사업체계도에선 흐름과 체계가 보여야 한다
사업체계도는 사업의 전반적 내용과 흐름을 한눈에 보이도록 도식화한 것이다. 문제의식, 전개 방식 및 방향, 자원 간 연계, 프로세스나 자원 간 연계 밀도 등을 시각화하여 텍스트는 최소화하고, 가능한 이미지로 텍스트를 대체해 본다. 기호나 이미지로 또 다른 방식의 집중을 만들어 내는 것이다.
사업계획서에 담긴 내용의 이해를 돕거나 전달력을 높이기 위해 사업 전체의 범위나 흐름이 잘 보이게 표현하고, 프로세스별 사업의 강조 포인트를 잘 담아내야 한다.
또한 문제의식, 욕구와 연관된 사업의 키워드를 추출하여 체계도의 틀을 삼거나 목적과 목표를 중심으로 사업의 흐름과 프로세스를 체계도에 반영하여 구성할 수도 있다.
체계도는 세밀하고 구체적인 내용의 전달이 목적은 아니다. 전체적으로 대상, 주요 개입내용, 방식, 순서, 영향관계, 기대효과 등을 한눈에 가늠할 수 있도록 한다. 그래서 작성자는 체계도를 그리면서 사업의 전체적인 윤곽과 서비스, 정보 등의 흐름이 의도에 맞게 설계되었는지를 점검해 볼 수 있다는 장점도 있다.
사업이나 프로그램의 체계와 흐름을 한눈에 이해할 수 있으나 구성하고 표현해야 할 사업이나 프로그램이 점점 복잡해지고 원인, 영향관계, 개입방식, 변수 등이 다양해지면서 전체 사업의 윤곽과 유기적인 흐름을 간단하게만 나타내는 것이 어려워지기도 한다.
선과 면 & 영역과 경계
체계도는 텍스트의 나열만으로 해당 내용을 효과적으로 전달하는 것이 제한적일 때 활용할 수 있다. 영역과 경계를 잡아주는 원, 사각형, 삼각형 등의 도형과 사업의 흐름과 방향을 표시해 주는 선, 화살표로 도형을 연결한다.
선의 굵기, 점선이나 선의 표현방식, 명확한 방향성을 알려주는 화살표로 흐름과 방향을 정한다. 일방향적 흐름과 상호작용, 쌍방향의 영향 관계를 나타내는 화살표의 방향에 따라 흐름과 순환, 관계의 상호성을 나타낸다.
명확한 영향 관계나 흐름의 예측을 보여주려면 점선이나 직선이 아닌 다른 표시를 하기도 한다. 도형이나 선에 색을 입혀 시각적 효과를 주기도 하지만, 흐름이나 유사한 영역은 비슷한 색깔로 표시하여 관련성이 높은 프로세스임을 나타내기도 한다.
체계도를 그리며 사업의 스토리를 만들어낸다
체계도는 해당 사업에서 강조하는 바가 한눈에 보여야 한다. 도형 면의 크기나 선의 굵기, 명암이나 색깔을 통해 사업의 시작점과 마무리 지점, 과정이나 흐름을 강조하거나 체계도 구성 요소 간 흐름을 시각적으로 표시하여 해당 사업의 전체 스토리를 만들어낼 수도 있다.
가장 잘 표현된 체계도는 사업을 이해하려는 사람이 체계도 작성자의 의도대로 체계도를 읽어내는 경우이다. 누구를 대상으로, 어떤 내용의 사업/프로그램인지, 어느 정도 수준으로, 어떤 흐름을 갖고 개입하는지, 어느 단계의 프로세스가 더 중요한 지가 잘 드러나야 한다. 혹 체계도를 보고 사업명이나 프로그램명을 유추할 수 있다면 전달력이 좋은 체계도라 할 수 있다.
체계도는 언제 그리면 좋을까?
