협회/재단의 전시마케팅 노하우-②부스장치업체 선정하기
협회/재단의 브랜드를 살리는 전시 마케팅
글 싣는 순서
1. 전시회 선택하기
2. 부스장치업체 선정하기
3. 전시회 참가 사전 홍보방법
4. 전시회 현장 마케팅 방법
- 단체관 부스 운영
- 아웃보딩의 방법들
- 부스 스탭 운영하기
5. 해외 전시회에 공동관으로 참가시 주의사항
6, 전시 참가 성과 평가하기
중소기업의 브랜드를 살리는 전시마케팅도 중요하지만, 중소기업이 회원사로 소속된 협회나 재단들의 전시 마케팅도 매우 중요하다. 우리나라에 협회는 몇 개나 될까? 확실하게 통계로 나와 있지는 않지만 네이버나 다음에서 찾아보면 1천4백만 개 이상의 웹사이트가 검색된다. 그중에서 0.1%만 잡아도 족히 1만 개 이상의 협회나 재단이 한국에서 운영 중일 것이다.
이렇게 수많은 협회들이 저마다의 목적으로 구성되지만, 실상 그 정관을 들여다보면 설립목적이나 활동은 대부분 비슷하다. 설립 목적은 해당 산업의 발전을 도모하고, 회원사들의 육성과 지원을 위함이다. 이를 위해 전시회에 참여하거나, 또는 자체 전시회를 개발하여 수출 및 거래 활성화에 기여한다. 이런 이유로, 거의 모든 협회는 전시회를 담당하는 직원들이 공통적으로 존재한다.
협회나 재단이 전시회를 참가하는 경우 대부분 회원사들과 공동관을 구성하는 경우가 많다 보니, 전시 부스 역시 6부스 이상 독립부스 형태인 경우가 많다. 그래서 협회가 전시회를 참여하기 위해 무엇보다 신경을 쓰는 일이 부스 장치업체 선정하기이다.
부스 장치 업체 선정하는 방법
그동안 여러 차례 협회나 재단의 부스 장치 업체 선정을 위한 심사위원으로 참여하면서, 협회나 재단의 전시 담당자들과 만날 기회가 있었다. 그런데 장치 업체 선정을 위한 RFP(제안요청서)를 들여다보면, 전시 참가를 무엇 때문에 하는 것인지 그 목표가 불분명한 경우가 많다. 목적이 명확하지 않은 상태에서 심사를 하다 보면, 도대체 어떤 장치 업체를 선정하는 것이 맞는 것인지 헷갈리게 된다. 장치 업체들은 모두 공사 실적이나 디자인 기획 능력 등에서 큰 차이가 없다. 기본적으로 재무상태나 장치 시공실적 등이 기준에 부합한 업체들만 심사장에서 발표를 할 수 있기 때문이다. 결국 선정되는 업체는 발주처의 목적에 부합하는 경우여야 하는데, 이 참가 목적이 불분명하면 심사위원들은 모두 저마다의 기준으로 심사를 한다. 디자인이 화려하거나, 단가가 싸거나, 또는 심사위원 개개인의 취향에 어울리거나 등 저마다의 이유로 참가 목적과는 아무 상관없는 업체가 선정되기 일쑤이다.
1. 우리 협회/재단의 전시회 참가 목적에 따른 부스 콘셉트 설정하기
장치 업체를 선정하기에 앞서, 협회나 재단의 전시 담당자는 우리 기관이 전시회에 참여하는 목적을 명확히 설정해야 한다. 물론 회원사들마다 고유의 목적과 이유가 다 있겠지만, 기관 차원에서 공동관으로 참가할 경우 가장 기본적인 목표를 설정해 놓고 개별 기업들의 요구사항을 수용하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 전체적인 부스의 콘셉트가 흐려져 장치업체의 일방적 제안에 설득당할 우려가 있다. 그래서 참가 목적을 설정하고 그 목적에 맞는 부스 콘셉트를 설정하는 것이 매우 중요하다.
① 잠재 고객 발굴 : 개방형 출입구와 시연 공간의 확보
전시회 참가가 회원사들의 브랜드 알리기와 홍보를 통해 되도록 많은 잠재고객을 발굴하는 것이 목적일 경우이다. 가장 많은 참가 이유가 이러한 잠재고객 발굴이나 브랜드 알리기에 포함된다. 이렇게 브랜드 홍보가 목적일 경우 부스에서 가장 많이 하는 활동이 시연, 즉 제품이나 서비스를 관람객에게 직접 체험시키거나 보여주는 것(Demonstration) 일 것이다. 따라서 부스는 개방적이어야 한다. 관람객의 진입이 쉬워야 하므로 제품이나 벽면으로 진입로를 가려선 안된다. 이는 주최자가 제공하는 기본부스 타입이건 협회가 직접 제작하는 독립부스 타입이건 동일하다. 개방형 부스는 보통 전시품이 부스 안쪽에 배치된다. 통로 쪽은 관람객의 흥미를 유발하는 그래픽이나 이벤트 등으로 호기심을 자극한다. 잠재고객 발굴이 목적인 협회나 재단은 무엇보다 공동관에 참여한 회원사들이 많은 사람들에게 노출되어 기업 인지도 제고나 제품의 효용을 최대한 전달할 수 있어야 한다. Open. Invitation. Easy to move in-out을 키워드로 부스 디자인을 정하고 세부 디테일을 정리해 나간다.
