워크 다이어트로 업무 체질을 개선하는 방법
HR 인사이트
대표로서 사업을 운영하든, 직장인으로서 업무를 수행하든, 일을 하다 보면 그 일을 효율적으로 처리하기 위한 관행이나 루틴이 생기기 마련입니다.
하지만 시간이 지나면서 불필요한 업무들이 지속적으로 쌓일수도 있고, 과거의 관행이나 루틴이 비효율적인 과정으로 바뀌어 버릴 수도 있습니다.
이 때 적기에 업무 루틴을 효율화하지 않으면, 비효율적인 업무 방식으로 인해 생산성과 경쟁력이 크게 떨어지게 됩니다. 즉, ‘워크 다이어트(Work Diet)’가 필요한 시점이 다가온 것이죠.
컴퓨터에서 불필요한 자료들을 삭제하면 컴퓨터 속도가 눈에 띄게 빨라지듯이, 업무에서도 불필요한 절차나 관행을 줄이면 생산성을 눈에 띄게 높일 수 있습니다. 특히 주 52시간 근무제가 시행되면서 업무 효율화에 대한 기업 차원의 관심은 이제 필수 조건이 됐죠.
그렇다면 워크 다이어트를 어떻게 하면 잘할 수 있을지에 대해 함께 알아보도록 하겠습니다.
목차
1. 워크 다이어트란 무엇일까?
2. 워크 다이어트 = 업무 효율 극대화
3. 효율적으로 워크 다이어트를 하기 위해선?
1. 워크 다이어트란 무엇일까?
워크 다이어트(Work Diet)란 개인 단위에서 조직 단위까지 업무 수행에 비효율적인 작업들이나 성과 창출에 기여하지 못하는 작업, 또는 가치가 낮은 작업들을 찾아내어 개선하는 절차를 말합니다.
불필요한 작업들을 제거하거나 작업 방식을 개선하고 작업 비중을 효율화하여 업무 체질을 개선하기 때문에 워크 다이어트라는 이름이 붙었습니다.
간혹 워크 다이어트를 업무 프로세스 개선(Process Innovation)와 혼동하는 분들이 있는데 언뜻보면 비슷해보이지만, 워크 다이어트와 업무 프로세스 개선은 접근 방식에서 차이가 있습니다.
업무 프로세스 개선은 회사에 현재 존재하고 있는 절차들을 제거하거나 효율화시키는 것이고, 워크 다이어트는 작업 과정에서 나타나는 비효율적 방법이나 낭비들을 줄여 효율화시키는 것입니다. 업무 프로세스 개선이 워크 다이어트보다 상위 개념에 해당한다고 보면 됩니다.
채용 업무로 예를 들어보겠습니다. 기존에 서류전형에서 모든 자기소개서를 채용 담당자가 직접 검수를 했지만, 최근에 AI 자기소개서 솔루션을 도입하는 기업들이 많아지고 있죠. 사람이 일일이 손을 보던 작업을 AI 기술로 대폭 간소화시켰으니, 이는 워크 다이어트에 해당합니다.
반면에 기존에 진행하던 인적성 필기 시험을 아예 폐지하는 것은 채용 프로세스의 일부분을 아예 없애버리는 것입니다. 또는 레퍼런스 체크/평판조회 프로세스를 외부 전문 컨설턴트에게 맡기는 것 또한 업무 프로세스 개선이라고 할 수 있습니다.
2. 워크 다이어트 = 업무 효율 극대화
이처럼 워크 다이어트를 잘 활용하면 가치가 낮은 업무와 낭비되는 업무, 생산성을 떨어뜨리는 요소들은 최대한 줄이고, 고부가가치 업무와 성과와 직접적으로 연결되는 업무들에 집중하여 효율성과 생산성을 극대화 할 수 있습니다.
그렇다면 워크 다이어트의 사례로 어떤 것들이 있을까요?
1) 불필요한 회의와 보고 최소화
가장 일반적인 워크 다이어트가 바로 불필요한 회의와 보고를 최소화하는 것입니다. 특히 회의는 분명 중요한 업무이지만, 너무 자주 반복되거나 지나치게 길어지면 오히려 업무 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다.
