IT개발자의 좌충우돌 창업기 17
3부. 초기운영 2. 법인 문서 작성 라. 전자신청서(인터넷 등기)
라. 전자신청서(인터넷 법인 변경 등기)
법인의 등기사항에 대한 변경은 늦지 않게 그에 대한 변경등기를 해줘야 합니다. 그렇지 않으면 의무를 이행하지 않은 것에 대한 벌금이 부과됩니다. 이를 "등기해태"라고 하고 이에 대한 벌금을 부과하는 것입니다. 예를 들어, 법인 본점의 주소가 바뀌었을 경우 2주 안에 변경등기를 하여야 합니다[i]. 그렇기 때문에 이러한 변경사항이 발생하면 형식에 맞춰 이를 변경등기 해줘야 하는데 법무사를 이용하는 경우 당연히 수수료가 발생합니다. 자 그럼 이런 수수료도 아끼고, 법인을 좀 더 잘 이해하기 위해 직접 하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.
1) 전자 신청 등록 및 로그인
가) 신청등록
여기서 설명하는 변경등기 방법은 직접 등기소를 찾아가서 하는 것이 아닙니다. 직접 찾아가서 변경등기를 하는 것보다는 차라리 법무사 수수료를 지불하는 것이 더 나을 수도 있습니다. 시간도 아끼고 정확도도 높일 수 있기 때문입니다. 물론 최초 한 번이 어렵지 그 이후로는 익숙해져서 직접 찾아가서 하더라도 괜찮다고 할 수 있겠지요. 선택은 여러분 몫이겠지만 필자는 가능한 최상의 가성비를 낼 수 있는 온라인 등기신청을 설명드리겠습니다. 바로 인터넷 등기소를 통한 전자 신청이 그 방법입니다. 전자 신청을 할 경우 모든 것을 온라인으로 처리할 수 있습니다. 컴퓨터 앞에서 모든 것을 처리할 수 있습니다. 하지만 그러기 위해서는 미리 전자신청을 등록해야 합니다. 또한 반드시 필요한 것이 "전자증명서"입니다. 쉽게 생각해서 온라인 등기작업을 위한 공인인증서라고 생각하시면 되겠습니다. 그러나 이 공인인증서는 매체자체가 USB 메모리 형태로 존재한다는 점이 다릅니다. 다음에 보이는 것이 바로 전자증명서입니다. 단, 매체형태가 바뀔 수도 있으니 이점 참고하시기 바랍니다.
전자증명서 - 보안토큰무인발급기에서 인감이나 등본을 발급받을 때도 바로 이 전자증명서가 필요합니다. 법인을 설립하면 등기소에서 이 전자증명서를 받게 됩니다. 이때 전자신청을 미리 신청하는 것이 좋습니다. 전자신청을 위해서는 반드시 한 번의 등기소 방문은 필요하기 때문에 한 번에 처리하는 것이 낫겠습니다[ii]. 바로 하든 나중에 하든 전자신청을 하려면 등기소에 방문하셔서 신청과정을 거쳐야 합니다. 신청과정은 별로 복잡하지 않고 바로 처리가 됩니다. 한 가지 중요한 것은 비밀번호를 절대 분실하지 말아야 한다는 것입니다. 분실하게 되면 마찬가지로 등기소에 방문하는 방법밖에는 없습니다. 대표자가 직접 가는 경우 대표자의 인감도장과 신분증은 당연히 지참해야 하겠지요. 예상하듯이 대리인은 더 준비할 것이 많습니다.
등기소에서 신청작업을 완료 후에는 인터넷 등기소에서 이를 등록해야 합니다.
나) 로그인
전자신청의 로그인은 보아왔던 공인인증서 로그인과 약간 다릅니다. 공인인증서 로그인 화면이 나타나는데 여기서 "보안토큰"을 선택하여 로그인하여야 합니다.
참고로 인터넷 등기소는 24시간 운영하지는 않습니다. 전자신청으로 문서를 미리 작성해 놓으려 해도 운영시간에만 가능합니다. 운영시간을 참고하시기 바랍니다.
2) 임원 임기 변경 등기
등기처리를 하기 위해서는 각각의 상황에 따른 특정서식의 법인문서가 필요합니다. 하지만 기본적인 문서들은 앞에서 이미 설명했습니다. 이제는 이를 이용해 전자신청을 하도록 하겠습니다. 등기소로 직접 찾아가면 각종 등기신청서가 되겠지만 온라인으로 처리하기 때문에 통틀어서 전자신청서라 하겠습니다.
전자신청서를 작성하여야 할 경우, 즉, 등기처리를 해야 할 경우 중 가장 쉽게 그러나 반드시 접해야 하는 경우는 바로 임원의 임기가 만료되었을 경우입니다. 앞서 "2부. 창업실전 - 2. 창업과정 가. 법인, 개인사업자 3)사업자등록 다) 법인 임원 결정"에서 설명한 것과 같이 임기가 만료된 이후 14일 안에 변경등기를 신청해야 합니다.
본서에서는 실제로 사내이사의 임기가 만료되어 이어 이에 대해 등기처리를 하는 과정을 예로 들겠습니다.