기획안을 작성하면서 사업의 틀을 세우고, 프로세스와 사업의 흐름을 나타내기 위해 체계도를 먼저 그려볼 수 있다. 도형을 그리고, 최소화한 텍스트로 내용이나 단계를 표시하여 사업의 논리적 흐름, 인과관계, 상관관계를 추론해 볼 수 있다. 또한 체계도를 스케치하면서 사업 프로세스상에 '중복'이나 '누락'이 없는지, 각 단계 진행상에 '비약'이 없는지, 특정 단계나 영역에서 '불균형'이 강조되지는 않는지 점검해 보는 측면에서도 체계도는 유용하다.
한편 기획안이나 계획서를 (어느 정도) 작성하고 나서 요약이나 정리, 이해나 시각적 전달력을 높이기 위해 나중에 체계도를 그려 삽입하기도 한다. 최종 리포트에 작성 시점이나 선후관계를 표시하는 게 아니기 때문에 체계도의 작성 시점은 작성자의 스타일이나 체계도가 나타내고자 하는 바에 따라 달리할 수 있다.
사업체계도는 어떻게 그리고, 어떻게 활용하면 좋을까?
사업계획서나 공모사업 프로포절 양식에 사업체계도 항목이 있다면, 이는 지원 기관이나 작성자가 사업의 전체적인 윤곽이나 흐름을 잘 이해하고 있는지를 중요하게 여긴다는 것을 의미한다. 만약 항목에 없더라도 심사자, 평가자의 사업/프로그램에 대한 이해를 돕기 위해 사업체계도를 삽입하는 것도 긍정적으로 검토해 볼 만하다.
또한 사업체계도의 특성상, 체계도를 어떻게 그려야 하는지는 정해진 규칙 같은 것이 없기 때문에 기획사업 특성이나 프로그램의 구성, 내용에 맞게 도식화하여 반영해 보는 것이 중요하다. 그래서 많이 그려보고, 잘 활용해 보는 경험이 필요하다.
무엇보다 사업체계도는 계획서 내용과 유기적인 연관성을 갖고 있어야 한다. 사업의 단계별 흐름이 강조되는 체계도는 도형과 도형 간 흐름이나 연결을 보여주는 선, 화살표가 많이 강조될 것이고, 사업의 단계적 위계가 강조되는 경우는 위에서 아래로, 혹은 아래에서 위로 흐름을 갖는 체계도가 강조될 것이다.
단계나 흐름보다는 사업 내용이나 영역이 강조되는 경우에는 화살표보다 유기적인 연결을 확인할 수 있는 선들이 어디에서 어디로 연결되었는지를 보는 것도 도움이 된다. 다만, 너무 많은 도형, 이들을 연결한 선, 화살표가 많으면 오히려 사업에 대한 이해를 방해하거나 사업이 체계적이지 못하다는 인상을 줄 수 있다. 이는 사업 담당자가 그 사업에 대해 생각을 충분히 정리하지 못했거나 사업의 목적, 성과, 기대효과가 다소 불분명해 유기적인 체계를 구성하기 힘든 경우일 수 있다.
여러 장의 사업계획서 내용보다 한 단락의 사업 필요성, 반 페이지 정도의 사업체계도를 그리는 것이 더 어려울 수 있다. 전반적인 내용을 요약하고, 핵심을 응축하여 반영해 내는 과정의 어려움이 있다. 혹 다른 사업의 기획안이나 계획서에 사업체계도를 복사해서 넣어도 별로 어색하지 않다면, 사업을 다시 기획하거나 체계도를 다시 그려야 한다.
표현 기호는 일부 복사해서 사용할 수 있을지 몰라도, 내용과 구성을 '복사-붙이기'로도 충분하다고 생각한다면 고유성을 갖는 새로운 사업이라 말하기 어렵다. 2~30페이지 사업계획서 보다 밀도 있는 사업체계도 한 장의 임팩트가 더 클 수 있으니 시간과 고민을 더 해 볼만하다.
