직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일은 뭐가 있을까?
HR 인사이트
“직원이 퇴사했습니다. 퇴사 이후에도 인사담당자가 해야 할 일이 있나요?”
임직원이 퇴사 의사를 밝히면 퇴사 인터뷰와 인수인계를 진행한 후 퇴사 처리를 합니다. 퇴사 절차를 진행하는 게 처음이라면 여기까지가 퇴사 절차의 전부라고 생각할 수 있는데요, 퇴사 이후에도 사업자와 인사담당자가 해야 할 일이 더 있습니다.
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일에는 4대 보험 상실과 같은 노무 업무뿐만 아니라 퇴직소득 지급 명세서, 이직확인서, 채용 프로세스 기획 등 인사 업무가 포함됩니다.
이번 글에서는 총 4가지 업무에 관해 설명해 드릴 건데요, 구체적으로 어떤 일을 해야 하는지 함께 알아보도록 하겠습니다.
목차
1. 4대 보험 상실 신고와 정산 처리
2. 퇴직소득 지급명세서 발급하기
3. 이직확인서 발급하기
4. 채용 일정과 프로세스 기획하기
1. 4대 보험 상실 신고와 정산 처리
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일가장 먼저 해야 하는 일은 바로 4대 보험 상실신고입니다. 고용보험, 국민연금, 산재보험, 건강보험 등 4대 보험 공단에 해당 근로자의 퇴사 사실을 알리고 상실신고를 해야 하죠. 이는 근로자의 요청 여부와 상관없이 기업이 반드시 해야 하는 일입니다.
건강보험은 퇴사일로부터 14일 이내에 상실신고를 해야 합니다. 국민연금과 산재보험, 건강보험은 퇴사일의 다음 달 15일까지 신고해야 합니다.
또한 4대 보험 상실신고로 끝나는 게 아니라 정산 처리도 해야 합니다. 각 보험을 정산하는 방법은 다음과 같습니다.
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일고용보험
퇴사일이 속하는 달의 근무일수에 따라 월별 보험료를 계산하여 지불하며, 보험료 정산은 다음 연도의 보수 총액 신고 시에 이루어집니다. 고용보험은 다양한 지원금 등에 영향을 받습니다. 따라서 상실 사유와 구분 코드를 정확히 선택하여 회사 상황에 맞게 조정해야 합니다. 보험료 정산 시에는 정확한 정보를 제출하여야 하므로 주의가 필요합니다
국민연금
직원이 사업 연도 중에 퇴사한 경우에는 상실한 달까지 보험료를 납부해야 합니다. 퇴사한 달의 보험료는 퇴사 시점에서의 자격 기준에 따라 납부하게 되므로, 퇴사자는 퇴사한 달의 보험료를 직장가입자로서 납부해야 합니다. 신고된 급여를 기반으로 기납부한 보험료와 확정 보험료를 비교하여 추가 징수 또는 환급 절차가 필요할 수 있습니다.
산재보험
퇴사일이 속하는 달의 근무일수에 따라 월별 보험료를 계산하여 납부합니다. 산재보험의 경우, 회사가 전액 부담하는 보험입니다. 따라서 근로자와의 정산은 별도로 필요하지 않습니다.
건강보험
퇴사일이 속하는 달까지 국민연금을 납부해야 합니다. 이는 퇴사월까지의 보험료 전액(한 달 치)을 납부해야 함을 의미합니다.
2. 퇴직소득 지급명세서 발급하기
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일다음으로 해야 할 일은 바로 ‘퇴직소득 지급명세서 발급'입니다. 퇴직소득 지급명세서란 퇴직금 지급 명세 내역을 상세하게 기록한 문서입니다.
퇴직소득을 지급하는 원천징수의무자, 즉 기업은 소득세법 제164조에 따라 퇴직소득 지급명세서를 지급일이 속하는 과세기간의 다음 연도 3월 10일까지 국세청에 제출해야 합니다. 원천징수의무자가 휴업 또는 폐업한 경우에는 휴업일 또는 폐업일이 속하는 달의 다음다음 달 말일까지 제출해야 합니다.
또한 퇴사자에게도 퇴직소득의 금액과 그 외의 필요사항을 적은 원천징수영수증을 발급해야 하는데요, 지급일이 속하는 달의 다음 달 말일까지 작성하여 전달해야 합니다.
3. 이직확인서 발급하기
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일다음으로 해야 할 일은 바로 ‘이직확인서 발급'입니다. 여기서 이직확인서는 ‘회사를 옮긴다’는 뜻이 아니라, ‘회사를 떠난다’는 뜻입니다. 즉, 퇴사자가 확실히 회사를 그만뒀음을 증명하는 확인서입니다.
이직확인서는 퇴사자가 실업급여를 신청할 때 필요하기 때문에, 퇴사 후 얼마 지나지 않아 퇴사자들이 이직확인서를 발급해달라고 요청하죠.
고용보험법 제42조 3항에 따르면, 퇴사자는 퇴사 전 사업주에게 피보험 단위 기간과 1일 소정근로시간이 기록된 이직확인서를 요청할 수 있습니다.
발급 요청을 받은 사업주는 이직확인서를 발급해야 하는데요, 고용보험법 시행규칙 제 82조의2 2항에 따라 10일 이내에 이직확인서를 발급해야 합니다.
4. 채용 일정과 프로세스 기획하기
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일마지막으로 해야 할 일은 바로 ‘채용 일정과 프로세스 기획'입니다. 인력 공백으로 인한 생산성 저하를 최소화하기 위해 채용 일정을 계획해야 합니다.
가장 먼저 현재 채용해야 하는 부서와 직무, 직무 역량을 파악해야 합니다. 이를 바탕으로, 채용 공고를 작성하여 자사 채용 홈페이지와 채용 플랫폼에 게시해야 합니다.
그다음으로 서류전형과 과제 전형, 인터뷰 전형, 평판조회(레퍼런스 체크) 등 채용 프로세스의 모든 일정을 계획해야 합니다. 특히 평판조회(레퍼런스 체크)는 진행 방식에 따라 소요되는 기간이 천차만별이기 때문에 신중하게 접근해야 합니다.
스펙터 평판조회(레퍼런스 체크)를 이용하면 평균 3일 내외로 3명의 추천인으로부터 평판조회(레퍼런스 체크) 결과를 받을 수 있습니다. 일반적인 평판조회는 평균 2주일이 소요되기 때문에, 스펙터를 이용하면 훨씬 빠르게 채용 의사결정을 내릴 수 있습니다.
이렇듯 전체 채용 프로세스와 일정을 꼼꼼하게 계획해야 퇴사로 인한 인력 공백을 최소화할 수 있습니다.
직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일지금까지 직원 퇴사 후 인사담당자가 해야 할 일에 관해 알아봤습니다. 퇴사 과정에서 인사담당자가 해야 할 일은 바로 ‘퇴사자와의 기분 좋은 마무리’와 ‘새로운 출발을 위한 준비’라고 생각합니다.
퇴사자가 문제 없이 회사를 떠날 수 있도록 각종 서류 업무를 깔끔하게 처리하고, 새로운 인력을 맞이하기 위해 기반을 다져놔야 해요.
퇴사로 인해 분주하실 인사담당자님들을 응원하며, 다음에는 더 좋은 정보로 찾아오도록 하겠습니다. 스펙터 평판조회(레퍼런스 체크)가 궁금하시다면 홈페이지에 접속하셔서 서비스 안내서를 받아보시기를 바랍니다.
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