수집만 잘해도 저절로
관리가 된다면?
모바일 워킹 시대 최적의 자료관리법
모바일 워킹 시대는 자료관리는 중요해지고 있다. 하지만 관리할 것도 많고 디바이스 간의 연동도 해결해야 하기에 컴퓨터 시대보다 관리의 불편함은 커질 수밖에 없다. 원활하게 해결하는 분과 그렇지 못한 차이는 스마트워킹 툴 활용에 있다고 본다.
그렇다면 스마트워킹 툴을 어떤 툴을 선택해야 하는가부터 어떻게 사용하는지에 대한 것에 보다 세세한 답을 제시할 수도 있겠지만 전체적으로 볼 때 간편하게 해결책을 찾는 방법을 이곳에서 설명하고자 한다.
자료관리 3단계 분류가정에서도 정리를 하기 위해서 필요한 가구를 선택하듯이 스마트워킹 툴에서도 효율적 분류를 위해 적합한 툴을 선택해서 저장할 경우 편리해진다.
가정에서 관리하는 방식 그대로 업무관리도 동일하게 적용하면 된다. 예로, 책은 책장에 꽂아놓고, 옷은 옷장에 보관한다. 액세서리 등은 서랍장에 넣어두고 꺼내 쓰는 것이 일반적이다. 이처럼 공간에 적합한 자료를 분류해서 보관은 전체적으로 어디에 무엇이 있는지 이해가 된다.
업무자료도 해당 분류 형태로 적합한 툴을 선택해서 보관만 하더라도 자료관리 불편함을 줄게 한다. 이는 해당 기능의 전문성을 가질 수 있으며, 모바일 워킹에도 최적화를 마련할 수도 있다. 이를 위한 최상의 방법을 소개한다.
첫째, 자료를 분류해 적합한 툴에 저장한다
한주의 업무형태를 분석해보니 자료를 생성하고, 관리하고, 활용하는 패턴을 이어졌다. 일반적으로 생산-분류-활용의 순서 형태로 사용하고 있으며, 이것을 한두 곳에서 작업했던 것을 가정에서 가구를 선택하듯 적합한 툴 선택을 했다.
자료를 분류를 업무 형태로 구분해보니 아래와 같은 3가지 패턴으로 저장한다는 것을 이해할 수 있다.
1. 생각 - 아이디어와 기획, 업무노트
2. 정보 - 웹, 아날로그 등 수집
3. 문서 - 오피스 등에서 문서 작업
[1번]은 업무수첩이나 마인드맵에서 통상 작업한다. 하지만 해당 작업도 관리가 필요해지다 보니 이를 줄이기 위해 별도 클라우드 기반의 워크플로위(Workflowy) 작성하게 되면서 별도 관리 작업을 줄일 수 있다.
[2번]은 웹상의 정보 수집이 늘어나고 있지만, 마땅히 저장할 곳이 별로 없다. 특히 아날로그 자료도 있다 보니 이것도 함께 저장하기 위해서 에버노트와 원노트 등으로 작업하면 좋다. 정보 이외 자료가 늘어나게 되면 이를 위한 분류작업을 해야 하기에 자료관리는 어느 정도 따라주어야 한다.
[3번]은 문서 파일을 작업 후 저장하는 공간이다. 통상 구글 드라이브와 드롭박스, 원드라이브(MS 오피스)로 작업한다. 문서를 모바일에서도 수정과 편집, 관리까지 할 수 있다면 구글 드라이브 작업을 하고 있으나 편한 것을 선택하면 된다.
복잡하게 자료관리 방법보다, 적당한 곳에 저장하는 것만으로도 전체적으로 관리는 줄일 수 있다.
기존 관리하던 자료는 어떻게 관리하면 좋은가? 적합한 스마트워킹 툴을 선택 후 적합하게 자료를 분류한다. 문서라면 3번 항목에 해당되며, 업무노트와 아이디어 노트의 경우는 1번 항목으로 배치한다. 나머지 부분을 2번 항목에 저장한다. 모든 것을 한 번에 이동보다는, 최근 몇 개월 정도에 작업을 우선으로 하고, 1번 항목부터 작업 후, 3번 항목으로 넘어간다.
이후부터는 여러 툴에 중복으로 저장하는 것을 줄여야 하며, 각 배분의 방식을 명확하게 이해하고 저장하면 된다.
둘째, 이후부터는 검색을 최적화한다.
포탈에서 원하는 자료를 키워드 기반으로 찾아 사용하는 방법과 동일하다. 단순 키워드를 넣을 수도 있고, 한 개의 이상의 키워드나 고급 검색을 활용해서 할 수 있다. 이는 데이터 양에 따라 조금씩 확장해서 사용히면 된다.
검색으로 자료를 찾는데 어려움을 줄이고자 한다면 블로그에서 검색엔진 최적화하듯이, 스마트워킹 툴에도 파일 제목(노트 제목)을 고려하면 된다.
검색을 확대하면 달라지는 것은 내가 원하는 자료를 쉽게 구분할 수 있고, 적합한 자료를 수집하는 것도 이해할 수 있게 되면서 활용성이 높아진다. 그동안 쌓아만 두고 활용이 없던 시점과 다르며, 검색을 자주 하는 키워드가 무엇인지도 알 수 있다.
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