읽는 사람 관점에서(2)
보고서에 상사의 마음을 어떻게?
많은 사람들이 '보고서는 읽는 사람의 관점(상사)에서 작성해야 한다'고 말합니다. '읽는 사람의 관점'을 바탕으로 보고서를 쓰는 것은 말보다 쉽지 않고 몇 가지 노력이 필요합니다.
어떤 측면에서 보면 '보고서'는 '제품'과 유사한 점이 있습니다. 소비자의 요구사항을 조사하여 제품을 만들듯이, 보고서에 대한 상사의 요구사항을 명확하게 파악해야 합니다. 특히, CEO 또는 임원이 'OO를 검토해봐'라고 뜬금없이 내려온 보고서는 요구사항을 다시 확인하지 않으면 100% 실패합니다. 임원에게 재질문하는 것이 부담스럽다면, 불명확한 보고서를 제출하고 싫은 소리를 듣는 것을 상상하세요. 용기가 날 거예요.
보고서에 대한 요구사항을 이해했을 경우라도 한번 더 확인하면 좋습니다. 가끔은 보고서에 대한 자신감으로 인해 "상대방이 듣고 싶은 이야기가 아닌 내가 하고 싶은 이야기"를 하는 경우가 있습니다.
'읽는 사람'과 보고서의 목적과 범위에 대해서 동의를 했다면, 다음은 '읽는 사람'의 과거 경험과 현재의 추세를 확인해야 합니다. 보고서의 내용이 '읽는 사람의 전문 분야'라면 내용을 축약하고 전문용어를 사용할 수 있고, '비전문 분야'라면 이해를 돕는 내용과 용어를 사용해야지요. 현재의 추세는 '읽는 사람'의 최근 관심사입니다. 보고서를 읽으면서 최근 관심 있던 내용을 자연스럽게 떠올리고 궁금한 점이 생깁니다. '읽는 사람'이 참석한 회의의 주제, 보고 받은 내용, 지시사항 그리고 주요 외부 뉴스 등이 모두 '읽는 사람'의 최근 관심사입니다. '읽는 사람'이 최근 회의에서 어떤 프로젝트의 일정 지연을 보고 받았다면, 새로운 보고서를 읽을 때도 일정 Risk를 확인할 것입니다. 작성자가 해당 분야의 전문가라도 위를 놓치면 100% 보고서에 미달할 거예요.
'읽는 사람'이 선호하는 보고서 형식까지 리서치 하면 좋겠지만, 우리도 자존심이 있으니까 형식은 우리 방식대로 가지요. 형식에 우려가 있다면, 긴 보고서는 1~2장 요약을, 짧은 보고서는 별첨에 추가 설명을 넣으면 무난합니다. 미사여구가 포함되지 않은 짧은 문장이 좋은 보고서인 것은 모두 아실 거고.
두 번째는 보고서 작성 후 Key Message를 한 번에 터뜨리지 말고, 가능하다면 보고서가 완료되기 전까지 '읽는 사람'에게 Key Message를 여러 차례 알려주면 좋습니다. 보고 이전에 Key Message를 제공하면, '읽는 사람'의 이해와 수긍을 돕고 피드백도 받을 수 있습니다. 보고서는 'Surprise'보다 'Communication'입니다.
가끔 대책 없는 경우가 '읽는 사람'이 보고서를 읽을 때마다 '자가발전'하거나 '요구사항이 불명확할 때'입니다. '자가발전이라는 것'은 보고서를 읽을 때마다 새로운 생각이 떠올라서 보고서 수정을 요청하는 경우이고, '요구사항이 불명확한 것'는 '읽는 사람'이 보고서를 볼 때마다 '보고서 범위와 목적이 아닌 것 같은데'라고 할 때입니다. 최악의 경우지요. 이때는 보고서 초안을 최대한 빨리 만들어서 공유해야 합니다. 그래야, 개념 없는 상사에게 개념을 주입할 수 있습니다.
'읽는 사람'이 층층이 쌓여있다면, 상사의 상사까지만 고려하는 것이 현실적입니다. 최상위까지 고민하면 좋겠지만 최상위까지 고민하기도 어렵고, 다양한 사람의 관심사는 보고서의 Message를 분산시킬 수 있습니다.
상사의 상사까지 고려할 때는 상사와 위에 언급된 내용을 공유하고 동의를 얻은 후 진행하세요. 상사도 자신의 상사에게 보고서가 잘 통과하기를 원할 터이니 동의할 거예요.
이 글을 보시는 분이 회사에서 '읽는 사람', 즉 보고 받는 분이라면 후배에게 보고서를 지시할 때 어떻게 해야 하시는지 아시겠지요. 보고서의 목적과 범위를 후배와 협의하여 확정하고, 자신이 관심 있는 고려사항을 전달하세요. 마지막으로는 보고서의 Key Message를 시간 날 때마다 후배에게 들으시면 됩니다. 그러면 '읽는 사람'과 '쓰는 사람' 모두 시간을 절약하고 행복합니다. 후배가 가져온 보고서를 보고 '이게 뭐야!'라고 하시면
'읽는 사람'이 게으른 겁니다.
위의 내용은 보고서 작성의 Skill에 대해서 말씀드렸습니다. Skill도 중요하지만 가장 중요한 것은 보고서에 들어가는 나의 메시지와 주장입니다. 그 메시지와 주장이 옳다면 파워포인트가 허접하고 문장이 어색해도 통합니다. '쓰는 사람'으로서 메시지와 주장을 만드시고 그 다음에 Skill을 갖추시면 됩니다.
추신 : 보고서에 고민하시는 분은 sejeleeac@gmail.com으로 연락 주세요. 의견 드릴게요.
