보고서 쓰는 법
모든 글은 읽히기 위해 쓰여집니다.
읽히는 것은 전하고 싶은 메시지를 독자에게 전달하기 위한 목적을 가집니다.
보고서는
누구에게 보고하는가를 통해 보고서의 주제가 정해집니다.
무엇을 보고하는가를 통해 소재, 정보가 정해집니다.
어떻게 전할까를 통해 목차, 문장표현, 시각화 방법이 정해집니다.
1.보고서의 주제
조직에서는 의사결정자 (상사)가 올바른 의사결정을 할 수 있도록 실무자가 보고를 하게 됩니다.
상황보고서는 상황을 알리는 것이 목적이므로 현상 / 현황 / 상황이 주제, 핵심메시지가 됩니다.
핵심메시지라 함은 목차 맨 앞에 위치하거나 가장 많은 양, 가장 집중해서 표현하는 정보를 말합니다.
결과보고서는 과거에 계획해서 실시한 일의 성과 즉 어떻게 되었는가가 주제입니다.
보고서에서는 결과, 결론, 경과 등으로 목차를 만들게 됩니다.
기획서는 미래의 목표를 달성하기 위해 전략을 설계한 보고서입니다.
바랄 기, 새길 획, 바라를 새긴다라는 뜻이므로 목표와 전략이 주제가 됩니다.
계획서는 셈할 계, 새길 획으로 도출한 전략을 일정, 담장자, 장소, 비용 등을 위주로 작성하는 보고서 입니다.교육계획서, 워크숍계획서, 간담회계획서와 같이 해법 자체보다 추진 일정이 중심이 됩니다.
2.보고서의 소재
주제를 전하기 위해서 소재를 동원하여 알맞은 흐름으로 배치합니다. 흐름은 구조, 목차라고 합니다.
보고서에 사용되는 소재는 목차명으로 바뀌게 됩니다.
배경 / 현상 / 문제점 / 원인 / 전략 / 위험 / 실행 계획 등입니다.
소재는 독자의 질문에 대한 답입니다.
배경 : 이 일을 왜 하는가?
현상 : 그래서 지금 상황은 어떤가?
문제점 : 현상 중에 우리에게 나쁜 영향을 미치는 것은 무엇인가?
원인 : 문제를 야기한 요소, 인과 관계가 있는 것, 우리가 제거해야 할 것은 무엇인가?
전략 : 원인을 제거할 방법은 무엇인가?
위험 : 전략을 실행하는 과정에서 발생할 수 있는 부작용은 무엇인가? 미리 고려해야 할 요소는 무엇인가?
실행 계획 : 전략을 누가, 언제까지 실행할 것인가?
3.구조 / 흐름
목차명이 소재라고 했습니다. 보고서 마다 모든 소재를 다 취할 필요는 없습니다. 주제를 전하기 위해서 꼭 필요한 소재를 논리적인 흐름, 의사결정자가 알기 원하는 순서로 배치합니다. 이것이 보고서의 구조입니다.
결과보고서는 결과 - 근거 - 향후 계획 또는 결과 - 근거 - 문제점 - 향후 계획으로 목차의 흐름을 구성하면 됩니다.계획서는 추진 배경 - 개요 - 세부 계획 - 비용으로 목차를 구성하면 됩니다. 보고서에서 개요는 두 가지 의미로 쓰입니다.전체 내용을 요약했을 때 개요라고 하기도 하고 육하원칙의 Who, When, Where에 해당하는 내용만 모아 두었을 때도 개요라고 합니다.기획서는 문제를 해결한 결과이므로 문제해결 프로세스가 목차로 들어 가면 됩니다. 배경 - 현상 - 문제점 - 원인 - 전략 - 실행계획 - 위험이 목차가 됩니다. 배경 속에는 필요성, 목적, 경과가 포함됩니다. 셋 중에 나의 기획서에 필요한 의미만 담으면 됩니다. 필요성이란 현상태와 현상태가 야기한 나쁜 결과를 보여줌으로써 이 기획이 필요함을 알리는 내용입니다.
목적이란 기대상태와 기대상태에 도달했을 때 누리는 효과입니다. 기대효과와 중복되는 개념이기도 합니다. 배경에서 필요성만 언급했다면 기대효과라는 목차명은 따로 추가해 주어도 됩니다. 경과는 이번 기획이 완전히 새로운 기획이 아니라 지난번 기획한 내용을 실행한 후 보완하는 성격이라면 지난번 기획의 전략을 실행한 결과와 잘못된 점을 묶어서 경과라고 표기합니다.
4.표현
누구에게 무엇을 어떻게 전달할 것인가에서 '어떻게'는 구조와 표현이라 했습니다. 표현은 문장표현과 시각화로 나뉩니다. 문장은 개조식으로 써주고 잘 읽히도록 간결하게 써줍니다. 개조식이란 낱개 개, 가지 조 라는 한자 의미에서 보듯이 문장 하나 하나를 말머리 기호 또는 번호를 붙여서 따로 따로 써주는 방식을 뜻합니다. 개조식으로 쓸 때는 의미를 구조화해주어 상위 개념은 말머리 기호 네모를 붙이고 하위 개념은 말머리 기호 동그라미를 붙입니다. 더 하위 항목이 있다면 □ ○ - · 의 순서로 붙여 주면 됩니다. 문장을 구조화 한다는 것은 전할 메시지를 상위 개념 - 하위 개념으로 만들어 준다는 의미입니다. 과일 - 사과, 복숭아, 자두는 항목으로 구조화한 개조식입니다. 자동차 - 엔진, 조향향치, 제동장치 는 분석으로 구조화한 것입니다. 전화 - 유선, 무선, 스마트폰 으로 시간 순으로 구조화한 것입니다.
시각화란 표,도형,그래프,이미지를 사용하여 메시지를 설득력 있게 해주는 작업입니다. 목차의 내용을 도출할 때 이미 어떤 그래프를 사용하겠다라는 것이 정해져야 합니다. 이미지는 사진을 쓸 수도 있고 인포그래픽으로 전달력을 높여 줄 수도 있습니다.
보고서 작성 강의는 이 네가지 영역에 대해 다룹니다. 강의란 수강한 사람이 현업에 돌아가서 적용할 때 '강의를 했다' 라고 말할 수 있습니다.