또한 공동관 내에서 시연을 위해서는 무엇보다 시연 공간 확보가 필수적이다. 시연 공간은 공동관에 참여한 제품이나 시연 특성에 달라져야 하는데, 이를 간략하게 요약하면 아래와 같다.
협회/재단 공동관 특성에 따른 시연방법2-3분 내외로 간단하거나 소규모 제품의 경우는 대면 접촉이 가능한 일대일 시연이 효율적이다. 1 부스라도 가능하지만 시연이 많아지면 스탭 충원이나 시간 배분 등의 문제를 고려해야 한다.
소규모 그룹별 시연은 타겟팅된 바이어 그룹이 있거나 딜러사, 유통망 등 정해진 관람객이 있을 때 유용하다. 그룹 단위이기 때문에 목적에 맞게 시연 준비를 할 수 있고 타깃별 상담이 가능하지만 일정 공간 확보가 필요하기 때문에 사전에 조율할 필요가 있다.
무대 시연은 보통 신제품 출시나 극적 연출을 더해 강렬한 임팩트를 주고 싶을 경우 활용된다. 다양한 관람객을 대상으로 집중된 분위기 속에서 하기 때문에 몰입감이 강하다. 시연 준비에 공을 들여야 하고 상대적으로 비용이나 무대와 관객이 앉을 공간 등이 확보되어야 하기 때문에 사전 부스 디자인 단계부터 검토하여야 한다.
공동관내 공동으로 쓸 수 있는 PT 공간은 관람객의 주목도를 높일 수 있는 방법이다.② 세일즈(계약) : 미팅 공간 확보
공동관 참가 목적이 계약 체결이나 향후 파트너십 등 발굴이라면, 무엇보다 바이어와 진지한 대화를 나눌 수 있어야 한다. 전시장은 무척이나 시끄럽다. 아무리 조용하게 이야기하고 싶어도 옆 부스에서 이벤트라도 하면 차라리 밖으로 나가는 게 조용하지만, 전시회가 원래 홍보를 위한 채널이니 뭐라 할 수도 없다. 이런 경우라면 부스 내에 조용하게 미팅을 할 수 있는 미팅룸이나 상담 공간을 별도로 두어 계약을 위한 바이어와의 미팅을 성공적으로 이끌어야 한다. 예산에 여유가 있다면 부스를 복층으로 세워 일층에서는 회원사들의 제품 홍보를 하고, 2층에서는 구매자와의 상담 및 계약 체결을 위한 공간을 마련하는 것이 효과적이다. 공동관은 개별 참가보다 부스 면적을 넓게 쓸 수 있다는 장점이 있기 때문에 상담 공간과 제품 시연 공간을 분리하여 상담의 집중도를 높이는 것이 효율적이다.
공동관내 미팅 공간은 협상의 집중도를 높여 계약 가능성을 높인다. 기본 부스 형태로 참가하더라도 상담 테이블을 기본으로 제공하기 때문에 되도록 구매자와의 구체적인 협상을 위한 공간은 문제없다. 다만 상담테이블은 기본 부스당 1개씩만 제공되므로 판매 상담을 늘리기 위해서 추가적으로 테이블이나 미팅을 위한 공간을 더 확보하는 것이 좋다.
2. 전시회 참가 목적을 명확히 심사위원들에게 전달한다.
장치 업체를 선정하는 당일날, 협회나 재단의 전시 담당자는 부스 장치 업체 선정 준비로 분주하다. 그러나 심사를 진행하기에 앞서 심사위원들에게 꼭 주지 시켜야 할 사항은 위에서 언급한 전시회 참가 목적이다. 대게 심사위원을 무작위 추첨방식으로 선정하고, 심사위원에 선정된 사람들에게 2-3일 전 통보가 간다. 사전에 제안요청서 파일을 미리 보내주었더라도 보통 심사 당일 몇 시간 전에 숙지하고 오거나 아예 현장에 와서 파일을 열어보는 사람도 많다. 따라서, 전시 담당자는 심사위원들에게 필히 전시회의 참가 목적과 회원사들의 전시 참가 이유를 명확히 인지시키는 것이 중요하다. 그래야만 심사 당일 참가 의도와 상관없는 장치 업체가 선정되는 일을 막을 수 있다.
전시회 참가 목적을 심사위원들에게 주지키셔야 한다. 3. 선정된 부스 장치 업체와 협상하기 : 부스 콘셉트를 우선 주지 시켜라.
우선협상대상자로 선정된 장치 업체가 우리 참가 의도를 명확히 이해하고, 또 그에 따른 부스 디자인을 제안했다면 정말 다행이다. 그러나 우리 목적과 다른 콘셉트의 부스 디자인을 제안한 업체가 우선협상대상자로 선정되는 경우 (극히 드물지만), 협상 과정에서 제안 내용을 다 바꾸는 한이 있더라도 참가 목적에 맞는 디자인으로 재 구성하는 것이 중요하다.
위에서 설명하였듯이 잠재고객 발굴이 목적이라면 개방형 출입구와 시연 공간 확보가, 계약 발굴이 목적이라면 반드시 상담 공간이 회원사들 규모에 맞게 구성되어야 한다. 이러한 기본적 기능들이 확보된 상태에서 구체적인 부스 장치 디자인이 진행되어야만 불필요한 예산 낭비를 막을 수 있다.
바이어는 부스가 화려하다고 찾아오지 않는다. 협회/재단이 참가 목적에 맞고, 방문객의 체류시간을 늘리는 부스 구성을 해야, 회원사들 역시 전시 참가에 따른 성과가 가시적으로 나타날 것이다.
