관리는 축소
검색은 확대
스마트워킹 툴이 이로운 점
일상에서 업무와 자료관리를 위한 툴은 계속 늘고 있다. 하지만 이런 툴 속에 나에게 필요한 것을 찾기는 쉽지 않다. 어제도 교육을 하면서 어떤 툴을 사용하나 물었더니, 카카오톡과 분더리스트(Wunderlist)라고 한다. 업무 지시를 받고 작업을 하기 위해 대화를 하는 곳이 카톡로 시작해서, 카톡으로 끝나기 때문이다. 작업 내용은 분더리스트에 올려두고 할 일 관리를 하고 있다. 이분의 카톡방은 엄청나게 많았다.
2011년 스마트워킹 라이프 책 출간 시에는 툴을 통해 일하는 방법 이야기였다면, 이젠 일하는 것에 툴이 어떻게 최적화되는지 살펴볼 때다. 특히 아무리 좋은 툴이라고 해도 일을 최적화시킬 수 있도록 만드는 몫은 역시나 개인에게 달려있다.
이젠 나름 스마트워킹 툴의 원칙을 갖게 되었다.
<관리는 축소하고, 검색은 확대다>
이것을 실행하기 위해서 다양한 툴을 사용하기보다는 최소의 툴로 사용하고, 보다 툴 사용에 최적화되도록 만들어 가고 있다. 다른 말로 쓰임은 깊으나 관리적 어려움은 줄이고, 나에게 이롭게 사용 중이다.
예로 에버노트의 경우 노트북이나 태그 작업은 축소한다. 이 둘의 사용이 늘어나면 매번 관리를 지속적으로 해야 하기에 사용을 자제하고, 이제는 검색과 활용 위주로 바꾼 상태이다. 자료를 찾기 위해 검색을 하고 있는데 전혀 불편함이 없다. 어느 곳에 저장해야 하는 고민도 줄고 있고, 일괄적으로 찾고자 하는 자료에 대해서만 제목의 통일성을 갖는다. 나머지는 그냥 필요할 때 넣어두고 관련 키워드로 찾아 사용하는 것이 전부다.
또한 오피스 파일의 경우는 구글 드라이브에 저장한다. 수정 작업도 지속적으로 해야 하기에 구글 드라이브는 매우 편리하고 저장소로 이용도 가능하다. 이때 장점은 세 가지가 있는데, 바로 검색이다. 구글의 검색은 정말 다양해서 매우 편리하게 제목과 본문 내용도 찾아준다. 또 하나는 모바일 작업이 용이하다는 거다. 워드와 엑셀(스프레이드시트) 작업을 매번 해야 하는데 편리하다. 마지막으로 구글 드라이브의 경우는 에버노트에 노트와 API 연결이 되어 있어 연결 작업을 도와준다. 무거운 문서 파일을 넣어둘 필요 없어 좋다.
이처럼 점점 관리는 축소하고 검색은 확대하면서 생각의 자유로움을 얻게 된다. 차후 어떻게 관리해야 잘 사용할 수 있을지 여부는 이제 덜고 활용 위주로 생각한다.
위와 같은 작업과 더불의 모바일 작업의 확대 작업이다. 대부분의 자료가 온라인 저장소에 있다 보니 작업의 연결성이 매우 뛰어나다. 하지만 아직 부족한 것이 모바일 환경에서 부족함이 큰 게 이를 위한 효율성을 찾고 있으며, 이는 협업 작업을 이롭게 만들어지고 있다.
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