가) 첨부파일 준비
모든 작업이 온라인으로 진행되기는 하지만 모든 형식이 시스템상에 준비되어 있지는 않습니다. 이사회의사록이나 취임승낙서 같은 파일들은 따로 문서파일로 첨부하도록 되어있습니다. 위에서 언급한 것과 같이 여기서는 사내이사의 임기만료로 인한 중임을 처리하기 때문에 "주주전원의 서면결의서"와 "중임승낙서[iii]"가 필요하겠습니다. 참고로 단순히 퇴임을 할 경우는 따로 "승낙서"가 필요하지는 않습니다.
나) 전자신청서 작성
이제 본격적으로 전자신청서를 작성하도록 하겠습니다. 인터넷 등기소에서 전자신청은 다음에 나타나는 순서대로 진행하시면 되겠습니다. 실제 화면은 지속적으로 이야기하는 활자화 시 시의성 때문에 추가하지 않겠습니다. 전체적인 흐름을 이해하신다면 쉽게(많이 복잡하지만 비교적 쉽게) 처리하실 수 있겠습니다.
초기화면에서는 법인정보 라던지 "등기할 사항입력"을 입력하시면 되는데 등기의 사유는 서면결의서의 내용을, 말 그대로 제목과 서명, 날짜 등은 빼고 내용만 그대로 적으면 되겠습니다. 그 외의 사항은 클릭 몇 번으로 쉽게 입력할 수 있도록 되어있습니다.
크게 행정적 형태의 입력사항은 "등록면허세/수수료입력", "행정기관연계할첨부서면입력", "첨부서면정보입력" 이렇게 3가지가 있습니다. 화면에 따른 진행순서로 설명하겠습니다.
(1) 등록면허세 입력
등록면허세를 입력하려고 보시면 독자분들은 약간 당황하게 될 것입니다. 금액을 직접 입력해야 하기 때문입니다. 그 금액을 어떻게 알아야 할까요? 게다가 납세번호까지 입력하는 칸이 있습니다. 더욱 황당해지나요? 잠깐 그런 생각이 들지만 그와 동시에 어떻게 해야 할지 감이 잡히지 않나요? 그렇습니다. 등록면허세를 먼저 납부하면 되겠습니다. 여기서 "라) 등록면허세 납부"를 먼저 보시고 그대로 신고 납부하시면 되겠습니다. 그러면 우리는 자연스럽게 금액과 납세번호를 알 수 있겠습니다. 입력하는 방식은 크게 어렵지 않으니 알게 된 정보를 보고 차근차근 입력하면 되겠습니다.
(2) 행정기관연계할첨부서면입력
등록면허세는 입력했으니 이제 "행정기관연계할첨부서면입력"을 하도록 하겠습니다. 하지만 이 작업이야 말로 클릭만 몇 번하면 되겠습니다. 이름 그대로 정보가 연동되도록 요청하는 것이기 때문에 어려운 것은 없습니다.
(3) 첨부서면정보입력
이제 다음으로 "첨부서면정보입력"을 해보도록 하겠습니다. 첨부서면은 목록에서 선택하는 형태로 되어있습니다. 그러나 첨부서면명을 보면 모든 서류가 목록에 나타나는 것이 아닙니다. 그래서 여기서 새로운 문서를 선택해 추가할 수 있습니다. 원하는 문서가 없다면 "기타"문서로 원하는 서류를 첨부하면 되겠습니다. 이러한 방법으로 "주주전원의 서면결의서"와 "중임승낙서"를 추가합니다. 첨부서면정보입력에서 한 가지 더 중요하게 해야 할 과정은 바로 서명자를 등록하는 것입니다. 이 과정은 온라인으로 등기가 처리되는 만큼 오프라인이라면 도장을 찍거나 싸인을 하는 대신하는 과정입니다. 여기에 대상자의 확인이 필요하다고 문서에 표시를 하는 것입니다. 그리고 그 대상자는 중임을 하는 임원이 되겠습니다. 즉, A라는 임원이 중임을 한다면 중임 승낙서에 A라는 임원 전자서명을 해야 하는 것이고, 해당문서에 이를 온라인으로 표시해 주는 것입니다. 그래서 A의 이름과 주민등록번호를 입력해야 합니다. 그렇다면 전자서명은 어떻게 할까요? 이는 "다) 문서서명"을 참고하시면 되겠습니다.
(4) 신청인/대리인입력
전체적인 작업에서 결국 위의 등록면허세 납부와 전자서명의 외부작업이 필요합니다. 즉, 위의 (3) 번 과정에서 바로 현재 (4) 번 과정으로 바로 이어질 수가 없다는 것입니다. 그렇기 때문에 과정이 좀 왔다 갔다 해야 하지요. 많이 복잡하기는 하지만 그래도 여기까지 왔다면 아주 훌륭하게 처리를 하셨다고 할 수 있겠습니다. 등록면허세 납부와 전자서명과 같은 외부작업이 끝났다면 이제는 거의 모든 작업이 끝났습니다. 신청인/대리인의 입력은 직관적으로 처리하실 수 있겠습니다.