따라서 회의를 진행할 때는 그 목적을 먼저 분명히 밝히고 충분히 준비하여, 최소한의 인원과 함께 가급적 타이트하게 끝내는 것이 좋습니다.
그리고 보고 역시 불필요한 PPT 자료보다는 보고서 형식으로 핵심만 간단하게 기입하는 것이 좋습니다.
2) 직원 교육 시스템 자동화
HRD 업무에서 적용할 수 있는 워크 다이어트는 바로 직원 교육 시스템을 자동화하는 것입니다. 같은 회사, 같은 부서라도 다양한 직무와 직급이 존재합니다. 즉, 직무와 직급에 따라 받아야 하는 직원 교육 내용이 다를 수 있다는 뜻이죠.
조직 구성원이 많을수록 이를 HR 담당자가 일일이 파악하기 어려울 수 밖에 없습니다. 이 때 자동화 프로그램을 도입하여, 직원들의 직종과 업무 현황, 소속 부서 등을 파악하고, 자동으로 자신에게 맞는 교육 콘텐츠를 수강하게 할 수 있습니다.
3) 다양한 채용 관련 시스템 도입
다양한 채용 관련 시스템을 도입하여 워크 다이어트를 실행하는 사례도 있습니다. 온라인 면접과 AI 역량검사, 레퍼런스 체크 플랫폼 등 채용 업무를 간소화 시켜줄 수 있는 솔루션을 채용 업무에 도입하여, 채용 비용을 획기적으로 낮출 수 있고, 리드타임 또한 단축시킬 수 있습니다.
레퍼런스 체크 플랫폼을 대표적인 예로 들 수 있습니다. 기존에 레퍼런스 체크를 인사담당자가 직접 진행할 때는 인터뷰 내용 준비와 실제 30분에서 1시간 동안 인터뷰 진행, 그리고 평가까지 더해 최소 2주일 정도 시간이 소요됐었습니다.
하지만 스펙터와 같은 레퍼런스 체크 플랫폼이 개발된 이후부터는 1인당 레퍼런스 체크 소요 시간이 10분 내외로 줄어들었고 3일내에 모든 평가를 끝낼 수 있게 됐습니다. 즉, 레퍼런스 체크에 들어가는 금전적 비용과 리드타임을 획기적으로 줄인 것이죠.
3. 효율적으로 워크 다이어트를 하기 위해선?
그렇다면 워크 다이어트를 통해 효율적으로 업무 체질을 개선하기 위해선 무엇이 필요할까요?
가장 먼저 리더가 적극적으로 워크 다이어트를 추진해야 합니다. 워크 다이어트는 일하는 방식을 바꾸고 개선하는 일이기 때문에, 전체적인 프로세스를 볼 줄 아는 리더가 가장 효과적으로 이를 해낼 수 있습니다. 업무에서의 문제점이 파악되면 이를 적극적으로 추진하는 것이 바로 리더가 할 수 있는 일입니다.
또한 워크 다이어트는 업무 체질 개선에 관한 일이지만 프로세스에 대한 이해 역시 필요합니다. 업무 프로세스라는 큰 틀을 이해해야 어떤 업무가 가치가 낮고 낭비되는 일이며, 어떤 업무가 고부가가치 일인지 파악하기 용이하기 때문이죠.
마지막으로 가장 중요한 것은 바로 지속성입니다. 워크 다이어트는 업무 관행이나 습관을 바꾸는 일과 같습니다. 그리고 이는 절대로 하루 아침에 달성되지 않습니다.
워크 다이어트를 이벤트처럼 진행하게 되면 구성원들의 스트레스가 가중되고 리더십만 약화될 수 있습니다. 따라서 업무 체질이 개선되는게 확인될 때까지 꾸준하게 워크 다이어트를 하는 것이 좋습니다.
여기까지 워크 다이어트에 대해 함께 알아봤습니다. 정해진 업무 시간과 늘어나고 있는 업무 비용을 감당하기 위해, 이제 효율적인 업무 체질을 만드는 것이 무엇보다 중요하다고 생각합니다.
효과적인 워크 다이어트를 통해 조직 운영의 생산성을 높이시길 바랍니다.
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레퍼런스 체크 플랫폼 스펙터
