GTD 할 일 정리의 기술

제14화 《쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법》 데이비드 앨런

by 소호

Dec 7. 2019

소호의 생산성을 높여요 - 014. [할일] GTD 할일 정리의 기술 | ‘쏟아지는 일 완벽하게 해내는법

소호의 생산성을 높여요의 인기 방송 014. [할일] GTD 할일 정리의 기술 | ‘쏟아지는 일 완벽하게 해내는법

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적게 일하고 많이 버는 고수가 되기 위한 ‘생산성 높이기 프로젝트’. 일과 삶, 그리고 당신의 하루에 필요한 생산성을 연구합니다. 소호의 생산성을 높여요.

매주 금요일, 작가 소호와 꾸역꾸역 사는 꾸꾸옹, 15년 차 생활체육인 시봉님이 함께합니다. 팟캐스트/팟빵/네이버 오디오 클립을 통해 들을 수 있습니다.

Getting Things Done, GTD

GTD는 Getting Things Done의 약자로, 세계에서 가장 영향력 있는 생산성 전문가이자 포브스가 선정한 미국 최고 경영 코치인 데이비드 앨런의 할 일 정리 방법론이다. 실제로 써 본 사람들의 엄청난 지지를 받는 방법론인 동시에 할 일 관리계의 고전 같은 책이라고 한다. 쏟아지는 할 일들에 파묻혀 살고 있는 사람이라면 GTD를 한번 써볼 것을 추천한다.

작은 요령 '문 앞에 두기'

다음 날 꼭 가져가야 하는 물건을 잊지 않기 위해 문 앞에 두고 잔 적이 있는지? 저자는 이 '문 앞에 두기'를 작은 요령이라고 부른다. 운동복을 사면 운동을 하고 싶어 지는 것과 마찬가지로 이런 작은 요령을 통해 할 일들을 정리하는 것이 GTD의 핵심 기술이다. 문 앞에 할 일들을 모두 끄집어낸 후, 정말 문 앞에 두어야 하는 일인지 다른 곳에 두어야 하는 일인지 명료하게 구분하고 나면 머릿속이 훨씬 시원해진다.

우리의 머리는 갑자기 어떤 일을 기억하는 데는 형편없지만, 바로 앞에 놓인 일을 평가하기 위해 창의적인 생각을 하는 데는 뛰어나다. 무엇에 관해 생각해야 할지 힘들게 떠올릴 필요가 없도록 ‘문 앞에 일을 놓아두면 기억 기능에서 해방된 머리는 굉장한 기능을 발휘한다.

- <쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법> 중

실행 중심의 할 일 설계

GTD의 또 다른 핵심은 할 일을 '실행' 중심으로 설계하는 것이다. 많은 사람들이 할 일을 정의할 때, '자동차 정비하기'에서 그친다. 그래서 정작 자동차를 정비해야 할 때가 오면 어떤 정비소 전화번호를 허겁지겁 찾고 있는 상황이 발생한다. 올바른 할 일 설계는 'ㅇㅇ정비소에 전화해서 몇 시에 예약하기'가 되어야 하는 것이다. 그렇게 되면 실행을 해야 할 단계에서 쓸데없는 뇌의 에너지 낭비 없이 곧바로 실행만 할 수 있고, 생산성은 극적으로 높아진다. 미팅을 잡거나 머리를 할 때도 마찬가지. 할 일들을 '물리적인 실행' 중심으로 재편해보자.

GTD의 7단계

GTD는 시작하기, 수집하기, 명료화하기, 정리하기, 검토하기, 실행하기, 프로젝트 통제하기의 7단계로 진행된다.

시작하기 - 할 일들에 언제든지 접근할 수 있는 나만의 업무 공간과 도구들을 마련하는 단계다.

수집하기 - 물리적인 수집과 정신적인 수집으로 나뉜다. 물리적인 수집은 흔히 책상 정리라고 불리는 것. 정신적인 수집은 머릿속에 혼재되어 있는 모든 할 일들을 다 문 앞으로 끄집어내 보는 것이다.

명료화하기 - 가장 중요한 단계로, 할 일들에 라벨링을 하며 분류하는 작업이다. 여러 단계의 할 일이 필요한 일들은 '프로젝트'로, 지금 당장 실행할 수 없는 일이라면 '인큐베이팅'으로, 위임이 필요한 일들은 '위임'으로, 2분 안에 끝낼 수 있는 일이라면 '2분 할일' 등으로 분류하는 것이다.