메일 쓸 때 알면 좋은 것

모든 직장인은 글 쓰는 사람이기도 하니까요

이메일이란 업무 지시, 정보 공유, 사안 보고 등 사내외 커뮤니케이션 용도로 쓰인다. 메일은 업무를 위한 소통 방법이기 때문에 메일 읽는 시간을 최대한 줄여주는 것이 좋다고 생각한다. 좋은 이메일이란 할 말을 간결하고 효과적으로 전달하는 것 아닐까?

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1. 제목에 [분류]과 목적을 간략히 쓰자. 중요하면  ‘중요’ 표시를 달자.

     [MBC/섭외 문의] OO프로그램 인터뷰 출연 문의드립니다.

     *중요* [자료 요청] 8/22 인터뷰 영상 자료 요청의 건

2. 두괄식으로 간결하게 쓰자. 한두 문장만 봐도 끝까지 읽어야 하는 메일인지 알 수 있게 쓰자.  

3. 처음 보내는 이메일이라면 자기소개, 목적, 의도를 꼭 넣자.

     안녕하세요. MBC 김소이라고 합니다.

     OO프로그램 인터뷰에 연사로 섭외드리고 싶어 메일 드립니다.

4. 감사하지 않아도 감사하다고 마무리하자. 시간을 할애해 내 메일을 읽어줘서 고맙다는 의미다.

5. 메일 서명은 필수다. 소속, 연락처, 주소가 있어야 한다. 그래야 전화하거나 우편물을 보낼 수 있다.

6. 수신, 참조, 숨은 참조를 구분하자.

     수신은 내 메일을 꼭 읽고 답장을 해야 하는 사람

     참조는 답장은 안 해도 되지만 내용을 알아야 하는 사람

     숨은 참조는 수신과 참조는 모르게 내 메일의 내용을 알아야 하는 사람

7. 받는 사람의 입장에서 쓰자. 내가 받아야 하는 자료는 구체적으로 명기하고, 우리 회사에서만 쓰는 용어나 줄임말 같은 건 쓰지 말자.

8. 받아야 하는 자료나 정보가 있다면, 회신 날짜를 구체적으로 써주자.  

9. 답장은 ‘전체 답장’으로 회신하자. 참조된 사람도 회신을 받아야 한다.  

10. 줄글은 지양하고 주요 내용을 글머리 기호로 표시하자.

     • 촬영일: 2020년 8월 30일(일)

     • 촬영 장소: 서울 강남구 소이빌딩 (주차: 소이빌딩 뒤편 공영 주차장, 주차 무료)

     • 촬영 내용

        1. 간단한 자기소개와 이력

        2. 앱 디자인의 기획 의도

11. 주요 내용은 메일 본문 안에서 볼 수 있게 하자. 지도가 있다면 스크린샷을 넣어주고, 파일을 첨부했더라도 중요한 이미지가 있다면 본문에 넣자.  

12. 파일은 PDF로 저용량 변환해 첨부하자. 형식 깨짐 없이 확인할 수 있다.  

13. 첨부파일이 많을 경우 파일 목록을 써주자.

        [첨부 파일 리스트]

           (1) 인터뷰 촬영 기획안

           (2) 인터뷰이 프로필 정보

           (3) 콘텐츠 출연 계약서

14. 모든 메일에 바로 답장하지 않아도 된다. 나에게 자료를 요청한 메일에 곧바로 ‘확인 후 전달 드리겠습니다.’ 라는 답장은 안 하는 게 낫다. 자료가 내 손에 들어오면 자료와 함께 회신하는 게 낫다.

15.  내가 받은 메일에 회신 일정이 없어도, 이틀 내엔 답변하자. 늦어질 경우 지연될 것 같다고 말하자.