31. Final Documentation
[실무 4부] 05. Close-out
Final Documentation은 발주처 성향에 따라 Handover Documentation이나 Final Dossier 등 다양하게 부르지만, 의미는 한 가지입니다. 엔지니어링 문서를 비롯한 프로젝트용으로 생성된 각종 문서를 정리해서 발주처에 인도(Handover)하는 것입니다. 발주처는 이 문서(Final Dossier)를 인도받아 플랜트 운영은 물론 유지보수(Maintenance) 업무 등에 활용하며, 때로는 후속 프로젝트에 참고로 사용할 수 있기 때문에 하나라도 빠지지 않도록 철저히 관리합니다.
지금까지 입찰(Bidding)을 시작으로 엔지니어링(Engineering)을 마치고 시공(Construction)과 시운전(Commissioning)을 위한 현장지원(Field Engineering) 업무까지 EPC 프로젝트에서 엔지니어링이 관여하는 업무를 모두 살펴보았습니다.
이제 마지막 한 단계만 남았습니다. Final Documentation입니다.
프로젝트가 완료(Project Completion)되기까지 여러 과정이 있지만, 완료 단계의 업무를 간략히 정리해보겠습니다. (용어나 역무 범위는 프로젝트마다 약간씩 다를 수 있음을 참조 바랍니다.)
- Mechanical Completion
- Commissioning Completion & Ready for Start-up
- Final Documentation
- PAC (Provisional Acceptance Certificate)
- Warranty Period
- FAC (Final Acceptance Certificate)
플랜트 시공이 어느 정도 마무리되고 일부 시스템의 시운전을 착수하기 시작하면 서서히 현장 인원을 철수하는 등 프로젝트를 마무리하기 시작합니다. 시운전은 설비의 설치와 검사가 완료된 상태에서 시험운전을 하는 과정이기 때문에 실질적으로 프로젝트가 거의 종료 단계라고 봐도 크게 문제없습니다. 시운전 중에 발생되는 문제는 Trouble Shooting이라고 해서 별도로 관리하게 되는데, 소수의 시운전 인원과 해당 장비업체(Vendor)가 해결하기 때문에 프로젝트 차원에서는 마무리 과정으로 보는 것입니다. 이때부터 프로젝트를 마무리하는 Final Documentation 업무를 시작합니다.
이제부터 Final Documentation 업무에 대해 하나씩 살펴보겠습니다.
Final Documentation 정의
Final Documentation은 발주처 성향에 따라 Handover Documentation이나 Final Dossier 등 다양하게 부르지만, 의미는 한 가지입니다. 엔지니어링 문서를 비롯한 프로젝트 용으로 생성된 각종 문서를 정리해서 발주처에 인도(Handover)하는 것입니다. 발주처는 이 문서(Final Dossier)를 인도받아 플랜트 운영은 물론 유지보수(Maintenance) 업무 등에 활용하며, 때로는 후속 프로젝트에 참고로 사용할 수 있기 때문에 하나라도 빠지지 않도록 철저히 챙깁니다.
Final Document는 크게 두 가지입니다.
먼저, 기술문서만 정리해서 인도(Handover)하는 것입니다.
통상의 발주처는 플랜트 설비의 운영이나 후속 업무에 참고 용도로만 사용할 경우 기술문서만 제출할 것을 요구하는데 대체로 아래의 문서들이 해당됩니다.
기술문서 목록
- Engineering Deliverables
- Procurement Documents
- Quality Documents - Inspection & Test Report
- Commsissioning Documents
또 하나는, Close-out Report 형태로 제출하는 것입니다.
기술 문서뿐 아니라 프로젝트 개요부터 시작해서 진행 과정 그리고 마무리까지 프로젝트 전체를 정리하는 차원으로 일종의 '백서(White-paper)'라고 보면 됩니다. 이 경우에는 작성할 내용이 많고 복잡해서 시간이 오래 걸리므로 발주처와 조금 더 일찍 작업을 시작해야 합니다.
