다른 사람에게 일을 시키는 일을 해야한다면
매니저의 역할
다른 사람에게 일을 시키는 것은 사람에 따라 차이는 있겠으나 아무래도 어려운 법입니다. 성격적으로 남에게 무엇을 시키는 것이 불편할 수도 있겠고, 상대방이 내가 기대하는 수준으로 일을 잘 해주지 않을 수도 있습니다.
처음으로 매니저가 된 사람은 책임감과 의욕이 넘치고, 팀원에게 모범이 되고 싶은 마음도 있어서 본인이 직접 수행하려고 하는 경향이 있습니다. 좋은 의도에서 그렇게 하는 것이지만 이제는 혼자서만 잘해서는 안되고 팀원 모두가 협력해서 시너지를 낼 수 있도록 촉진하는데 시간과 에너지를 사용하는 방향으로 역할을 전환할 필요가 있습니다.
오랫동안 매니저로서 팀과 조직을 이끌어온 사람은 세부사항에 관해서는 깊이 생각해보지 않고 일을 던지는 경향이 있습니다. “ABC를 검토해서 보고해주세요.” 와 같은 식입니다. 드라마에서 나오는 명석한 두뇌와 충성심을 지닌 수행비서 수준의 팀원을 제외하고는 대부분 이런 방식의 업무 지시는 큰 스트레스를 가져오고 추진 과정에서 자원의 낭비를 가져옵니다.
팀을 잘 이끌어서 성과 목표를 달성하기 위해서 그리고 팀원의 역량을 개발하여 강력한 팀을 구축하기 위해서 매니저는 업무를 잘 지시하는 법을 배워야합니다. 업무 지시를 잘하면 일이 잘 수행되어 기대하는 결과를 달성할 수 있고 수행과정에서 팀원이 성장하게 됩니다.
첫째는 누구를 불러서 업무를 지시하기 전에, 미리 먼저 지시할 일을 작성해 보는 것입니다. 먼저해야 할 일을 적습니다. 그리고 그 일을 해야 하는 이유와 배경을 적습니다. 다음으로는 매니저인 당신이 기대하는 결과는 무엇인지를 구체적으로 적어봅니다. 마지막으로 수행 중에 지켜야 할 규칙이나 주의사항이 있는지를 살펴서 적습니다. 이렇게 작성하는 과정에서 당신은 수행할 과업 전체를 좀더 넓고 꼼꼼하게 검토할 수 있습니다.
둘째는 업무를 맡길 팀원의 상황과 정서에 대해서 생각해보는 것입니다. 왜냐하면 팀원의 상황과 정서를 잘 파악하면 보다 더 동기부여 하는 방식으로 팀원과 소통할 수 있기 떄문입니다. 이것은 팀원의 눈치를 보라는 뜻이 전혀 아닙니다. 다만 팀원의 최대 역량을 이끌어 내기 위해서 현재 팀원의 과업 수행준비도 수준이 어떠한 지를 진단해보라는 의미입니다.
진단은 두 가지 관점에서 이루어집니다. 하나는 맡기고자 하는 과업에 대하여 팀원이 충분한 지식, 경험, 스킬을 가지고 있는지 살펴보는 것입니다. 만일 부족한 상태라면 분명 이 부분 때문에 과업 수행 과정에서 큰 스트레스와 낭비를 경험할 것이므로 효과적으로 도와줄 방안을 모색해야 합니다. 다른 하나는 팀원이 과업에 대하여 자신감을 느낄 지, 관심이나 욕구가 있을지 혹은 불편하거나 꺼려할 만한 상황은 없을 지 점검해보는 것입니다. 일을 하면서 개인의 사정을 어떻게 다 고려하느냐 반문할 수도 있겠지만 고려를 하는 것 자체로 의사소통의 느낌이 달라지고 더 큰 헌신을 촉진하게 됩니다.
셋째는 팀원과 맡길 업무에 대하여 소통하는 것입니다. 소통을 할 때는 팀원의 과업에 대한 수행준비도를 수준을 고려하여 적합한 소통 스타일을 선택하여 사용할 필요가 있습니다. 사람들은 모두 특유의 의사소통 스타일이 있을 터인데 어떻게 팀원의 수준에 따라서 의사소통 스타일을 바꿀 수 있느냐고 의구심을 가질 수 있습니다. 하지만 원리를 배운다면 이것은 그리 어려운 일이 아닙니다. 핵심은 팀원의 필요에 맞추어야 한다는 것입니다. 과업에 대한 지식, 경험, 스킬이 부족한 팀원에게는 친절하고 상세한 설명을 해주는 것이 도움이 됩니다. 과업에 대한 자신감이나 의지가 부족해 보이는 팀원에게는 일방적인 지시보다는 과업의 중요성에 대한 설명과 더불어 팀원의 상황과 정서를 경청하는 쌍방향 소통이 필요합니다.
매니저는 팀원에게 업무를 맡기고 팀원이 업무 수행에서 성공을 경험하도록 돕는 책임을 가지고 있습니다. 이 일을 잘하는 방법을 간략히 요약하면 3단계 업무 지시법이라고 할 수 있습니다. 첫째는 과업을 명확히 파악합니다. 둘째는 팀원의 상황과 정서를 살펴서 과업의 수행준비도 수준을 진단합니다. 셋째는 팀원의 수행준비도 수준에 맡는 의사소통 스타일을 선택해서 대화를 합니다.
명확하게 이해된 일은 그 자체로 사람을 이끌어가는 힘이 있다는 것을 기억한다면 당신은 팀원의 업무 수행 성공을 돕는 멋진 매니저가 될 수 있습니다.
