일을 효율적으로 도와주는
스마트워킹 툴
보다 체계적으로 사용하는 클라우드 이야기
1인기업가의 생활은 직장인의 환경과 다를 수밖에 없다. 동일한 작업이더라도 많은 작업을 해야 한다. 대부분 작업을 혼자 해야 하거나, 외부와 작업 할때도 협업 시스템이 마련되어야 작업 시간을 최소화할 수 있다.
이처럼, 일을 효율적으로 작업하려면, 필요한 것을 원활하게 연결해서 작업할 수 있다는 의미다. 이런 효과를 만들려면 일에 대한 분석과 자료관리 영역이 매우 중요하다. 먼저 자료관리 부분이 채워지고 나서, 순차적으로 일을 분석하고 처리하게 된다. ①번 항목을 완성하면 ②번 항목으로 넘어간다. 결국 ③번 항목을 작업을 하기 위한 준비작업이라고 보면 된다.
크게 아래와 같이 3가지 영역이 있다.
①자료관리 구축
1.정보 - 아날로그, 웹상의 정보
2.파일 - 컴퓨터 오피스 파일
3.생각 - 아이디어 메모, 수첩, 마인드맵
자료관리 구축한 후에는 서로 간의 연결성을 가져야 하는데, 이런 작업이 일에 대한 분석을 하면서부터 진행이 된다. 결국 아래와 같은 업무 환경이 마련된다.
②효율적인 업무 환경
1. 보다 효율적으로 일하는 방법을 찾는다.
2. 자료를 분석해 반복적인 작업을 줄인다.
3. 작업과정을 통해 적합한 자료를 수집한다.
결국 클라우드 기반의 온라인 저장소 작업환경 구축을 필수다. 이는 노마드 환경에서 적응할 수 있어야 하고, 요즘처럼 정보가 넘치는 환경에서 생산성을 높일 수 있는 방법이다. 자료관리가 곧 시간관리이기 때문이다.
③개인환경 최적화 운영
1. 시간관리 쉬워진다.
2. 트렌드를 빠르게 이해한다.
3. 올바른 판단력을 할 수 있다.
많은 분들이 통상 단순 수집만 하는 자료관리를 하고 있다. 이제는 원하는 자료 기반의 효율성을 고려해서 관리한다면 커다란 장점을 가질 수 있다.
1인기업은 절대적으로 시간이 부족하다. 초반에는 충분한 정보와 자료가 부족하다. 특히 해당 업무에 경험지수가 쌓이기까지는 초반 몇 년간은 많은 시간이 필요하다. 이를 기반으로 자료관리가 구축되어야 한다.
에버노트와 구글 드라이브 기반으로 모든 자료가 구축되어 있다. 또한 생각정리도구로서 역할은 워크플로위 기반으로 정리되어 있다.
위 3가지 도구는 매일 같이 살펴보고, 서로에 필요한 자료 채우거나 연결을 통해 작업을 만든다. 연결한다는 것은 각각의 자료가 나에게 맞는 프로젝트에 쓰일 수 있도록 링크를 제공하거나 제목으로 작업한다.
스마트폰에는 동일한 환경을 마련할 뿐만 아니라 이를 도와주는 15가지 툴과 작업을 연동해오고 있다. 주요 특징은 아날로그와 디지털 통합이다. 스마트폰 환경으로 넘어오면서 자료는 기존보다 5배 이상이 쌓인다. 이는 지식 인프라 확대와 더불어 효율적인 정보관리 프로세스 마련이 필요하다는 반증이기도 하다.
(1)통합자료관리 툴 적용
컴퓨터와 스마트폰에서 자료는 에버노트와 구글 드라이브로 구분해서 저장한다. 에버노트는 웹상의 자료와 아날로그 자료 기반으로 수집과 관리 도구로 이용한다. 컴퓨터 오피스 도구로 작업한 것을 구글 드라이브로 작업을 하고 있다.
(2)생각정리 도구 활용
주요 툴로는 워크플로위와 마인드맵이다. 생각 없이 일을 추진하지 않을 거다. 메모를 하고, 해야 할일을 정리하고 이런 모든 것이 쌓일 수 있는 공간이 마련되어야 한다. 그래야, 다시 업데이트하고 꺼내볼 수 있기 때문인데, 이에 최상의 도구로서 워크플로위를 이용한다.
일반적으로 마인드맵을 사용하는데, 제 경우는 이를 워크플로위로 대체하고 있다.
(3)아날로그 스캔 및 팩스
캠스캐너로 스캔 작업 후, 모바일팩스로 전달하고 있다. 상당한 자료가 아날로그로 아직도 제공받는다. 이렇게 받은 것을 그냥 버리기보다, 언제든지 다시 꺼내 볼 수 있도록 에버노트에 저장한다. 보다 전문 스캐너 툴을 이용하려면 캠스캐너가 적당하다.
특히 팩스를 주고받아야 할 때라면 모바일 팩스는 최상의 도구다.
(4)할일 관리하고 스케줄
썬라이즈로 작업한다. 구글캘린더와 에버노트 알리미 기반으로 작업을 한다. 두개를 통합하는 툴로서는 썬라이즈 이용을 하기에 저에게는 최고의 툴이다. 그렇지 않다면 원하는 일정관리 툴을 이용하기 바란다.
그밖에 분더리스트나 any.do라는 툴도 많이 사용한다.
(5)종이 수첩이다.
단순 메모 형태로만 사용했다. 이젠 아니다. 뭔가 지속적으로 메모하고 다시 볼 수 있는 수첩을 이용한다. 특히 너무 크면 가지고 다니기가 힘들기에 적당한 A6 사이즈로 가볍고 언제든지 꺼내 메모한다.
두세 장의 명함을 넣고 다닐 수 있다면 더 좋다.
수첩의 역할은 빠르게 메모도 좋지만, 디지털 기기와 떨어져서 생각을 정리하고 기록할 수 있다.
특히 손으로 느낄 수 있는 만족감을 갖게 된다.
덕분에 원고를 작성할 때 생각하고 글을 작성하게 된다.
스마트폰에서 생산적으로 사용하는 15가지 툴
(1)에버노트
(2)구글드라이브
(3)드롭박스
(4)워크플로위
(5)모바일팩스
(6)캠스캐너
(7)썬라이즈
(9)포스트에버2
(10)포켓
(11)구글 이메일
(12)슬랙
(13)토스
(14)코레일톡
(15)네이버지도
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