맥킨지식 문서가 뭐길래

몇몇 대기업의 필독서에 들어가는 '맥킨지식'

맥킨지와 관련된 책을 많이 쓴 이호철 작가의 책중에 하나입니다.

이름은 많이 들었지만, 15년 직장생활 동안 한 번도 읽지 않았던 맥킨지 관련 서적을 이제야 들추어 보았습니다.

많은 기업들이 문서작성의 기초로 제시한다고 하는 '맥킨지식'은 첫째 문서작성의 트렌드에 맞고, 문제 해결, 프레젠테이션 등의 상호 연관성이 높다고 합니다. 맥킨지식 작성은 논리적이고 설득적이기 까지 합니다!

논리력과 설득력의 차이점을 쉽게 설명해 줍니다. 논리력은 다수를 이해시키는 힘. 다시 생각해보면 누가 들어도 설득이 되거나 또는 어쩔 수 없이 받아들일 수밖에 없는 논리를 뜻하는 것입니다. 설득력은 그것이 논리에 맞지 않더라도 소수를 이해시킬 수 있다면 설득력을 갖추었다고 볼 수 있습니다. 

논리를 펼쳐감에 있어 직렬형과 병렬형이 있습니다. 직렬형은 결론에 도달한 흐름을 강조하고, 병렬형은 결론의 이유나 방법을 열거하는 식입니다. 

가령, 해외에 지사를 설립하려는 보고서를 작성할 때 직렬형의 경우, 국내 시장의 위축 > 신규시장의 발굴 필요 > 해외시장의 성장 가능성 > 해외시장 진출 필요 > 지사 설립 필요 식으로 풀어 갈 수 있겠습니다.

똑같은 목적의 보고서를 병렬형으로 작성한다면, 해외시장 성장 + 국내 시장 위축 + 경쟁사의 해외진출 > 해외지사 설립 필요 식으로 풀어갈 수 있습니다.

문서를 작성하다 보면 가끔 피동형으로 작성할 때가 있습니다. 하지만 직장에서의 보고서 등 문서 작성에 피동형 문장은 책임을 회피한다는 느낌을 줄 수도 있기 때문에 되도록이면 사용하지 않는 것이 좋습니다. 

피동형임에도 주체가 명확한 문장이라면 사용이 가능할 수 있습니다.

요즘은 파워포인트에서 그래프를 쉽게 사용할 수 있습니다. 다양한 그래프 형식이 있지만 맥킨지식 문서력은 5가지 정도를 권장합니다. 양적 변화에는 막대그래프, 시간에 흐름에 따른 부분은 꺾은선 그래프 등 강조하려는 수치에 대하여 적합한 그래프 형식이 있습니다. 다른 사람의 잘 쓰인 그래프를 많이 보는 것만으로도 그래프 작성에 대한 노하우와 감이 잡힐 것입니다.

맥킨지식 문서력에는 기본적인 차트 외에도 아래 사진과 같이 잘 쓰지 않는 형태의 차트에 대한 특징과 설명도 나와 있습니다. 

직장이나 맡은 업무에 따라 이런 형태의 보고서나 차트를 자주 사용하는 곳도 있고 전혀 필요 없을 수도 있습니다. 차트를 많이 작성하는 일을 하는 사람이 이 책을 본다면 시시할 수도 있겠다는 생각이 듭니다. 요즘에는 다양한 PPT 템플릿과 스티브 잡스의 프레젠테이션 방식 등이 이미 많은 직장인들에게 알려져 있습니다. 

그럼에도 여전히 많은 기업들이 가장 기초적인 문서작성법에 대한 필독서로 이 책을 선정하고 있는 이유는 보고서의 외형적 화려함보다는 내실의 튼튼한 논리를 중심으로 쓰인 책이기 때문입니다.