좋은 보고서 작성 방법(3)
파워포인트의 형식
현대카드 사장이 사내에서 파워포인트 사용을 한 달 간 금지한다.
이유는 파워포인트가 업무효율을 해치는 공공의 적.
파워포인트는 사실을 지나치게 단순화한다. 정치, 경제적인 맥락은 파워포인트의 큰 글씨 뒤에 숨어 버린다. 그 같은 복잡한 맥락을 보지 못한 채, 파워포인트의 큰 글씨에만 집중하다 보면, 우리는 진짜 중요한 정보를 놓치게 된다. (매일경제, 기사 일부 발췌)
위의 기사는 파워포인트의 폐해를 지적하고 있다. 옳은 말이지만 기사를 역으로 해석하면 직장인에게 파워포인트가 중요하다는 뜻이다. 파워포인트를 빠르게, 설득력 있게 만든다면 인정받는다는 이야기다.
이 글에서는 좋은 보고서의 형식 - 파워포인트의 형식에 대해서 말씀드린다.
'파워포인트 본문의 기본 구조'
파워포인트는 표지, 목차, 본문 그리고 별첨으로 구성된다. 아래 그림은 본문의 기본 구조이다. 본문은 목차(Index), 헤드 메시지, 내용(Body)을 포함한다. 헤드 메시지는 Leading Message 또는 Governing Message라고도 한다. 헤드 메시지는 해당 파워포인트 페이지의 내용을 한 줄로 요약한다. 내용(Body)은 헤드 메시지를 설명하거나, 헤드 메시지의 뒷받침한다. 아래 그림의 헤드 메시지는 '대기업은 명품 시장을 사업기회로 인식하여 대규모 투자 중'이다. 내용(Body)은 백화점, 명품 아웃렛, 면세점의 투자 현황을 기술하여, 헤드 메시지를 설명했다.
'헤드 메시지는 두줄 이하로 단출하게 '
아래 그림의 파워포인트 헤드 메시지는 너무 길다. 한숨 또는 두 숨에 헤드 메시지를 읽지 못하면, 헤드 메시지는 긴 것이다. 아래의 헤드 메시지를 읽어보시라. 네 숨 정도 걸린다. 헤드 메시지는 단숨에 읽을 수 있어야 한다. 이 원칙은 보고서뿐 아니라 프레젠테이션 할 때도 지켜야 한다. 자세한 설명을 위해 길게 쓰지만, 읽는 사람은 인내심이 부족하다. 긴 메시지는 작성자를 위한 것이지, 읽는 사람을 위한 것이 아니다.
아래 그림의 헤드 메시지가 긴 이유는 본문에 들어가야 한 내용이 포함되었기 때문이다. 앞 단락에서 말씀드렸듯이 헤드 메시지와 내용(Body)은 각기 역할이 다르다. 헤드 메시지와 내용(Body)을 역할에 맞춰 쪼개야 한다. 헤드 메시지는 원천기술 확보여야 하고, 내용(Body)은 원천기술이 무엇인지 설명해야 한다. 헤드 메시지에 많은 것을 넣지 말자. 단출할수록 이해가 쉽다.
'헤드 메시지만으로 스토리가 되도록'
컨설팅에서 처음 일했을 때, 선배가 한 말이다. 파워포인트를 각 페이지의 헤드 메시지만 읽어도 전체가 이해되어야 한다고 했다. 아래 그림은 프로젝트 착수 보고서의 헤드 메시지만 뽑았다. 1, 2번의 헤드 메시지는 프로젝트의 배경 또는 필요성, 3번은 프로젝트의 목적, 4번은 프로젝트의 범위를 설명하고 있다. 파워포인트의 내용(Body)을 읽지 않아도 한눈에 보고서의 내용이 들어온다.
'내용(Body)은 각을 잡자'
파워포인트 초보자가 많이 하는 실수가 형식의 균형을 잃는 것이다. 내용(Body)의 형식은 동일한 여백과 간격을 지켜야 한다. 그래야 보기가 좋다. 식탁에 밥상을 차릴 때도, 반찬을 식탁의 귀퉁이에 모아 놓지 않는다. 적절한 간격으로 배치한다. 파워포인트도 밥상과 같다.
'내용(Body)은 구체적 표현으로 짧게'
파워포인트 초보자는 멋진 말을 쓰고 싶어 한다. '효율적, 효과적, 성공적, 최대화, 최소화' 등. 보고서에 이런 표현을 쓴다면 고민이 부족한 것이다. '효율적'이라는 것의 기준을 제시할 수 없다면, 있는 그대로 써라. '10% 증가, 1억 감소' 등. '백내장 생각보다 안 비쌈'은 광고에는 멋진 문구이다. 보고서를 읽는 사람은 비싸다, 싸다보다 얼마에 관심이 있다. '백내장 수술 비용 = 100만 원'을 읽으면 싸다, 비싸다는 읽는 사람이 판단하면 된다. 마지막으로 헤드 메시지와 동일하게 길게 쓰지 말자, 짧게 짧게 가면 된다.
☞ 보고서, 제안서로 밤새는 분은 연락 주세요. 일찍 주무시도록 잔소리해드립니다. (sejeleeac@gmail.com)
