좋은 보고서 작성 방법(2)
나누고 버리고 줄이고
좋은 보고서 작성 방법(1), 신문 기사 활용법에 이어지는 글입니다. 재미도 감동도 없는, 길고 지루한 글입니다. 주의 바랍니다.
인터뷰 결과를 요약하는 방법
보고서를 위해서 인터뷰 결과를 요약할 때가 있습니다. 이 글에서는 인터뷰를 파워 포인트 한 장으로 요약합니다. 인터뷰 내용은 '대통령의 글쓰기'라는 책의 글쓰기 지침을 활용했습니다. 이 글이 보고서를 쓰는 방법에 대한 내용이므로 다른 주제보다 도움이 되리라 생각했습니다.
[ '대통령의 글쓰기'에서 발췌, 19~22 페이지, 강원국, 2014년 ]
1. 자네 글이 아닌 내 글을 써주게. 나만의 표현방식이 있네. 그걸 존중해주게
2. 자신 없고 힘이 빠지는 말투는 싫네. '~같다'는 표현은 삼가게.
3. '부족한 제가'와 같이 형식적이고 과도한 겸양도 예의가 아니네.
4. 굳이 다 말하려고 할 필요 없네. 경우에 따라서는 질문을 던지는 것으로도 연설문이 될 수 있네.
5. 비유는 너무 많아도 좋지 않네.
6. 쉽게 친근하게 쓰게.
7. 글의 목적이 무엇인지 잘 생각해보고 쓰게. 설득인지, 설명인지, 반박인지, 감동인지.
8. 연설문에는 '~등'이란 표현은 쓰지 말게. 연설의 힘을 떨어뜨리네.
9. 때로는 같은 말을 되풀이하는 것도 방법이네. '나에게는 꿈이 있습니다'라고 한 킹 목사의 연설처럼.
10. 짧고 간결하게 쓰게. 군더더기야말로 글쓰기의 최대 적이네.
11. 수식어는 최대한 줄이게. 진정성을 해칠 수 있네.
12. 기왕이면 스케일을 크게 그리게.
13. 일반론은 싫네. 누구나 하는 얘기 말고 내 얘기를 하고 싶네.
14. 치켜세울 일이 있으면 아낌없이 치켜세우게. 돈 드는 거 아니네.
15. 최대한 잘라서 단문으로 써주게. 탁탁 치고 가야 힘이 있네.
16. 접속사를 꼭 넣어야 된다고 생각하지 말게. 없어도 사람들은 전체 흐름을 이해하네.
17. 통계 수치는 글의 신뢰를 높일 수 있네.
18. 상징적이고 압축적인, 머리에 콕 박히는 말을 찾아보게.
19. 글은 자연스러운 게 좋네. 인위적으로 고치려고 하지 말게.
20. 중언부언하는 것은 절대 용납 못하네.
21. 반복은 좋지만 중복은 안되네.
22. 책임질 수 없는 말은 넣지 말게.
23. 중요한 것을 앞에 배치하게. 사람들은 뒤를 잘 안 보네. 단락 맨 앞에 명제를 던지고, 뒤에 설명하는 식으로 서술하는 것을 좋아하네.
24. 사례는 많이 들어도 상관없네.
25. 한 문장 안에서는 한 가지 사실만을 언급해주게. 헷갈리네.
26. 나열을 하는 것도 방법이네. '북핵 문제, 이라크 파병, 대선자금 수사...'나열만으로도 당시 상황의 어려움을 전달할 수 있지 않나?
27. 같은 메시지는 한 곳으로 응집력 있게 몰아주게. 이곳저곳 출몰하지 않도록.
28. 평소에 사용하는 말을 쓰는 것이 좋네. 영토보다는 땅, 식사보다는 밥, 치하보다는 칭찬이 낫지 않을까?
29. 글은 논리가 기본이네, 멋있는 글을 쓰려다가 논리가 틀어지면 아무것도 안 되네.
