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by 이형주 David Lee Aug 05. 2017

(17) 부스운영인력 선발/교육/바이어 상담요령 5단계

중소기업을 위한 전시 마케팅 노하우

68%

딜로이트 컨설팅의 조사에 따르면, 부스 운영 인력 교육을 실시한 후 전시회에서 관람객이 구매계약 의사를 보인 비율이 68% 증가한 것으로 나타났다.

전시회는 결국 사람 비즈니스다.

전시 마케팅을 위한 예산 가운데 가장 효과적인 항목을 꼽으라면, 단연코 부스 운영인력에 대한 교육과 훈련이다. 우리나라 중소기업들이 부스임차나 제작에는 많은 비용을 들이면서도, 정작 소홀히 하는 것이 바로 이 부분이다. 직원을 데려가건 현지 통역인력을 채용하건 스탭 교육이 되어 있지 않아 바이어와의 거래 기회를 놓치는 경우를 많이 봤다. 바이어는 부스 크기나 화려함에 끌리는 것이 아니다. 앞에 앉아있는 참가업체 직원과의 대화를 통해 신뢰를 얻는다. 부스 운영인력의 선발과 교육, 바이어를 만났을 때 상담하는 5단계 요령 대하여 알아보자.

1. 운영인력 선발

전시장에서 부스를 운영하는 인력은 평상시에 영업을 하는 것과는 분명 다르다. 회사에서 영업이나 마케팅을 담당하는 부서가 전시회를 준비하는 경우, 대개는 그 부서에서 직접 운영을 하게 된다. 그러나, 전시회는 일상의 영업환경과는 전혀 다르기 때문에, 전사적 차원에서 다음과 같은 기준으로 부스 운영인력을 선발하는 것이 좋다.

<부스 운영인력 선발 기준>

지식 : 제품에 대한 정보와 개발 및 기술에 대해 숙지하고 있는 인력

성향: 외향적이고 사람들과의 네트워킹을 선호하는 인력

직책: 대리/과장급의 중간 관리자

부서: 영업 및 개발 부서

해외 현지 에이전트, 파트너, 지사 관리자

전시회 현장에는 바이어나 고객뿐 아니라, 경쟁사나 기자 등 우리 회사의 기밀정보나 공개하지 말아야 할 것들을 물어보는 사람들도 있다. 해외 전시회의 경우 현지 통역인력 등만 부스에 남겨두고 전시장을 비우는 기업들은 특히나 전시회를 통해 자사의 제품과 기술 등의 기밀이 빠져나갈 수도 있다는 것을 명심해야 한다. 알려주어야 알 정보, 알려주지 말아야 할 정보를 미리 정리해두지 않으면 전시회에 나가지 않은 것보다 못한 결과를 가지고 올 수도 있다. 현장에는 신입사원보다 중간관리자, 자사의 제품과 기술에 대해 숙지하고 있고 상황에 맞게 현장 대응을 할 수 있는 인력들이 운영을 맡아야 한다. 또한 영업직뿐 아니라 기술자, 개발자 등 엔지니어를 꼭 포함시켜서 고객들의 생생한 피드백을 직접 듣고 제품 개발에 반영토록 해야 한다.

2. 부스 운영 교육

운영인력에 대한 교육목적은 무엇보다 부스 참가에 대한 명확한 목표를 갖게 하는 것이다. 해외 전시회의 경우 특히 명확한 목표가 없이 참가하면 전시기간 내내 부스에 자리만 지키다가 도시 관광만 하고 돌아오는 경우도 있다. 서두에도 밝혔지만 부스 인력에 대한 교육 및 사전 훈련은 전시회의 성과를 거두기 위한 가장 중요한 부분이다.

<주요 교육 내용 리스트>

자기소개 방법

전시회 정보 (전시 참가 목적, 주요 프로그램 등)

참관객 분석 정보(관심분야, 업종 등)

제품 특성 및 주요 차별점(부스 상담을 위한)

부스 미팅 스케줄 및 과제

드레스 코드

기자 인터뷰 대응 요령

곤란한 질문에 대한 대답 요령(FAQ list)

제품 시연 방법 및 기술 정보 습득

바이어 고객 정보 수집 방법

부스 운영인력의 사전 교육내용 중 중요한 것 위주로 정리하였다. 관람객이 부스를 방문할 경우 자기소개와 인사하는 방법부터 연습할 필요가 있다. 특히 해외전시회의 경우 영어 등 외국어는 사전에 미리 연습해야 한다. 현지 통역이나 외국어 가능 직원이 같이 참여하지만 의외로 첫인사도 제대로 못하는 경우가 많다. 고객과의 거래는커녕 말 한마디 못하고 지나치는 경우는 없어야 한다.

전시회나 참관객 정보는 참가 전시회를 이해하는데 도움이 된다. 특히 전시 주최자의 연락처나 컨택포인트를 알아두어야 현장에서 필요한 지원을 받을 수 있다. 주최자는 전시 정보의 허브이므로, 전시 오픈전 미리 미팅을 통해 주요 방문객, 네트워크가 가능한 참가업체, 특별 프로그램 등 적극적으로 마케팅할 수 있는 기회를 찾아야 한다.

