23. 꽃 길을 예비하는 Early Setup
[실무 3부] 04. Engineering Set-up
프로젝트가 시작되면 가장 먼저 해야 할 일 중의 하나가 프로젝트 진행에 필요한 절차(Procedure)와 시스템(System)을 정하는 것입니다. 프로젝트 참여자 모두가 정해진 절차와 시스템을 사용해야 하기 때문입니다. 그리고 절차와 시스템이 대부분 엔지니어링에 해당되기 때문에 프로젝트가 시작되면 엔지니어링 매니지먼트는 곧바로 발주처와 협의를 진행하고 문서로 확정해야 합니다. 이 시스템과 절차만 제때 확정해도 엔지니어링 업무의 흐름이 한결 부드러울 것입니다. 하지만 조금이라도 지연된다면 늦어지는 만큼 모든 프로젝트 참여자들이 혼선을 빚을 수밖에 없는 매우 중요한 사항입니다. 엔지니어링 매니지먼트의 중요한 역할입니다.
엔지니어링 초기에 꼭 확립해야 할 절차(Procedure)와 시스템(Engineering System) 중에서 필자의 경험상 가장 먼저 해야 할 일을 위주로 알아보겠습니다.
1. Document Control System
프로젝트용으로 생성되는 모든 문서를 발주처와 주고받는 시스템입니다. 발주처가 자신들의 시스템을 사용할 것을 요구하는 것이 일반적이나 사정에 따라 Contractor의 시스템을 사용한 후 마지막 단계에서 일괄 넘겨주도록 요구하는 경우도 있습니다. 따라서 어느 시스템을 사용할 것인지를 반드시 초기에 결정해야 합니다.
세계적인 오일 메이저들은 모두 자체 시스템이 내부와 외부 모두 사용이 가능하도록 잘 갖추어져 있으나 동남아 발주처들은 그렇지 못한 경우가 많이 있습니다. 자체적으로만 사용할 수 있게 되어 있다 보니 EPC Contractor에게 개방하기 어려워 프로젝트 기간 동안 Contractor의 시스템을 사용하다가 종료 후에 Data를 일괄 Handover 하는 경우가 많습니다.
2. Document Issue & Approval 기간
Contractor가 제출한 문서를 발주처가 검토하고 그 결과를 Contractor에게 회신해야 할 기간을 확정해야 합니다.
일반적으로 발주처는 자신들의 검토 기간 확보를 위해 보통 3주간을 요구하고 Contractor는 2주를 요청합니다. 1주 차이가 별 것 아니라고 생각할 수 있지만 한 문 서당 3회 정도 제출과 승인을 반복하는 것이 일반적인데, 넉넉하지 않은 엔지니어링 기간을 고려할 때 한 번 제출 후 회신하는데 3주가 걸리면 엔지니어링 기간이 절대 부족하게 됩니다. 더구나, 발주처 엔지니어가 바쁘다는 이유로 혹은 중요한 문서라 면밀한 검토가 필요하다는 이유로 이 기간을 지키지 않는 경우도 많아 Contractor의 일정에 차질을 빚는 경우가 많은 것이 사실입니다. 따라서, 초기에 양사가 협의하여 이 기간을 확정하고 양사 엔지니어들이 주지할 수 있도록 공지해야 합니다.
초기에 Engineering Schedule을 수립할 때도 반드시 이 기간을 반영하여야 하는데, 만일 발주처 요구대로 3주를 반영하여 Schedule이 부족하다면 이를 근거로 발주처를 압박할 수 있는 근거가 되기도 합니다. 발주처도 엔지니어링 문서 검토 때문에 프로젝트 일정에 영향을 주는 것을 원하지 않기 때문에 사유만 합당하다면 협의가 가능합니다.
참고로, 모든 문서를 2주로 확정하는 것은 불가능하지만 문서를 중요도에 따라 Category를 정하고 우선순위에 따라 2주 혹은 3주로 회신 기간을 따로 정하는 것도 좋습니다. 필자의 경험상 이렇게 제안하면 대부분 받아들입니다. 물론 문서를 Category를 나누고 협의하는 과정에 시간이 필요하지만 이로 인한 효과가 훨씬 크기 때문에 매니지먼트가 나서서 반드시 적극 협의를 해야 합니다. PM이나 엔지니어들은 절대 할 수 없는 일이기 때문입니다.
3. Document Control Procedure
앞서 확정된 시스템을 사용하되 어떤 방법으로 주고받을지, 그리고 Contractor 내부에는 어떻게 취합하거나 배포하는지 등의 절차를 상세하게 규정하는 절차서로 정해진 절차에 모든 엔지니어가 따라야 하므로 신중하게 정해야 합니다.
일반적으로 엔지니어링 문서는 아래의 절차로 진행합니다.
(1) Preparing
- 담당 엔지니어가 문서를 작성하는 과정
(2) Inter Discipline Check
- 작성한 문서를 정식 제출하기 전에 관련 부서의 검토를 받아 완성하는 과정
(3) Issue - Approval or Comment - Re-issue
- 완성된 문서를 발주처에 제출하고 발주처로부터 검토 결과를 받아 Update 하여 제출하는 과정
문서 Category 별로 위의 과정을 2회 또는 3회 반복하는 것이 일반적입니다.