30. 이전에 한 말들과 일관성을 유지해야 하네.
31. 여러 가지로 해석될 수 있는 표현은 쓰지 말게. 모호한 것은 때로 도움이 되기도 하지만, 지금 이 시대가 가는 방향과 맞지 않네.
32. 단 한 줄로 표현할 수 있는 주제가 생각나지 않으면, 그 글은 써서는 안 되는 글이네.
나누기
어려운 용어를 쓰자면 멕킨지의 MECE 방법입니다. MECE는 Mutullay Exclusive and Collectively Exhaustive의 머리글입니다. 영어가 해석이 안됩니다만, 우리말로 '나누되 빠뜨리지 않는다'입니다.
위 대통령의 지침을 엑셀로 옮기고, 각 항목을 나눕니다. 저는 보고서가 주장하는 바(내용), 표현하는 방법(표현) 그리고 주장을 배치하는 방법(형식)으로 나눴습니다. 엑셀의 분류 1 칼럼에 해당합니다. 분류 1의 칼럼을 보완하기 위해서 분류 2 칼럼을 만들어서 키워드를 넣었습니다. 여기서 유의할 점은 두 가지입니다. 나눔의 기준이 바로 떠오르지 않으면, 정리할 내용의 구성요소를 인터넷에서 찾아서 적합한지 확인하고 사용합니다. 두 번째는 인터뷰 내용 중 일부가 나눔에서 벗어날 때입니다. 이때는 '기타'로 나누고 나중에 결정합니다.
버리기
중복되는 내용 또는 보고서 방향에 맞지 않는 것은 버립니다. 예를 들어, '20. 중언부언하는 것은 절대 용납 못하네'와 '21. 반복은 좋지만 중복은 안되네' 항목은 중복입니다. 항목 20을 버립니다. 단, 항목의 빈도와 횟수를 활용하려면 엑셀 칼럼을 만들어서 기록합니다. 버리고 나면, 인터뷰 결과의 키워드가 모습을 드러냅니다. 버리고 나면, 분류 2 칼럼의 키워드를 수정합니다.
줄이기
인터뷰 결과를 그대로 사용하기에는 말이 길지요. 의미를 훼손하지 않는 한 말을 줄이고, 합칩니다. 아래 엑셀에서 붉은 글씨가 줄이고 합친 말입니다. 이때 줄이는데 시간을 많이 쓰지 마세요. 파워포인트로 옮길 때 또 정리해야 합니다.
파워 포인트로 옮기기
'줄이기' 까지 진행된 엑셀의 내용을 파워포인트로 옮깁니다. 파워포인트를 읽으면 엑셀보다 내용의 순서, 적절한 단어 그리고 합쳐야 할 것이 보입니다.
파워 포인트 마무리
앞장의 파워포인트에서 빠진 목차, 헤드 메시지, 페이지 넘버를 추가합니다. 간단한 도형과 색상을 사용합니다. 앞장의 몇몇 표현을 바꿨습니다. 과도한 겸양, 과도한 비유, 과도한 수식은 하나로 묶었습니다. 과도한 겸양, 비유, 수식.. 접속사는 구체적인 단어인 '그리고, 그러나, 그러므로, 왜냐하면'.. 모호한 표현은 여러 뜻으로 해석되는 문장으로...
파워 포인트 내용을 읽으면 다음과 같습니다. 내용은 목적을 분명하게, 내용은 한 줄로 주제가 표현되도록, 내용은 흔한 이야기가 아닌 내 생각으로, 내용은 책임 질수 있는 것으로, 내용은 중복을 피하고
도움이 되셨기를..
지루한 글이 끝났습니다. 도움이 되셨기를 바랍니다. 제가 위의 전체 그림을 PDF로 첨부합니다. Mac에서 작성한 PPT가 일반 PC에서 가끔 깨져서 PDF를 올렸습니다. PPT가 필요하신 분은 연락 주시면 보내드릴게요. 끈기 있게 끝가지 읽어주셔서 감사합니다.
