보면, 관광할 시간이 충분히 허락되지 않는 것이 사실이다. 그럼에도 불구하고 이 책자를 보면서 방문국가의 중요 관광지나 코스를 알 수 있고, 각자의 기호와 선택에 따라 방문 여부를 결정할 수 있기에 넣어주는 것이 좋다. 요즘은 사전에 공연팀에서 한국에 대한 정보를 먼저 찾아보고, '꼭 들러보고 싶은 장소를 미리 결정'하고 오는 경우도 많지만, 그렇지 못한 이들에게는 이 책자가 큰 도움이 되었다는 평이 많았다.
기념품은 선택사항!
기념품은 선택사항인데 초청 주체의 예산, 그리고 페스티벌이 제작한 기념품, 그 나라를 대표하는 특산품 등으로 구성이 달라진다. 합리적인 예산으로 실용적이면서도 기억에 남을만한 기념품을 주기 위해서 스태프들이 모여서 회의를 하기도 하는데 이는 행사의 시기나 초청팀의 국가 등등에 따라서도 많이 달라진다. 그렇지만 기획자들은 서로 참고도 많이 하고, 실용성을 위주로 따지다보니 겹치는 아이템도 꽤 있다. 대표적인 기념품은 다음과 같다.
에코백 : 웰컴키트를 담아주기 쉽고, 공연팀이 각종 물품이나 소지품을 한 번에 담아다니기 유용하기 때문에 주면 잘 들고 다님
티셔츠: 페스티벌명과 기간, 그해의 테마를 담아 제작. 이 티셔츠를 입고 다니면 '나, 이 페스티벌 관계자에요'를 말해주는 비표의 기능을 대신해주기도 함. 이렇게 받은 티셔츠를 모으는 아티스트도 많이 봤고, 다른 페스티벌 갈 때 이 티셔츠를 입고 가서 '나 이 페스티벌에서 공연했는데 말이야!'라고 이야기를 하기도 한다고 함
보틀 or 컵 : 종이컵 사용을 줄이게 하고, 기념품의 기능까지 할 수 있어 한동안 많이 제작되었으나 머그컵 같은 경우는 가방에 꽁꽁 잘 싸도 가져오다 깨지는 경우가 있어 최근에는 제작을 지양하는 경향임
스티커 or 뱃지 or 엽서 : 페스티벌이 제작한 스티커나 뱃지, 엽서.
펜 or 수첩 : 필기구를 챙겨오지 않았을까 넣어주는 각종 펜이나 메모지
반응이 좋았던 기념품
휴대용 선풍기 : 더운 여름에 이동하면서 잘 썼다는 의견이 많았음
버선 : 예뻐서 나중에 집에 인테리어 아이템으로 장식하겠다는 의견이 많았음
씨앗연필 : 단순한 연필인줄 알았는데 씨앗이 들어있다고 하니 그 아이디어가 새롭다며, 나중에 식물로 키워보겠다고 좋아함
마스크팩 : 한국 마스크팩이 좋다는 소문을 듣고와서인지 만족감을 표하는 이들이 많았음
USB : 자료 담아둘 때 유용하다는 의견
