[박정민의 수다다방] 두괄식 보고 vs. 미괄식 보고
일터에서의 소소
일터에서 함께 일하고 있는
리더와 구성원 사이에서
서로에게 투덜투덜거리는 주제 중에
매우 자주 출연하는 것이
‘보고(reporting)’입니다.
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[구성원]
아니, 왜 제가 하는 말을
끝까지 안 들으시는지 모르겠어요.
이야기를 하고 있는데 중간에 툭툭 끼어드셔서
말을 막으시니까, 무슨 말을 못 하겠어요.
제가 어떤 생각을 가지고
일을 어떻게 진행했는지를 아셔야,
결과가 왜 그렇게 도출되었는지를
이해하실 거잖아요.
그래서 지금 설명을 하고 있는건데,
왜 말을 못하게 하시죠?
[리더]
아니, 지금 시간도 없어 죽겠는데,
쓸데 없는 이야기를
왜 주절주절 늘어놓고 있는지 모르겠어요.
그러다보니 자꾸 끼어들게 돼요.
알았고, 그건 됐고.
뭐가 문제냐고.
어떻게 하겠다는 거냐고.
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그래서,
리더분들은 핵심을 먼저 이야기하는
‘두괄식’ 보고를 제발 좀 했으면 좋겠다고 하시고,
구성원분들은 제 이야기를
제발 좀 끝까지 들으시라며
‘미괄식’ 보고를 하는 경우가 많은 것 같습니다.
양쪽의 투덜거림을 들어보면
다 이해가 갑니다.
구성원은 시간을 들여
업무를 진행한 과정을 설명하고 싶구요,
리더는 시간이 없으니
결론부터 알고 싶은 겁니다.
그러니까
어느 한쪽이 잘못했으니
누구에게 맞춰야한다 라고 이야기할 문제는
아닌 것 같습니다.
과제의 특성과 상황적 맥락에 따라
두괄식 보고가 맞을 때도 있고,
미괄식 보고 방법이 더 적절할 때도 있으니까요.
다만,
어떻게 하면 상대방에게
내가 말하고자 하는 바를
효과적으로 전달해서
상대방이 내가 원하는 방향으로
움직이도록 할 것인가에 대한 고민은
리더와 구성원 모두
지금보다 더 많이 해야 한다고 생각됩니다.
지금 상태는,
“아이, 씨.
왜 그따위로 보고를 해?”
”아이, 씨.
왜 저따위로밖에 이야기를 못 들어?”
이렇게 상대방을 비난하며
툴툴거리는 것에 멈춰있는 것 같아
아쉽거든요.
그리고, 효율성과 생산성을 높이기 위해,
보고방법에 대한 의논과 합의를 하는 과정을
리더와 구성원이 함께
꼭 해보셨으면 좋겠습니다.
리더쪽에서는
보고를 받을 때
리더가 선호하는 방법은 어떤 것이고,
그 이유는 무엇인지,
그리고 보고에 꼭 들어갔으면 하는
요소들이 무엇인지에 대해 이야기해주시구요.
(예전에 리더십코칭에서 뵈었던
한 임원분도 자꾸 보고시 말을 막는다는
구성원들의 피드백을 받으신 후,
보고때 꼭 알고 싶은 요소들의 목록을
구성원분들께 알려주셨어요.
이것만 명확하게 이야기해주면,
안 끼어들고 듣고 있겠다고.
또 보고장표에 그 내용을 잘 담아주면,
최대한 빨리 의사결정을 내리고
보고시간을 줄이겠다고요.
그러한 요구에 맞춰
구성원들도 변화를 보였고
리더도 약속한 반응을 보여줘서
조직의 반응은 매우 좋았습니다.)
그리고,
구성원쪽에서는
자신의 생각과 의도, 노력과정을
충분히 이야기하기 위해
보고방법을
어떻게 하고 싶은지에 대해
이야기해주실 필요가 있습니다.
(어떤 구성원분이 이런 이야기를 해주시더군요.
예전에는 보고장표를 만드는 데에
거의 모든 시간을 다 쓰는데 당연했다구요.
그 내용을
어떻게 전달해야 할지,
상사에게 어떻게 잘 설명을 하고
설득을 해야
원하는 바를 얻어낼 수 있을까를
고민해야 한다는 사실을
이번에 처음 알게 되었다구요.)
우리 모두 다 알아듣는
한국말을 하고 있고,
한국말로 쓰여진 자료를 보고 있으니까.
당연히 알아듣는 거 아냐? 라고
생각하는 오류가 있는게 아닐까
조심스럽게 생각해봅니다.
어떻게 표현을 해야
상대방이 더 이해를 잘 할까?
제한된 시간 내에
보고 내용의 구성과 순서를
어떻게 잡는 것이 좋을까?
(요새는 더욱이
회의 시간을 최대한 짧게 줄여서
일을 할 수 있는 시간을
많이 확보하자는 분위기이기 때문에,
짧은 시간 내에
필요한 내용을 전달하기 위해
말을 어떻게 해야 할지,
보고자료를 어떻게 만들어야 할지에 대한
고민이 더 많이 필요하다고 생각됩니다)
보고내용에 대해
어떤 식으로 귀를 기울이고,
어떻게 질문과 반응을
보이면 좋을까?
우리 부서의 업무 특성과
현재 상황을 고려할 때
보고장면의 설계는
어떻게 하는 것이 좋을까?
이와 같이
정말정말 중요하지만
깜짝 놀랄 정도로
조직에서 논의하지 않고 있고,
업무동료들이 검토하지 않고 있는
Work Process Management를
리더와 구성원들이
머리를 맞대고
정기적, 지속적으로 해나간다면,
절대로 끝이 날 것 같지 않아
막막해보이기만 하는
두괄식 vs. 미괄식 논쟁은
종결할 수 있을거라
생각됩니다.