아래는 필자가 직접 수행한 프로젝트에서 사용한 Close-out Report의 Contents입니다.
기술문서만 제출할 것인지 아니면 Close-out Report를 제출할 것인지는 이미 계약서에 명기되어 있기 때문에 다시 협의할 필요는 없습니다. 하지만 Final Documentation을 준비하고 승인하는 과정은 발주처마다 업무 수행방식이 다르기 때문에 꼭 이렇게 해야 한다고 정의하기 어려운 것이 사실입니다. 게다가 대부분 프로젝트 마무리 단계에 와서야 세부 협의가 시작되기 때문에 미리 준비하기도 여의치 않습니다. 하지만 전반적인 내용을 이해하고 있다면 초기부터 어느 정도 준비할 수 있을 것입니다.
진행 절차
대체로 아래의 업무 순으로 진행하는 것이 일반적입니다.
1. 발주처와 협의할 내용
1) 제출 문서의 범위 : 엔지니어링 문서, 구매 관련 문서, 각종 검사 보고서, 시운전 결과 등
(발주처는 모든 문서를 제출토록 요구하지만 될 수 있는 대로 제출 범위 최소화 필요)
2) 제출 형식 및 수량 : Hard Copy, Soft Copy, Binder 등
3) 제출 방법 및 승인 일정 협의 : 제출 후 2 개월 이내 총 2회 등
4) 협의결과를 문서(Procedure)로 작성
2. 협의 결과에 따라 작업
1) Hard Copy, Soft Copy, Binder 등 발주처 요구에 맞추어 작성
2) Document Manager 지휘 하에 공종별로 작성
3. 제출 및 승인
아주 간략하게 정리했지만 단계마다 발주처와 협의하는 과정이 결코 쉬운 일은 아닙니다. 발주처 성향에 많이 좌우하기 때문입니다. 또한 이미 협의한 대로 작성하여 제출하더라도 승인과정에서 수시로 변경이나 보완을 요구하는 등 추가로 할 일이 많습니다. 작성하는 입장에서도 방대한 양의 문서를 완벽하게 작성하다 보면 아무래도 실수할 수도 있고, 발주처에서 지적(Comment)하면 수정(Update)하는 수밖에 달리 방도가 없습니다.
하지만 업무가 이러한 절차로 진행된다는 정도만 기억해도 충분한 도움이 될 것입니다.
조직(Organization)
대부분의 발주처는 이 업무를 프로젝트팀이 아닌 자체 문서관리(Document Management) 조직에서 담당하며 Document Manager를 선임하여 모든 권한과 책임지고 업무를 수행합니다. 발주처의 프로젝트 조직은 해당 프로젝트만을 위해 구성된 임시 조직이기 때문에 문서관리에 대한 전문성이 부족하기도 하지만 바쁜 업무로 인해 문서를 챙기는 것에 소홀하기 때문입니다. 따라서, 우리도 문서관리 조직과 Document Manager를 제대로 선임해서 프로젝트 초기부터 문서 관리는 물론 발주처 Document Manager를 상대해야 합니다.
하지만, 우리나라는 대부분 문서관리 조직을 임시조직으로 구성합니다. 단순히 문서를 주고받는 조직이라는 인식이 강하기 때문입니다. Manager 또한 Document Management 경험을 가진 전문가가 많이 부족하다 보니 Manager라는 호칭은 붙어있지만 대부분 단순히 문서를 주고받는 것을 관리(Document Control)하는 정도의 역할에 그치고 있은 것이 사실입니다. 그렇다 보니 발주처와 대등한 관계로 협의하기보다는 그들의 요구에 일방적으로 끌려가는 경우가 많습니다.
