19. 입찰을 준비의 기회로...
[실무 2부] 06. Early Set-up
입찰단계에서는 Proposal을 작성하는 것이 그 어떤 것보다 중요하다는 것은 두말할 나위가 없을 것입니다. 하지만 앞에서 강조한 대로 이 기간을 어떻게 활용하느냐에 따라 수주 후 실행에 큰 영향을 준다는 생각을 가지고 한 걸음만 더 나아가서 후속 업무인 엔지니어링 단계를 미리 준비하는 것이 좋습니다. 엔지니어링 기간이 넉넉하게 주어지는 프로젝트는 거의 없기 때문입니다.
이런 관점에서 엔지니어링 단계를 위해 입찰기간 동안 미리 준비해야 할 것들이 있습니다. 세부 사항들은 다음에 나올 '3부, 엔지니어링' 편에서 자세히 살펴보기로 하고 여기서는 개념 정도만 알아보겠습니다.
1. Organization
Proposal에는 Engineering Manager와 Lead Discipline engineer 정도만 표기한 조직이 포함됩니다. 하지만 엔지니어링 내부에서는 엔지니어까지 포함된 실제 프로젝트를 수행할 전체 조직을 구성해야 합니다. 엔지니어들이 입찰 단계에서부터 투입되어야만 ITB를 이해함은 물론 입찰기간 동안 일어나는 일들을 전부 공유할 수 있기 때문입니다. 모든 일에 History가 중요하지만, 특히 엔지니어링에서 History는 ‘돈’입니다.
2. Engineering Schedule (Level 2.5)
일반적으로 프로젝트 착수 일부터 제작 착수일(Work Commencement 또는 Steel Cutting)까지를 엔지니어링 기간 또는 상세설계 기간으로 표현하는데 프로젝트에 따라 보통 15~18개월 정도 소요됩니다. 물론 이후에도 할 일은 많이 있지만 이 시점까지는 상세설계를 마무리해야만 제작에 문제가 없기 때문입니다. 이 기간은 어떤 프로젝트이든 엔지니어링에 드는 절대적인 기간입니다. 만일 이 기간이 확보되지 않는다면 리스크가 매우 커서 별도의 대책을 수립해야 합니다.
지금까지는 대부분 프로젝트 기간이 부족하면 엔지니어링 기간부터 단축하는 것이 일상이었으나 그동안 수행 경험을 통해 단축만이 능사가 아니라는 것을 인식하기 시작한 것 같습니다. 그래서인지 요즘은 조금 늦게 제작에 착수하더라도 엔지니어링 기간을 확보하는 경향입니다.
Schedule은 Schedule Manager 주관으로 작성해야 하는 전문 분야입니다. 하지만 엔지니어링 Schedule만큼은 엔지니어링 매니저 주관으로 작성하는 것이 좋습니다. Schedule Manager가 엔지니어링 세부 일정까지 상세히 알기 어려울뿐더러 설령 잘 안다고 해도 실제 엔지니어링을 이끌어갈 엔지니어링 매니저가 권한과 책임을 지고 작성하는 것이 훨씬 정확하고 달성 가능성이 높기 때문입니다. 이점에 대해 일부 논란이 있기는 하지만 필자의 경험상 엔지니어링에 관한 것은 될 수 있는 대로 엔지니어링 매니저에게 권한과 책임을 주는 것이 훨씬 좋은 것이 확실합니다.
3. Early Deliverables
모든 프로젝트는 착수 후 일정기간 내에 제출해야 하는 문서를 규정하고 있는데, 30/60/90 days Deliverables라고도 하고 Early Deliverables라고 부르기도 합니다. 주로 프로젝트 초기에 양사가 업무를 수행할 절차 등을 규정하는 문서로써, 문자 그대로 30일 이내, 60일 이내 그리고 90일 이내에 각각 제출토록 요구합니다. 대부분 PM에서 준비할 문서이지만 아래와 같이 엔지니어링에 해당하는 도서들도 일부 있습니다.
- Document Control Procedure (Including Template)
- Document Numbering Procedure
- Equipment Numbering Procedure
- Master Document List
이 문서들은 프로젝트가 시작되면 바로 적용해야 하는 내용이기 때문에 계약 후에 작성하려면 시간이 매우 촉박하고 또한 절차가 정해지기 전까지 양사가 모두 불안정한 상태로 업무를 해야 하는 상황이 생길 수 있습니다. 따라서 가능하면 입찰단계부터 미리 준비하는 것이 좋습니다.
발주처에서 요구하는 사항은 아니지만, 이외에도 수주 후에 엔지니어링 기간 특히 주요 자재의 구매 기간이 촉박한 것을 고려하여 아래의 구매 기간이 오래 걸리는 장비(Lone Lead Item)의 발주에 필요한 문서는 입찰 기간에 미리 준비하는 것이 좋습니다.
- Material Requisition, Data sheet, Specification
- 장비에 적용할 전계장 Requirement 사항
- Spare Part Requirement
- Vendor Document Requirement 등
4. Engineering System
Engineering System은 절차서와 마찬가지로 수주 후에야 발주처와 협의를 하는 것이 대부분입니다. 하지만 시스템은 모두에게 적용되어야 할 공통 사항이기 때문에 프로젝트가 시작되면 곧바로 적용할 수 있도록 사전에 준비해 두어야 합니다.
미리 준비해야 할 Engineering System은 크게 아래의 세 가지 정도입니다.
- Document Control System
- Document Issue & Approval Procedure
- 3D Modeling Procedure
이상으로 입찰기간 동안 엔지니어링 팀에서 미리 준비해야 할 내용 몇 가지만 간략히 살펴보았습니다. 조금 욕심을 부려서 더 많은 준비를 하면 좋겠지만 사실 입찰기간이라는 제한된 일정과 한정된 인원으로는 더 준비하기는 쉽지 않습니다. 이 정도만 미리 준비해도 잘되었다고 할 수 있을 것입니다. 앞서 말씀드린 대로 다음에 나올 '3부, 엔지니어링' 편에서 조금 더 자세히 살펴보기로 하겠습니다.
필자가 업무를 하면서 이런 것들을 미리 준비해야 한다고 하면 프로젝트를 수주한 후에 하자고 주장하는 분들이 많습니다. 수주를 못 하면 헛일이라는 것입니다. 맞는 말입니다.
이 말을 들을 때마다 항상 하는 말이 있습니다. '지금 하나가 내일은 서너 개다'
리더십 교육에 가면 꼭 강조하는 말이 있습니다. ‘패러다임의 변화’입니다. 교육장에서만 맴도는 공허한 외침이 아니라 바로 지금 우리에게 요구되는 시대적 요구입니다. 이제라도 회사의 시스템도 바꾸고 불합리한 관행도 과감하게 바꾸어야 합니다. 무엇보다 중요한 것은 프로젝트에 임하는 엔지니어의 마인드입니다.
예전처럼 반복하면 더 이상 미래는 없습니다.
입찰은 회사의 총역량을 집결해야 하는 매우 중요한 업무입니다. 수주를 못 하면 내일은 없기 때문입니다.
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
