피드백을 위한 관찰의 완성, 기록!
팀장이 살아야 조직이 산다!_팀장의 매니지먼트_팀장의 성과관리
구성원에게 제대로 된 피드백을 하기 위해서는 관찰이 우선인데 관찰은 찰나의 순간을 잘 포착하여 판단해야 할 때도 있고, 전체 내용을 충분히 보고 듣고 맥락적으로 판단해야 할 때도 있다.
팀장이 챙겨야 할 현안들이 많기 때문에 관찰을 잘하는 데에서 끝나서는 충분치 않다. 관찰한 내용을 구성원 개인별 파일이나 노트에 별도로 정리를 해놓아야만 제대로 된 피드백을 해줄 수 있다.
구성원들의 입장에선 팀장이 곧 회사이고 조직이다. 따라서 팀장이 구성원들이 말한 내용을 정확하게 기억하고 이를 확인해주는 것이 팀장과 신뢰 형성의 시작이자 아주 중요한 요소다.
첫째, 기록한 후에 정서(正書)하는 시간을 따로 마련해야 한다.
기록은 별로의 시간을 투자해야 할 만큼 가치 있는 활동이다. 기록만 하는 데서 한 발짝 더 나아가 기록한 내용을 정서하면서 정리하는 시간이 가져야 한다. 아무리 본인이 쓴 메모라고 할지라도 급한 상태에서 정서되지 않은 채 작성한 것은 일정 기간이 흐르면 본인이 봐도 알아보지 못할 때가 있지 않은가. 필자도 급하게 써놓은 메모를 알아보지 못해 난감할 때가 있다. 나와 함께 근무했던 팀장 중 한 명은 내 글씨체 보더니 '자유로운 영혼체'라는 별명을 지어줬다.
메모한 내용을 다시 한번 정리하면서 구성원의 입장에서 왜 이런 말이나 행동을 했는지 생각해 볼 수 있는 귀중한 성찰의 시간이 되기도 한다. 면담이나 회의를 하면서 하는 메모는 논리나 시간의 흐름에 따라 작성되지 않을 때가 대부분이기에 메모한 것을 재정리할 시간이 필요하다. 이렇게 잘 정리가 되어 있는 기록이야말로 기억을 보완해줄 수 있는 완벽한 파트너가 될 수 있다. 우리 민족의 영웅인 이순신 장군께서도 임진왜란이라는 그 아수라장과도 같은 전쟁 상황에서도 다양한 내용을 꼼꼼히 기록했고 이를 별도로 정리했기에 후세 사람들이 임진왜란의 실체적 진실에 한 걸음 더 다가갈 수 있게 해 주었다. 정리는 단지 일기뿐만 아니라 '장계'라는 형태로 전쟁 진행 상황과 전과를 구체적으로 정리해 당시 왕이었던 선조에게 보고했다. 500년 후를 살고 있는 우리는 그 기록을 통해 당시 상황을 비교적 상세히 알 수 있는 것이다. 또한 이런 기록 정신이 이순신을 더욱 빛나게 해 준 요인이 되었다.
둘째, 기록한 것은 수시로 확인해야 한다.
기록은 보고 또 보면서 재활용해야 한다. 가급적 기록한 원본과 수첩은 버리지 않고 일정기간 동안 보관한다. 그리고 나중에 다시 읽는다는 원칙을 세우고 지키는 것이 중요하다. 자신이 과거에 기록했던 내용들을 보면 기억이 새록새록 돋아나면서 그때 상황이 다시 오버랩되는 것을 경험했을 것이다. 구성원들의 입장에선 팀장이 자신들의 했던 말이나 행동, 신변잡기 등을 잘 기억해주는 것만으로도 많은 동기부여가 될 수 있다.
한 때 내 상사였던 분은 나와 같이 근무하던 일 년 반 동안 “양 부장, 어디 살지?”를 20번은 물어본 것 같다. 물론 물어볼 때마다 마치 처음 듣는 질문처럼 “행신동 삽니다”라고 답변은 했지만 결코 유쾌하지 않은 경험이다. 만약 그분의 상사에게 어디 사는지 물어봤다면 메모를 하든 강제 입력을 시키든 백 퍼센트 기억했을 것이다. 기록한 것을 주기적으로 한 번씩 훑어보면서 재활용한다면 놓쳤던 것을 분명히 발견할 것이고, 팀 구성원들을 관리하는 데에 새로운 인사이트나 놓치고 있었던 것을 발견하여 유용하게 활용할 수 있을 것이다.
셋째, 기록을 체계적으로 데이터베이스화해야 한다.
과거에는 엑셀에 구성원 별로 시트를 만들어 주요 관찰 내용을 정리했으나, 요즘은 메모에 용이한 디바이스들이 많이 있으니 기록한 것을 디바이스에 정리하여 데이터베이스 화하는 게 좋다. 아주 세부적인 내용까지 주저리주저리 정리할 필요는 없다. 핵심적인 내용이나 특징들을 메모 애플리케이션에 정리할 것을 추천한다. 휴대폰은 365일 언제 어디든 곁에 두기 때문에 구성원과 피드백 면담 전에 메모했던 내용들을 확인하면 활용성에 있어서 더없이 유용하다. 어플은 '에버노트'나 '네이버 메모' 등 자신의 취향에 따라 선택하면 된다.
흔히 야구를 데이터 게임이라도 하고 확률게임이라고도 한다. 수많은 기록을 정리하여 데이터베이스 화하고 이를 분석하여 조금이라도 확률이 높은 것을 게임에 적극적으로 활용하기 때문이다. 기억과 초벌 기록에 의해 관리할 것인가 정리되고 분석할 수 있는 데이터를 활용해 관리할 것인지에 대한 선택은 오롯이 팀장의 몫이다. 무엇인가를 데이터베이스 화하는 것은 분명히 부가적인 시간과 노력이 필요하지만 투자한 시간 대비 충분한 효용성을 줄 수 있기 때문에 팀을 제대로 관리하고 싶다면 꼭 시도해 보시기 바란다.
