나에게 적합한 스마트워킹 도구는 어떤 것?

스마트워킹 도구를 선택하는 최상의 방법

정말 다양한 도구(Tool)가 존재한다. 이 중 나에게 적합한 도구는 어떻게 선택 하나? 는 많은 사용자가 궁금하는 것이다. 이에 대한 답은 업무 환경 이해를 통해 방안을 찾는 것이 좋다. 이에 대한 해답은 앞서 이야기 한 “일하는 방법 개선을 위한 스마트워킹 전략”에서 1번 항목인 자료관리 구축을 자세하게 살펴보면 이해될 수 있다.

예로 일을 하게 될 때, 아이디어와 기획부터 시작이다. 이를 토대로 원하는 자료 수집하고, 충분히 회를 통해 검토가 끝나면, 이후부터 문서 작업을 해 나간다. 작업 순서를 보면 생각하고, 정보 수집하고, 문서 작성 형태 순으로 나아간다. 이렇게 단계로 작업을 하는 것을 그대로 온라인 저장하고 관리하면 된다. 어디에 무엇이 저장되고 있는지 파악도 용이하고 따로 관리를 해야 하는 번거로움이 크게 줄어든다.

이런 단계별 과정에서 필요한 스마트워킹 도구가 무엇인지 파악만 하면 된다.

첫째, 생각 도구다.

수첩에 역할에서 관리의 부족한 것을 채워주는 방법으로 아날로그와 디지털의 함께 써야 최적이다. 아날로그는 급하게 작성하거나, 머릿속 생각을 도식화로 풀어낼 수 있고, 이것을 워크플로위(workflowy)에 작업을 하면서 보다 체계적인 기획으로 이어지는 것이 좋다. 통상 마인드맵(mind map)이 대표적인데, 디바이스 활용이 커지면서 온라인 저장소가 가능하고, 협업 도구로서도 가능하다.

둘째, 정보 도구다

정보의 시대에 맞춰 웹상에 정보부터, 아날로그 정보까지 모두 한 곳에 수집하는 도구다. 이에 적합한 도구는 에버노트와 원노트(One note)가 최적이다. 컴퓨터와 더불어 모바일에서 수집이 뛰어나고, 두번째로는 검색 활용이 편리해서 자료관리가 덜어 든다. 주요 검색 유형으로 텍스트와 이미지, 문서 파일의 검색이 가능하다.

셋째, 문서 도구다

컴퓨터 기반에서 작업하던 문서 수준에서 이제는 모바일에서도 작업이 가능하다. 특히 온라인 저장소로 저장하고 곧바로 모바일로 문서 작업을 할 수 있으며, 공유와 협업도 가능하다. 대표적으로 구글 드라이브와 MS 오피스가 있다. 문서 관리를 위해 별도의 백업이나 외장 디스크가 필요 없다.