28. Procurement Engineering 2
[실무 4부] 02. Procurement Lessons Learned
Procurement Lessons Learned
Procurement는 EPC의 ‘P’를 구성하는 매우 큰 영역이며 단계마다 전문성이 요구되는 업무입니다. 그렇기 때문에 Oil Major는 Procurement를 전담하는 조직을 별도로 운영하며, Procurement Manager(PPM, Project Procurement Manager)를 선임하여 프로젝트 초기부터 업무를 관장하도록 합니다. 자재는 프로젝트를 좌우하는 중요한 Factor입니다. 업체 선정에서부터 제작 그리고 납품에 이르는 모든 과정 중에서 어느 한 곳이라도 문제가 생기면 이는 곧바로 프로젝트 Schedule과 Cost로 이어지기 때문입니다. 최근 들어 '품질 실패비용'으로 관리한다고는 하지만 아직 많이 부족합니다.
Procurement Lessons Learned
procurement 업무와 관련하여 마지막으로 그동안 필자가 경험하고 느낀 것 중 몇 가지를 소개합니다.
Lessons Learned라고 보시면 좋겠습니다. 이 내용은 회사의 정책과 연결되어 있기 때문에 프로젝트 조직이 아닌 회사 차원에서 검토할 내용이라 생각합니다.
1. 발주(PO) 지연
먼저 계약이 지연되는 경우입니다. 주로 예산이 부족하거나 비용 절감을 위해 다양한 방법을 찾느라 시간을 놓치는 경우입니다. 예를 들어, 일명 Spec. down이라고 하는 것으로 Project Requirement 수준을 낮추기 위해 발주처와 협의하는 과정에서 많은 시간이 소요되는 것입니다. 물론 Bidder와 금액 협상이 길어지는 경우도 있습니다.
예산이 부족하면 엔지니어로서는 달리 뾰족한 수가 없습니다. 발주처 엔지니어보다 기술력이 뛰어난 것도 아니어서 대안을 찾는다는 것이 쉽지도 않지만 찾았다고 하더라도 확실한 내용이 아니면 발주처 엔지니어를 설득하기도 어렵습니다. 차일피일 미루고 시간만 보내다 결국 원래대로 돌아가는 경우를 자주 보게 됩니다.
따라서, 매니지먼트는 예산을 주기적으로 확인하여야 하며, 부족한 경우 발주처를 설득할 것인지, 자체에서 선 진행하고 추후 협의할 것인지 등 사전에 전략을 마련해야 합니다.
발주가 지연되면 납기는 자동 연기입니다. 납기 단축을 요구하면 국내 업체들은 그나마 협조적이기는 하지만 해외 업체들에는 오히려 추가 금액의 빌미가 될 뿐입니다.
2. Vendor 관리
Vendor에서 제작하는 동안 Vendor를 관리하는 주체가 불명확합니다. 솔직히 말하면 없다고 보는 것이 정확할 것입니다.
Vendor Data 제출이 지연되면 당장 엔지니어링 일정에 영향을 주게 됨에도 불구하고, 어느 정도 지연되는 것은 당연한 것으로 치부되기도 합니다. 또한, 제작 여부는 제대로 확인하지 않고 Vendor에서 제출하는 Report로만 확인하다 보니 막판에 문제가 생기면 그때 가서야 부랴부랴 대책을 마련하느라 부산을 떠는 경우가 아주 많습니다. 하지만 한번 늦은 공정이 회복되는 것을 본 적이 거의 없습니다. Vendor 관리 주체를 명확히 하여 초기부터 관리해야만 하겠습니다.
3. 품질경영(Quality Management)
Vendor에서 제작하는 동안 여러 차례 중간 검사(Inspection)를 하게 됩니다. 검사는 ITP(Inspection & Test Plan)라는 문서를 통해 양사가 합의된 절차에 따라 진행을 하는데, 외국 Vendor인 경우 대부분 Lloyd, ABS 등 검사 전문업체에 용역을 주는 경우가 많습니다. 문제는 이 전문업체에서 보내는 검사관이라 할지라도 검사가 부실하게 진행된다는 것입니다. 검사관이 한 Vendor만 상대하는 것이 아니라 여러 업체를 돌면서 검사를 하는 것이 일반적이다 보니 업무량이 많아서라고 할 수도 있지만, 개인 성향에 따라서도 많은 차이를 보이는 것이 현실입니다. 부실한 검사는 결국 품질 관리가 되지 않은 채 입고되어 현장에서 다시 수정하느라 엄청난 비용과 시간을 허비하게 됩니다. 검사가 부실하다고 해서 검사 업체나 검사관에게 책임지도록 요구하는 것을 한 번도 본 적이 없습니다. 어느 검사기관이 제대로 검사를 할까요?
필자가 근무하던 회사에서는 이 때문에 주요 장비업체에는 직접 검사관을 보내서 검사하는 것으로 방침을 변경하고 있습니다. 늦었지만 그나마 다행이라 할 수 있습니다.
4. 입고 후 자재관리
자재가 입고되어 자재 창고에 보관 중이거나, 설치를 위해 현장에 투입한 후에 분실되거나 파손되어 못쓰게 되는 경우도 많습니다. 간단한 소모성 자재가 아닌 이상 자재 구매를 위해서 많은 시간과 비용을 투입하는데, 재구매를 하려면 동일한 절차를 반복해야 합니다. 또한 현장 일정에 맞추기 위해 긴급자재로 구매를 할 수밖에 없어 속칭 급행료를 내야 함은 물론, 외국 제품인 경우 항공운송 비용을 추가로 부담해야 하므로 이중 삼중으로 비용이 들어가게 됩니다. 엔지니어라면 모두 아는 사실이지만, 단지 급하다는 이유로 당연시하며 그 누구도 책임지지 않습니다.
Procurement Paradigm Shift지금까지 사례는 필자가 직접 경험한, 그리고 안타깝지만 아직도 현장에서 반복되고 있는 대표적인 사례들입니다. 수년 전부터 이 비용이 모두 ‘품질 실패비용’으로 환산되어 경영층에 보고되는 등 개선하려는 노력이 진행되고 있지만 아직도 많이 부족한 것이 사실입니다. 이 문제는 단지 구호로만, 독려한다고만 해결될 문제가 아닙니다.
프로젝트를 수행하다 보면 Procurment 조직에 대해 많은 생각을 할 수밖에 없습니다.
이제는 Procurement에 대한 Paradigm이 단순한 'Control'에서 'Management'로 변해야 합니다.
경영자는 물론 회사 차원에서 조직적이고 체계적으로 대처해야 하는 중차대한 사안임을 명심해야 합니다.
플랜트 EPC 프로젝트를 잘 아는 경영자라면 어떻게 할까요?
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