기자나 경쟁사 등 곤란한 질문에 대한 대답을 미리 정리해서 가는 것도 매우 중요하다. 예전 중국 업체의 경우 CES 전시회에서 우리나라 및 해외 참가업체의 정보를 빼내어 카피 제품을 만드는 경우가 많았다. 기자 역시 경쟁사나 우리 회사의 불편한 내용들을 질문하고 부정적 기사를 내보내는 경우도 있다. 미리 매뉴얼을 작성하여 곤란한 상황에서 벗어날 수 있도록 해야 한다.

제품 시연 연습과 상세 기술 스펙에 대한 정보 역시 미리 숙지해야 한다. 현장에서 데모나 시연을 할 경우 관람객이 다양한 질문들을 쏟아낼 것이므로 마케팅 및 기술개발 팀이 협조하여 리허설을 통해 완벽한 시연을 할 준비를 해야 한다.

명함을 주고받을 경우 절대로 상대 앞에서 명함에 펜으로 적으면 안 된다. 명함은 자기 얼굴과 같은 것이므로 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있다. 고객이 떠나간 후 명함에 미팅 기록 등을 남기는 것은 괜찮지만 대화를 하면서 명함에 기록하는 것은 실례다.

3. 적정 운영 인력 산출하기

적정 인력 산출은 부스의 크기나 현장 마케팅 방법을 결정하기 위해 필요하다. 이론적이긴 하지만 아래의 산출 공식을 기본으로 대입하여, 현재 우리 회사의 상황에 맞게 인력을 산출하면 보다 효율적으로 부스 인력과 부스 크기 등을 결정할 수 있을 것이다.

적정 운영인력 산출 공식

위의 ①을 보면 분자는 우리 기업이 전시회 참가를 통해 얻고자 하는 계량적 목표이다. 잠재 고객 발굴 숫자일 수도 있고, 테스트할 제품이나 시연 숫자일 수도 있다. 판매나 계약 건수일도 있다. 무엇이건 참가 목표를 계량화한다. 분모는 전시회의 전체 운영시간이다. 개폐막 등 불필요한 시간을 제외한 실제 운영시간을 기록한다. 분자를 분모로 나누면 시간당 발굴 목표 숫자가 나온다.

②는 ①의 발굴 고객/시간을 분자로 하고 분모에는 데모나 상담에 필요한 시간을 적는다. 만약 데모가 평균 1회에 15분이 걸린다면 한 시간 기준으로 4번 한다는 뜻이다. 이렇게 분자를 분모로 나누면 최종적인 필요 인력 숫자가 도출된다.

아래에 적용한 예를 보자. 만약 전시회에서 잠개 고객 발굴 목표가 300건이라고 할 경우 이를 전체 운영시간(8h x 3일)으로 나누면 시간당 12.5건이 도출된다. 이것을 다시 시간당 4 시연으로 나누면 필요 인력은 총 3명이 나온다.

적정 운영인력 산출 예시

4. 부스에서 해야 할 것과 하지 말아야 할 것

부스에서 일하는 것은 말 그대로 '일하는 것'이다. 전시회는 쉬러 오거나 관광하러 온 것이 아니다. 십여 년 이상 부스를 관찰해보니 해야 할 것과 하지 말아야 할 것들이 패턴으로 나타났다. 아래 기본적인 것들만 지켜준다면 부스를 방문한 관람객과 바이어가 좋은 첫인상을 가지고 우리를 만나게 될 것이다.

5. 바이어 상담을 위한 Ask 노하우

상담은 곧 대화다. 대화를 풀어가는 방식은 사람 사는 곳 어디나 비슷하다. 전시장에서 바이어를 만났을 때, 어떻게 하면 자연스럽게 대화를 이끌어갈 수 있을까? 아래 방식을 통해 연습하면 한결 비즈니스의 시작이 부드러워질 것이다.

<대화를 시작하는 요령>

전시회에 어떤 걸 보고 싶어서 오셨습니까?

귀하의 사업은 어떤 건가요?

처음 만나는 상대방에게는 가급적 Yes or No를 요구하는 질문은 하지 않는 것이 좋다. 대화가 끊어진다. 이어갈 수 있는 질문, 가벼운 질문으로 시작하자. 전시회에서 찾고자 하는 제품이나 서비스가 무엇인지? 현재 비즈니스가 어떤 것인지를 묻고 관심 있게 듣는다면 대화의 첫 시작을 '시작'할 수 있다.

<우리 제품(서비스) 소개하는 요령>

우리 제품(서비스)에 대한 간략한 소개

타제품과 차별화 포인트

언론보도나 인증 등 신뢰할 수 있는 내용 소개

우리 제품의 주요 타깃 고객

우리 제품의 가치 (기대효과)

향후 사업 추진 기회 제안

우리 제품을 바이어에게 소개하는 것은 투자자에게 우리 회사를 알리는 방식과 유사하다. '엘리베이터 스피치'라고도 하는 이런 방식은 30초 안에 간단하게 우리 사업, 제품(서비스)을 요약하여 소개하는 방식이다. 30초 안에 위의 내용들을 소개할 수 있도록 사전에 충분한 숙지와 연습이 필요하다.

<Ask Why?>

위의 대화를 통해 관심을 보이는 바이어는 전시장에서 돌아가 향후 후속조치를 할 수 있도록 신속한 대처가 필요하다. 관심을 보이는 바이어에겐 관심의 이유를 물어보자.