(11) 전시회 참가 준비를 위한 효율적 일정관리 방법
중소기업을 위한 전시 마케팅 노하우
제대로 된 전시회 준비를 위해선 사전 일정관리가 필수다. 아무리 예산이 많고 부스를 대대적으로 준비하더라도, 부스 준비와 전시품 제작에만 신경을 쓴 나머지 바이어 미팅을 위한 일정관리를 하지 않는다면 결국 현장에서 아무 할 일이 없게 된다.
여유 있는 바이어 홍보를 위해서 준비해야 할 일정 관리 노하우를 살펴보자.
사전 마케팅은 부스 방문자 유입과 브랜드 홍보에 필수적
사전 마케팅은 확실히 기업 홍보와 부스 트래픽 증가에 도움이 된다.
미국 EXHIBITOR ONLINE의 조사에 따르면, 참가업체의 사전 마케팅은 다른 어떤 것보다도 부스 방문자 증대와 브랜드 홍보에 도움이 되는 것으로 나타났다.
EXHIBITOR ONLINE SURVEY 2017위의 그림에서 보듯이, 사전 마케팅은 다른 어떤 목적보다 80% 이상 부스 방문자 유입과 브랜드 홍보에 도움이 된다. 사전 마케팅의 주 목적은 바이어를 포함한 관람객을 우리 부스로 끌어들이기 위한 것이어야만 명확한 마케팅 계획을 세울 수 있다. 세일즈나 언론 홍보 등은 다른 방법으로 실행 계획을 세울 수 있음을 우리는 이미 지난 글을 통해 확인했다. 효과적인 바이어 마케팅을 위해 사전 마케팅이 존재한다.
사전 마케팅은 언제부터 해야 할까?
필자가 강의를 하며 참가업체 대상으로 간단하게 조사한 결과 약 30% 이상의 기업들이 평균 1.5~2개월 전부터 전시회 참가 준비를 하는 것으로 나타났다. 물론 부스 신청이나 전시품 제작 등의 기간을 포함한 기간이지만, 원활한 전시 참가를 위해선 8주 전, 즉 2개월 전부터 바이어 마케팅 준비를 하는 것이 좋다.
사전 마케팅 일정관리8주 전 : 바이어 타깃 설정
전시회 준비의 시작은 바이어가 누구인지 타겟팅하는 것이라고 했다. 따라서 8주 전 전시회 준비를 시작할 때, 바이어에 대한 고민과 타깃팅을 시작하라. 지피지기면 백전백승이다. 나를 알고 바이어를 알면 전시회의 참가 목적을 달성할 것이다.
6주 전 : 바이어 1차 초청 및 홍보 착수
바이어의 타깃이 정해지면 바로 마케팅 계획 수립에 들어가야 한다. 어떤 식으로 홍보할 것인지, 초청장 보내기와 보도자료 작성, 온라인 홍보 등 바이어에게 홍보활동을 위한 마케팅 계획을 수립하라. 그 후 1차 초청장 발송과 홍보 프로모션을 착수한다.
4주 전 : 2차 초청 및 홍보 착수
1차 초청한 바이어를 대상으로 2차 초청 및 홍보 활동을 착수한다. 바이어가 단 한 번의 구애로 우리 회사와 미팅을 하기란 쉽지 않다. 구애는 지속적으로 해야 한다. 2차 홍보활동을 통해 우리 회사가 바이어에게 매우 관심을 많음을 표현하라.
2-1주 전 : RSVP 및 미팅 일정 확정
2주에서 1주를 남겨둔 시점에 최종적인 미팅 스케줄을 짜야한다. 우리 회사가 직접 홍보한 바이어와, 에이전트 및 주최자를 통해 접촉한 바이어들에게서 최종적인 회신이 올 것이다. 이때 회신 온 숫자가 적다고 실망하지 마라. 단 한 명을 만나더라도 반드시 그와의 미팅 시간을 확정하는 것이 중요하다. 아래와 같이 최종적인 바이어 명단을 작성하자. 여기서 제일 중요한 것이 바이어와 언제 어디서 만날 것인지를 명확히 컨펌해야 한다. 당신이 누군가 만날 사람이 정해졌다면, 분명 짐을 싸서 전시장으로 출발하는 차이건 비행기 안이건 마음이 편안해지고, 어떻게 그 사람과의 미팅을 성공적으로 마칠지 구체적인 액션 플랜이 그려질 것이다.
최종 바이어 미팅 명단을 만들어라. 미팅시간 확정이 제일 중요하다.사전 바이어 마케팅이 현장 부스 운영의 성패를 가른다.
사전 마케팅의 단계에서 최종적인 바이어와의 미팅을 확정 짓지 못하면, 결국 아래 사진의 왼쪽처럼 하염없이 님을 기다리는 여인처럼 부스를 지키게 된다. 그러나 부스에서 기다려도 님은 오지 않는다. 간혹 기념품을 가져가는 사람이나, 잠깐 부스에서 제품을 물어보고 스쳐 지나가는 사람이 대부분이다.
사전 바이어 마케팅이 현장 부스 운영의 성패를 가른다.효율적 일정 관리를 통해 바이어의 사전 홍보와 마케팅이 가능하다. 우리 회사의 제품과 서비스에 확신이 있다면, 당신을 믿고, 회사를 믿고 바이어에게 미팅을 제안해야 한다. 마케팅은 MARKET-ING이다. 시장을 돌아가게 하는 것은 바이어와 셀러 모두의 역할이다.
충분한 시간을 갖고 제안하고 접촉하라. 사전 바이어 마케팅이 현장의 부스 트래픽과 당신의 회사의 인지도를 끌어올려 줄 것이다.
Written by 이형주
서강대 경영학과와 핀란드 헬싱키 MBA를 졸업하였다.
킨텍스 1기로 입사, 10년간 전시장 운영과 전시회 유치, 기획 업무를 하고 퇴사하였다. 그 후 창업하여 '별에서 온 그대' 드라마 전시회로 중국 관광객 11만 명을 유치하였다. 2015년 산업통상자원부로부터 '미래 전시 어드벤처' 부문 장관상을 수상하였다. 현재는 전시회 참가 기업을 위한 전시마케팅 강의와 기고 등 전시 컨설팅 일을 하고 있다.
페이스북 '이형주의 전시마케팅'
