업무일지, '제대로' 쓰는 비법
일을 하는 사람이라면 늘 가장 쓰기 싫은 것을 꼽으라면 뭘 꼽을까? 개인적으로는 업무 일지가 제일 쓰기 싫었다. 이유라면 늘 정해진 포맷에 맞추어서 써야했기 때문에 이게 업무일지가 누구를 위한 일지인지가 헷갈리기도 하고 이게 뭔가 싶기도 했기 때문이다. 엄밀히 말하면 업무 일지는 나를 위해 쓰는 것이다. 영업에서의 일지란 매우 중요하다. 마치 Todo-list 를 쓰는 것과 마찬가지로 업무 일지를 쓴다라는 것은 오늘 하루 동안에 내가 한 일에 대하여 '나 이만큼 일했어요' 라고 하는 것은 기본적이라 논외로 하고 중요한 것은 '나의 고객'을 위하여 적는 것이다. 하루동안 만난 고객들과의 사소한 것 하나라도 디테일하게 정리 하고 무엇보다 개발자들에게 피드백을 해야 하는 것들과 기획자들에게 전달해야 할 것들, 당장 고객이 클레임을 건것 포함하여 일지는 단순히 일을 기록하는 것을 넘어선 발전의 기회로 삼을 수 있는 중요한 기록의 한 부분이다.
그럼 일반적으로 가장 많이 사용되는 일지의 포맷은 어떠할까? 일단 영업쪽에서만 살펴보자.
1.컨택처
2.고객사 미팅
3.특이사항
4.기타
사실 이게 전부이다.
만일 이것을 생산적으로 바꾸게 된다라면 어떻게 될까?
1.컨택
- 중요 컨택 거래처: 하룻동안 컨택 한 거래처 중에서 중요하다 라고 판단 되는 곳을 기록하고 이유를 적는다.
- 컨택 수량: 하룻동안 컨택한 전체 수량을 기록한다.
- 성공 대표 사례: 첫 컨택에서 성공한 사례를 기록하고 어떻게 멘트를 쳤는지 기록한다.
▷컨택 성공 수량: 하룻동안의 컨택 수량 중 성공한 수량을 적는다. 매일 볼때마다 자극이 된다.
- 실패 대표 사례: 한참 이야기 하다가 실패로 이어진 사례를 적고 이유를 적는다. 반성이 되는 란이다.
▷컨택 실패 수량: 하룻동안의 컨택 수량 중 실패한 수량을 적는다. 볼때마다 성공한 것과 함께 자극이 된다.
- 배운 점: 고객사든 동료들에게든 배운점을 기록하고 이 부분은 따로 한번 더 기록을 한다.
2.고객사 미팅
- 고객사 동향: 현재 자사 고객사와 커뮤니케이션 한 것을 기록한다.
- 고객사 건의 사항: 건의 사항을 기록하고 정리해서 전달을 빠르게 한다.
- 고객사 클레임: 이건 일지에는 기록을 하되 평소 근무 중에 빠르게 팀에 피드백 한다.
3.특이사항
- 개발자 개선 전달 사항: 어플리케이션에서 필요한 개선 사항을 기록한다.
- CS 처리 사항: 당장 처리 하거나 하룻동안 처리 한 것을 기록한다.
4.기타
- 명일 처리 예정 사항: 고객의 요청사항을 기록하고 명일의 TODO 로 기록한다.
- 자료 요청 사항: 영업에 필요한 자료가 있다면 기록한다. 팀내 요청 포함
- 개발 이슈 체크 사항: 어플리케이션에 추가가 될 사항이거나 고객을 유혹(?) 할수 있는 무기가 생긴다면 미리 기록하고 엠바고 해야 하는 사항이 아니라면 허락을 받고 영업 무기로 사용한다.
일지에 뭐가 이리 항목이 많냐고 언제 다 기록 할것이냐고 할지 모르겠지만 통상적으로 업무 종료 후 30분 정도면 충분하게 정리 하고도 남는다. 이것을 탬플릿 화 하여 사용하면 사실 주간 보고와 월간 보고의 작성이 매우 수월해 진다. 주간과 월간은 "수량"이 중요한데 이미 1의 컨택에서 컨택 수량이 있고 정리만 하면 되기 떄문이다. 꼭 일지와 주간과 월간을 별개로 생각하는 사람들이 있는데 일지만 제대로 정리 해도 주간 보고는 1시간 내로 정리가 끝나고 월간도 금방 정리가 끝난다. 나중에 할 생각하지 말고 당장 내일부터 시작을 해봐라. 저 일지를 채우기 위해서라도 업무의 질이 달라지게 될 것이다.
상기에 기록한 포맷은 얼마든지 스스로의 일에 따라서 얼마든지 에디팅 하면 된다. 늘려도 되고 줄여도 좋다. 중요한 것만 기억하자. 일지는 억지로 쓰는 것이 아닌 나를 위한, 고객사를 위한 것이 되어야 재미가 있고 보람도 있다라는 것이다. 꼭 기억하라!
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