자료관리는 어떻게 해야 최적인가?

자료는 쓰임새에 적합한 곳 저장이다

세상은 빠르게 바뀌고 수많은 정보가 쏟아진다. 그렇다고 수많은 자료가 모두 유익한 정보는 아니기에 어떤 자료가 유용하고, 나에게 적합한 자료인지 관리 해주어야 한다. 온라인 저장소가 발달되면서 자료관리는 중요해지고 효율적인 방법도 찾아야 한다. 앞서 소개한 '일하는 방법 개선을 위한 스마트워킹 전략'에 2번 항목에 해당되는 자료관리 구축을 이야기하고자 한다.

자료는 한 곳에 보관해야 편리하다고 생각해 에버노트에 모두 저장했다. 하나의 도구에 단순 텍스트뿐만 아니라, 웹상의 정보와 사진, 이미지, 문서, 아날로그 자료까지 모두 저장하다 보니 1만 개의 이상의 노트가 생성되면서 개인 빅 데이터(big data)가 되어갔다. 이런 상태에서 자료관리가 되지 않다보니 사용도 쉽지 않고, 오히려 관리적 어려움이 늘어나고 있다.

한 곳에서 집중하게 될 경우 오히려 복잡한 관리 방식을 채택해야 하고, 도구에 적합하지 않은 것을 저장하다 보니 별도의 작업을 해주는 번거로움까지 발생했다.(아이디어와 종이문서, 사진, 파일 등)

결국 복잡한 자료관리 체계 방식이 아닌, 단순하고 편리한 모바일 활용이 높은 관리 방식을 찾기 시작했다. 이를 위해서 준비한 것이 “통합자료 관리 구축”이라는 프로세스 환경을 마련했다.

이후 부터는 자료관리의 방식의 개념을 자료에 따라 “적합한 곳 저장한다”이다. 저장하는 유형에 따라 적합한 도구에 넣을 경우 관리 작업도 줄일 수 있다.

한 예로 옷은 옷장에 넣고, 책은 책장에 넣는다. 액세서리는 서랍장에 넣고, 나중에 꺼내고자 할 때 어디에 무엇을 넣었는지 복잡한 생각 없이 옷을 입고, 책을 고르고, 액세서리를 찾아 사용할 거다.

이와 같은 순서로 큰 고민하지 않게 작업할 수 있다. 생각한 것이 있으면 생각 도구에 넣고, 수집한 것은 정보 도구에 놓고, 문서 작업은 문서도구에 넣고 나중에 찾아 사용하면 된다.

특히 이들의 연결성은 온라인 저장소이기에 손쉽게 관리할 수 있고, 모바일 활용은 극대화될 수 있어 좋다.