상사의 레이더 안에 있으면 폭탄은 피합니다.

프로젝트 관리자와 이슈의 공유 

컨설팅 회사는 제한된 일정, 인력, 지식 및  예산하에 프로젝트를 수행하기 때문에 대부분의 컨설팅 조직 문화는  군대 문화와 유사한 면이 있습니다. 이러한 문화의 영향으로 일부 주니어 컨설턴트는 상사 또는 프로젝트 관리자를 어려워하는 경우가 있습니다.

상사 또는 프로젝트 관리자와 좋은 관계를 유지하는 방법 중의 하나는 상사에게 항시 보고하는 것입니다. 다르게 표현하자면 내가 하는 일의 상황을 상사와 공유하는 것입니다. 회의, 대면  보고뿐 아니라, 이메일과 문자 메시지 등을 사용합니다. 일이 주어졌을 때, 일을 끝내고 보고하는 경향이 있습니다만 이 방법은 위험이 있습니다.

회계, 영업, 구매, 인사, IT 등 5개 부문의 업무 프로세르를 개선하는 프로젝트를 가정할 때 프로젝트 관리자는 5개의 파트를 관리합니다. 프로젝트 관리자는 각 파트가 일정에 맞춰 일을 하는지, 산출물의 품질은 유지되는 지, 고객과 좋은 관계를 형성하는지 등의 많은 사항이 궁금하고, 자기가 언제 개입해서 지원해야 하는지 고민합니다.

이때, 각 컨설턴트는 자신의 업무 방향, 진도 그리고 이슈를 프로젝트 관리자와 항시 공유하는 것이 중요합니다.  예를 들어 프로젝트 관리자가 각 부분별로 현황 분석 보고서 작성을 지시했을 때, 어떤 컨설턴트는 자신감에 넘쳐서 보고서가 완료될 때까지 프로젝트 관리자와 커뮤니케이션을 하지 않는다면 결과는 성공 또는  실패입니다.  

다른 컨설턴트는 현황 분석 보고서를 작성할 때, 보고서 작성 방향, 참고할 자료의 확보, 고객의 참여 등 현황과 이슈를 프로젝트 관리자에게 보고서 작성 기간 동안 꾸준히 보고합니다. 이때, 컨설턴트 능력이 부족해서 이슈가 발생한다고 볼 수 있지만, 넓은 영역을 관리해야 하는 프로젝트 관리자 관점에서는 현황과 이슈에 대해서 늘 보고하는 컨설턴트를 믿을 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 이슈에 대해서 명확히 알고 있어야 자신이 언제 개입해서 지원하고 해결해야 하는지 알 수 있기 때문에 오히려 그 컨설턴트가 작성하는 보고서에 대해서 안심합니다. 

프로젝트 관리자가 컨설턴트가 진행하는 현황과 이슈를 항시 인지할 때, 그 컨설턴트가 작성한 최종보고서를 거부하지 않습니다. 프로젝트 관리자의 레이더에 항상 컨설턴트가 있다면 프로젝트 관리자는 그 컨설턴트에게 미사일을 쏘지 않습니다. 반면, 현황과 이슈에 대해서 늘 문제없는 것으로 보고하는 컨설턴트가 작성한 최종보고서는 프로젝트 관리자에게 폭탄 맞을 확률이 더 높습니다. 

컨설턴트가 프로젝트 관리자에게 현황과 이슈를 항시 보고한 다는 것이 프로젝트 관리자와 매일 회의를 한다는 의미는 아닙니다. 제가 말씀드리는 항시 보고는 주기적인 회의 또는 보고 시간뿐 아니라, 식사 또는 커피 마실 때, 잠시 휴실할 때, 함께 퇴근하는 시간 등을 이용하는 것입니다. 그리고, 메일과 문자메시지도 이용합니다.

일주일에 두 번 정도는 다음과 같은 메일 또는 대화를 프로젝트 관리자와 한다면 자신의 하는 일을 더 수월하게 마무리할 수 있습니다. 

--------------------------------

To 상무님, 

현황 분석 경과에 대해서 공유드립니다. 

1. 00 부서 고객은 현황 분석에 적극적으로 참여하고 있으나 00 부서는 협조가 미약합니다. 상무님이 회의 때 참석하셔서 지원 부탁드립니다. 

2. 00 영역 분석 시 참고 자료가 부족하여 분석 방향을 결정하기 어렵습니다. 혹시 참고 자료 공유 부탁드립니다.

홍길동 드림 

--------------------------------