4. Document Numbering Procedure
문서마다 부여되는 고유번호를 규정하는 절차서입니다. 프로젝트용으로 생성되는 모든 문서는 관리를 위해 반드시 고유번호를 갖도록 합니다.
발주처마다 자신들의 시스템에서 문서관리를 쉽게 할 수 있도록 규정을 하고 있어 Contractor는 이를 따르기만 하면 되므로 어렵지 않게 적용할 수 있습니다. 엔지니어들이 이 규정을 따를 수 있도록 문서로 만들어 확인하는 과정입니다.
하지만 가끔 문서 체계가 잘못된 경우도 있으므로 반드시 문서로 승인을 받아두어야 합니다. 발주처에서 시스템을 바꾸면서 자신들의 절차서에 반영하지 않고 프로젝트 계약서에 포함한 경우입니다. 필자가 직접 경험한 일로 있을 수 없는 일 같지만, 실제 일어난 일입니다. 프로젝트 중간에 발견되어 모든 문서 번호를 변경하느라 두어 달 고생한 적이 있습니다.
5. Equipment Numbering Procedure
프로젝트에 설치되는 모든 장비에 부여되는 고유번호를 규정하는 절차서입니다.
Document Numbering Procedure와 같이 발주처에서 이미 규정하고 있으나 일부 보완을 하는 경우도 많이 있습니다. 특히, Vendor에서 공급하는 장비에도 동일하게 적용되어야 하므로 초기에 확정되어야 합니다.
6. Master Document List
프로젝트용으로 생성되는 모든 문서의 목록입니다.
프로젝트에 필요한 문서를 사전에 정하기 위해 작성하는데, 문서가 필요에 따라 추가 또는 삭제될 수 있기 때문에 엔지니어링이 완료된 이후에야 완성될 수 있는 문서입니다. 따라서, 초기에는 꼭 필요한 문서 위주로 작성하고 프로젝트 진행 중에 일부 추가 또는 삭제하면서 지속해서 보완하여 프로젝트 끝에 최종 완성하면 됩니다.
참고로 가끔 프로젝트 초기에 확정을 요구하는 발주처가 있습니다. 이런 경우는 문서에 대한 개념이 부족하다는 것을 인정하는 발주처로 봐도 무방합니다.
3D Modeling7. 3D Modeling Procedure
3D Modeling의 범위와 단계별 Review 과정을 규정하는 절차서입니다.
예전에는 엔지니어의 머리에 있던 내용과 계산 결과가 도면으로 작성되었습니다. 하지만 10여 년 전부터 모든 엔지니어링 결과는 3D Modeling에 반영됩니다. 그리고 이 Model에서 직접 도면으로 변환(Extrude)합니다. 예전과는 확연히 다른 업무 방식으로 엔지니어링 업무에 상당한 변화가 일어난 것입니다.
3D Model의 중요성은 다시 언급할 필요가 없을 정도이며, 이를 검증하기 위한 3D Model Review는 엔지니어링 단계에서 빠질 수 없는 중요한 과정으로 자리 잡고 있습니다. 따라서, 초기에 기준을 설정하고 이에 준하여 진행할 수 있도록 발주처와 협의가 필요합니다. 이 절차서가 제대로 작성되지 않으면 각자 생각이 달라 실제 Review 과정에서 발주처와 얼굴 붉히는 일들이 많게 됩니다. Contractor 입장에서도 명확한 규정이 발주처의 과도한 요구를 제한할 수 있기 때문에 최대한 명확하게 규정하는 것이 좋습니다.
실제로 이 업무를 해보신 분들은 잘 아시겠지만, Review 과정에는 발주처 Operator들이 참석하는 경우가 많습니다. 문제는 이들이 자신의 운전 경험을 반영하려다 보니 프로젝트의 계약 범위를 넘어서는 무리한 요구를 하는 경우가 많습니다. 따라서 Contractor 입장에서도 명확한 규정이 발주처의 과도한 요구를 제한할 수 있기 때문에 최대한 명확하게 규정하는 것이 좋습니다.
3D Model Review는 매우 중요한 내용이므로 다음 장에서 조금 더 깊이 살펴볼 예정입니다.
8. Document Template
마지막으로 문서를 작성하는 양식(Format)입니다.
대부분 발주처마다 자신들이 사용하는 양식이 있으므로 그것을 제공하는 것이 일반적입니다. Contractor는 이를 따르기만 하면 되므로 어렵지 않게 적용할 수 있습니다.
가끔은 Contractor가 양식을 제안하는 경우도 있는데, 그때는 기존 양식을 가지고 협의하면 되기 때문에 어렵지 않은 일입니다. 하지만 어떤 형태이든 양식을 정하는 것은 매우 중요합니다. 문서를 작성하는 가장 기본이 정해진 양식을 따르는 것이기 때문입니다.
이상으로 프로젝트 초기에 Set-up 해야 할 업무를 살펴보았습니다.
이외에도 더 많은 내용이 있을 수 있으나 엔지니어링 초기에 이 정도만이라도 잘 준비한다면 나머지는 차근차근 챙겨나가도 문제없을 것입니다. 보시는 바와 같이 하나하나 중요하지 않은 것이 없습니다. 엔지니어링 매니지먼트가 왜 필요한지, 얼마나 중요한지 다시 한번 생각하게 됩니다.
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
