소통을 잘 하는 사람들의 특징

12가지 노하우의 내재화

소통은 '팀 단위 문제해결'을 잘 하기 위한 핵심 역량 중 하나이다. 지인들과 만나서 이야기 하는 단골 주제 중 하나 역시 소통이다. 컨설팅, MBA, 그리고 스타트업을 경험하며 하며 느낀 '소통을 잘하는 사람들이 가진 특성'을 정리해 보았다.

1. (아젠다 세팅) 모두가 논의에 빠르게 몰입할 수 있도록, 미팅 연관 3대 맥락을 정확하게 소통한다.

맥락 1: 미팅 관련 조직 내 context 가 무엇인지? (미팅 관련 주요 이해관계자들은 누구인지 ?미팅에서 다루고 있는 문제들이 과거에는 어떻게 논의되어 왔었는지?)

맥락 2: 금번 미팅을 통해 어떤 문제를 왜 해결하고 싶은 것인지? 

맥락 3: 그런데 미팅을 지금 이 타이밍에 진행하게 된 특별한 이유는 무엇인지?

2. (메시지 작성) 꼭 필요한 핵심 정보/메시지에 대해서는, ‘6하 원칙’ 기반 하 핵심 내용을 누락 없이 명료하게 전달한다. 

6하 원칙은 메세지/시사점 정리를 위한 최고의 framework 

3. (핵심 근거 제시) 주장에 대한 핵심 근거는 숫자 등 활용하여 컴팩트/임팩트있게 표현한고, 꼭 필요한 정보만 간결하게 보여준다. 

"내가 열심히 조사한 내용을 빠짐없이 다 공유하는 것"이 중요한 것이 아니라, "여기 있는 분들이 꼭 필요한 부분만 기억하는 것!" 이 중요함.

그래프와 표로 도배하면 안됨. 

4. (보고서/발표 구성) 메시지 전달 시, '상대방의 정보 인지 성향’을 고려하여, 상대방이 익숙한 논리 전개 방식으로 소통한다. 

연역적 구성을 선호하는 집단에는 결론부터 전달하고 (장표를 짧게 구성하고 appendix 를 적절히 활용), 귀납적 구성을 선호하는 집단에는 문제 연관 조사 내용부터 전달 (장표를 길게 구성)

5. (스토리 vs. 나열형 선택) 메시지 전달 시, 스토리텔링 할 때와 숫자 기반으로 Dry 하게 표현할 때를 잘 구분한다. 

스토리텔링은 1) 주장 내 특별한 맥락이 존재할 때, 2) 숫자 만으로는 설명하기 어려운 내용을 전달할 대, 3) 비전/미션/문화 등을 전달할 때, 4) 논의 시 여러 정보의 다각도 조합이 필요할 때 (예: 업의 본질을 설명할 때 등) 유용함. 

숫자 기반 Dry 한 전달은, 1) 분기/반기/1년 실적 등 Review 할 때, 2) 문제 상황을 분석하고 대안을 제시할 때, 3) 객관적 상황 이해가 중요할 때 유용함.

6. (수용성을 높이는 뉘앙스/어법 구사) 1) 객관적 표현, 2) 존중의 표정으로 소통하고, 3) 적절한 뉘앙스 선택을 통해 ‘수용성’을 높인다. 불편한 내용 전달 필요 시, 해당 내용은 꼭 필요한 순간에만 최대한 짧고 임팩트있게, but 솔직하게 전달한다 

사람들이 ‘듣기 싫다’ 느끼는 순간, 그 소통은 끝나는 것임. 

7. (지금 이 이야기를 해도 될 상황인가?에 대한 센스 확보) a) "여럿이 있을 때 할 이야기"와 b) "1:1 로 할 이야기" 를 명확히 구분한다 

참여자들이 불편할 수 있는 내용은, 대규모 미팅 이전에 관련자들과 1:1 로 먼저 소통하며 컨선세스를 맞춰놓는 것이 좋음. 여럿이 있을 자리에서는 다양한 사람/조직과의 맥락을 동시에 고려할 수밖에 없기에, 참여자들이 발화자가 전달하는 ‘내용’만 고려할 수는 없기 때문임. 

8. (미팅 전 사전 조율 면담의 적절한 활용) "전사 미팅 등 큰 미팅에서 강력한 메시지 전달 통해 모든 문제를 한 방에 해결한다" 마인드가 아닌, "필요 시, 전사 미팅 전 이해관계자들과의 사전 미팅 통한 메세지 선 공유 & 피드백 수렴 과정을 거치며, 문제를 현명하게 해결한다" 마인드로 접근한다. 

큰 미팅에서 메시지로만 승부 보려 하는 사람은 불핑요한 tension을 유발하는 경우가 많음.

대규모 미팅 시 민감한 내용을 논의해야 할 경우, 해당 메시지가 특별히 불편할 수 있는 사람들과는 사전 미팅을 적절히 활용하여 surprise 를 최소화해야 함.

9. (반 박자, 한 박자 빠른 소통 구사) 완벽한 소통 보다는 조금 더 빨리 소통하는 것을 지향한다.

문제 발생 시, 완벽하게 그 문제의 원인을 전달하기 위해 시간을 쓰는 사람 보다는, 일단 80% 정확성을 바탕으로 빨리 이야기 하는 사람이 더 필요함

10. (아이 컨택 활용) 상대방의 반응을 주기적으로 살피고, 특히 눈을 지속적으로 마주치고 이야기한다. 

11. (적절한 질문 및 Pause활용) 적절한 타이밍에 1) 적절히 질문하며 참여/관심을 유도 & next step 으로 논의를 이어나가며, 2) Pause를 중요한 타이밍에 전략적으로 활용하여 집중도/몰입도를 높인다. 

12. (9번 반복 통한 키워드 주지) 미팅 종료 후, 모두가 꼭 기억했으면 하는 1~2가지 키워드는, 살짝 과하다 싶을 정도로 (미팅 중 9번 이상) 반복하며 강조한다 

- 사람이 어떤 내용을 기억하기 위해서는, 9번 이상 반복이 필요함.

13. (Summary 페이지 준비) 미팅 종료 시, 모두가 꼭 기억해야 하는 내용은 1 페이지 이내로 정리하여(Summary) 별도 전달한다.