검색 사용을 늘려라
(구글 드라이브 편)
스마트워킹 툴 활용을 높이는 방법
통상 자료 수집은 에버노트, 문서관리는 구글 드라이브에 저장 한다.
이 둘의 차이점은 약간 애매할 수도 있지만, 작업이 늘면서 조금씩 구분해서 저장이 되기에 익숙해지는 시점을 가질 수 있다.
에버노트는 검색환경이 좋다보니 자료수집과 관리가 용이하다. 이런 장점 때문에 웹상의 자료뿐만 아니라 아날로그 자료, 관심주제를 넣어두고 찾아 사용한다.
구글 드라이브는 어떤가? 문서 작성 시 주로 사용한다. 주로 최종 보고서 작업니나 책집필을 하면서 문서가 늘고 있는데, 어느덧 상당한 자료가 쌓이기 시작했다. 과거 자료중에 찾고자 한다면 어디에 자료가 있는지 파악은 점점 어려워지고 있다. 그렇다고 이를 위해서 관리작업을 하기 보다 검색으로 이용중인데 매우 편리하다.
에버노트와 달리 구글 드라이브는 어느정도의 폴더 생성을 해주어야 한다. 세세하게 분류할 필요는 없지만 주제별로는 나쁘지 않다. 에버노트 처럼 방대한 자료를 수집하지 않기에 문서의 양은 크게 크지 않기에 기본적인 폴더로도 충분하다.
참고로, 이때로 파일의 경우는 파일명(에버노트의 노트 제목 처럼)을 규칙적으로 작업 해주기를 바란다. 앞으로 검색 작업을 늘려 나갈때 이로움을 가질수 있기에 참고하고 마련하기 바란다. 하단 제목 위주(title:제목)로 검색이 가능하기에 주제별 찾는 것이 무척 이롭다.
<구글 드라이브 검색 활용법>
구글 드라이브는 이제 나에게 커다란 온라인 저장소이다. 1TB 공간을 사용하고 어느덧 200GB 가까이 사용 중이다. 상당한 자료가 쌓이게 되면서 자료관리 어떻게 할지 마련할 시기다. 개인적으로 기본적인 폴더 관리 방법을 선택한다. 많은 양의 폴더 관리보다, 주제별 정도이고 나머지는 아래와 같이 검색을 통해 자료를 찾아 사용 한다. 나머지는 파일명 작업 방법으로 모든 것을 처리한다.
검색 유형은 아래와 같다. (도움말 - https://goo.gl/e6WkSd)
- 유형: 문서, 이미지, PDF 등의 파일 형식
- 수정 날짜: 파일이 마지막으로 수정된 날짜
- 항목 이름: 파일 제목만 검색
- 다음 단어 포함: 문서 내 단서 및 구문 검색
- 소유자: 파일을 소유하고 있는 사용자
- 공유 대상: 파일을 보고 댓글을 달고 수정할 수 있는 사용자
- 위치: 파일이 '휴지통'이나 '중요 표시됨'에 있는지 여부
따로 검색 명령어를 알고 있어도 좋고, 아니라면 오른쪽 검색창 옆을 선택하면 (1)번과 같은 화면이 나타나서 선택해서 작업이 가능하다.
(1)번 작업을 하고 나타난 내용이다.
본문검색도 가능하고, 파일 유형도 할 수 있기에 필요한 자료 분류가 수월하다.
만약에 여기서 폴더를 선택하기보다, 검색으로도 찾을 수 있다.
물론 문서를 선택하면, 우측 화면에는 상세정보가 나오기에 보다 자세한 것을 확인할 수 있다는 장점을 가지고 있다.
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