또 한 가지, 내부적으로 문서관리 조직이 엔지니어링 조직에 있느냐 프로젝트 조직에 있느냐 하는 것도 매우 중요합니다. Final Document는 엔지니어링뿐 아니라 Procurement, Quality 그리고 Commissioning 등 전사 조직이 준비해야 하는 업무입니다. 하지만 엔지니어링 문서가 많다는 이유로 다른 조직은 뒷짐 지고 있고 엔지니어링 조직에서 주관하는 경우가 많습니다. 필자의 경험으로 볼 때, 문서관리(Document Management) 조직은 회사 차원의 별도 조직으로 운영하는 것이 좋습니다. Document Management도 전문영역입니다. 프로젝트가 시작되면 Document 담당자를 프로젝트에 전담할 수 있도록 하여 프로젝트 차원에서 문서를 관리하는 것이 좋을 것입니다. 엔지니어링 조직은 프로젝트 전체를 보지 못하고 엔지니어링 문서에만 집중하는 경향이 있어 큰 그림을 놓칠 수 있기 때문입니다.
Final Documentation 업무는 발주처와 수많은 협의가 필요한 업무입니다.
양사가 수시로 마주 앉아 협의하지 않으면 시간만 흐를 뿐 절대로 진행되지 않습니다. 발주처는 돈을 쥐고 있기 때문에 급하게 서두르지 않습니다. 그런데 우리는 제대로 대응하지 않고 대충 넘어가려다 시간이 흐르면 결국 해줄 것 다해주는 것을 자주 보았습니다.
이제라도 문서관리(Document Management)도 전문분야임을 인식하고 조직과 사람(Document Manager)을 키워야 합니다. '사람'은 절대로 하루아침에 만들어지지 않습니다.
Payment Milestone 또는 PAC(Provisional Acceptance Certificate)과의 연계
한 가지 더 알아야 할 것이 있습니다.
대부분 프로젝트는, Payment Milestone이라고 해서 프로젝트 중간에 미리 정해진 단계를 완료할 때마다 발주처로부터 수금을 할 수 있는데, Final Documentation 역시 Payment Milestone과 연계된 경우가 많습니다.
또 하나 중요한 것은, PAC(Provisional Acceptance Certificate)를 받으려면 Final Documentation이 완료되어야 합니다. 발주처 입장에서는 돈을 주고 나면 문서를 받기 어렵다는 것을 그동안의 경험을 통해 잘 알기 때문에 PAC를 발급하기 전에 반드시 Final Documentation 완료를 조건으로 내세우는 경우가 많습니다. PAC는 프로젝트를 성공리에 마무리했다는 일종의 확인서입니다. PAC를 발급한 이후에는 Warranty 기간으로 넘어가기 때문에 이 비용 일부를 제외하고 프로젝트 비용을 전부 지급해야 합니다. 따라서 발주처 입장에서는 PAC 발급에 매우 신중할 수밖에 없기에 Final Documentation을 선결 조건으로 내세우는 것입니다.
필자의 경험으로 Final Documentation 작업에만 거의 2년여 소비한 프로젝트도 있습니다.
사소한 것 하나까지 지적을 하면서 승인을 해 주지 않으면 Contractor 입장에서는 달리 방법이 없기 때문입니다. 물론 발주처 성향에 따라 다르기는 하지만 그렇다고 결코 쉽게 볼 업무가 절대 아닙니다. 보통 6개월에서 일 년 이상 걸리는 것을 미리 고려하여 사전에 잘 준비하는 것이 매우 중요합니다
어느덧 입찰(Bidding)을 시작으로 엔지니어링(Engineering)을 마치고 시공(Construction)과 시운전(Commissioning)을 위한 현장지원(Field Engineering) 그리고 마지막 Final Documentation까지, EPC 프로젝트에서 엔지니어링이 관여하는 업무를 모두 살펴보았습니다. 과정마다 엔지니어링이 하는 업무가 참 많다는 것을 다시 한번 깨닫습니다. 이렇게 많은 업무를 하면서도 늘 '영원한 을'로 살아가는 엔지니어들이 불쌍하면서도 한편으로는 그나마 자신의 자리에서 묵묵히 일하는 모습이 존경스럽습니다.
대한민국 플랜트 EPC 엔지니어링 파이팅입니다.
대한민국 플랜트 산업의 부흥을 꿈꾸는 자, oksk