(5) 신청작성완료
이제 마지막으로 신청서를 작성완료하고 제출하면 되겠습니다. 정상적으로 처리되었다면 클릭 몇 번으로 처리가 가능합니다. 다만, 등록면허세 납부에 따른 행정기관연계는 바로 되지 않을 수 있습니다. 대부분 바로 연동되긴 하지만 약간 여유를 가지고 "신청서작성완료"를 하는 것도 방법입니다. "신청서작성완료" 과정 중 등록면허세 이외에 등기신청 수수료도 지불해야 합니다.
(6) 신청서제출
지금까지는 "신청서작성완료" 작업이었습니다. 이제 제출을 하겠습니다. 제출된 전자신청은 "조사대기" 상태가 됩니다. 이제 제출까지 모든 과정이 끝났습니다.
(7) 제출 이후
제출 이후에는 아무 이상 없이 처리되었다면 "등기완료" 상태가 되고 처리가 완료되었다는 "교합완료"에 대한 다음과 같은 메일이 옵니다.
등기교합완료 메일하지만 간혹 이상이 있을 경우에는 "보정명령문"이 오기도 합니다. 필자는 다음과 같은 메일을 받았습니다. 인터넷 등기소로 들어가면 좀 더 자세한 사항을 확인할 수 있는데 보정명령문에 나오는 연락처로 연락해서 어떤 부분이 잘 못 됐는지 문의하고 이를 보정하면 되겠습니다. 필자의 경우 전자서명이 시스템상으로 제대로 인식이 안 되었는지 서명이 안 됐다는 보정 명령이었습니다. 인터넷등기소에서는 서명이 된 것으로 나오는데 담당 등기관이 확인이 안 된다는 것이었습니다. 인터넷등기소와 등기관에게 연락해서 알아본 후 필자가 판단하기로는 시스템 문제였습니다. 결국 전자서명을 다시 하는 것으로 해결은 되었습니다.
보정처리 메일다) 문서서명
등기과정 중에는 전자서명을 등록하는 과정이 있습니다. 전자서명들이 등록된 문서는 전자서명이 되어야 전자신청이 가능합니다. 전자서명을 해야 하는 사람들은 새로 취임을 하거나 중임, 또는 사임을 하는 사람들입니다. 그리고 전자서명은 일반적인 개인공인인증서가 있다면 가능합니다. 따라서 같은 장소에 있지 않더라도 쉽게 인터넷만 접속이 된다면 전자서명을 할 수가 있습니다. 또한, 전자서명만을 위해서 회원가입을 하거나 로그인을 할 필요는 없습니다. 전자서명은 개인정보와 공인인증서만 있으면 검색 후 서명이 가능합니다. 여기서 인터넷등기소를 이용할 때 주의할 점은 메뉴에서 "전자신청서명"을 선택하면 부동산 등기에 대한 전자서명 화면이 나온다는 것입니다. "법인" 전자서명을 확인하시기 바랍니다. 이로써 전자서명은 끝났습니다. 과정이 복잡하지 않기 때문에 큰 어려움은 없습니다.
라) 등록면허세 납부
등기 신청 시 드는 비용은 등록면허세와 등기신청 수수료입니다. 등기신청 수수료는 제출하는 과정에서 인터넷 등기소를 통해 납부할 수 있습니다. 하지만 등록면허세는 위택스를 통해서 납부합니다. 여기서 납부를 하고 납부된 정보가 인터넷 등기소와 연계되어 납부가 확인되는 것입니다. 그렇기 때문에 납부를 하고도 연동이 어떻게 되느냐에 따라 등기신청이 지연될 수 있습니다.
마찬가지로 화면 없이 대략적인 과정을 설명드리겠습니다. 인터넷 등기소에서 "등록면허세 정액분 신고"를 선택할 경우 위택스 화면이 나타납니다. 입력사항은 기본적인 법인의 정보와 등기가 어떤 등기인지에 대한 정보입니다. 그에 따라 자동으로 등록세가 결정되고 그 금액이 보입니다. 그림은 등기신청 설명의 처음과 같이 임원변경에 관련된 경우입니다. "등기의 종류"는 "정액_기타"를 선택하시면 되겠습니다. 자료를 다 입력하고 "신고하기"버튼을 선택하면 역시 자동으로 "납세번호"와 "전자납부번호"가 나옵니다. 여기서 앞서 이야기한 것을 다시 한번 이야기하자면 여기서 보이는 "납세번호"는 바로 "3부. 초기운영 - 2. 법인문서작성 라. 전자신청서 2) 임원 임기 변경 등기 나) 전자신청서 작성 (1) 등록면허세입력"에서 입력해야 하는 29자리 "납세번호"가 되겠습니다.
[i]
상법 제183조,제317조4항 - 내용 생략 - http://www.law.go.kr/ : 국가법령정보센터참고
[ii]
단, 온라인법인설립시스템으로 법인설립 시는 좀 더 간편히 할 수도 있겠습니다. 이 부분은 필요시 따로 알아보시기 바랍니다. - 필자
[iii]
특별한 형식은 없습니다. 인터넷에서 검색해서 사용하시면 되겠습니다. - 필자
