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by 홍순성 Apr 06. 2017

워크플로위(Workflowy) 사용법 총정리

워크플로위 사심 없이 정리한 것 공개

얼마 전에는 신정철 작가(메모 습관의 힘 - 저)가 워크플로위 매력에 푹 빠졌다고 들었다. 오늘도 스타트업 대표도 다른 어떤 도구보다 간편하게 사용하면서 업무에 도움이 되는 도구라고 말한다. 참고로 워크플로위슬랙을 기획할 때 사용한 협업도구로도 잘 알려져 있다.

요즘는 에버노트를 오랫동안 사용했던 사용층에서 자주 듣는데, 에버노트를 사용 안 하는 것이 아니라 서로간의 연동해서 사용한다. 아웃스탠딩 이수경 기자가 찾아와 "워크플로위로 책 한 권 쓰는 법?(인터뷰)" 요청이 와서 소개도 했다.(관련기사 링크, 단 유료사이트 일시적 오픈) 다양한 계층에서 워크플로위에 관심을 가지는 이유 무엇일까? 이유를 찾아봤다.


에버노트와 워크플로위에 차이점을 표현 한 글을 소개한다.

"메모를 하기는 하지만 한 군데 모아놓고 보기가 쉽지 않은 에버노트, 사실 에버노트는 검색용이다. 어떤 강의에서 본 표현을 빌리자면 구글은 타인의 자료를 검색할 수 있고, 에버노트는 자신의 기록이나 생각을 검색할 수 있는 데이터베이스인 것이다. 그래서 데이터 베이스를 쌓아놓고 검색을 하기 위한 곳이지, 하나의 요약된 페이지를 통해 생각을 확장해 나갈 수 있는 공간으로 에버노트는 아닌 것이다. 워크플로위는 한눈에 볼 수 있다."(출처 - http://m.blog.naver.com/rhosb1/220347907563)


브런치에 연재하고 있는 워크플로위 매거진을 참조(기존 자료)

https://brunch.co.kr/magazine/workflowy




워크플로위 첫 만남은 이랬다.

워크플로위 사용은 2015년 2월이다. 우연히 후배로부터 접한 툴인데, 텍스트 기반이라 제약도 많이 따르고 저장하는 형태도 단순해서 멀리서 보면서 웃기만 했다.(관심도 없었다) 근데 손에 착착 달라붙는 것이 어느새 매일같이 사용하고 있었고, 한주 지나 보니 상당수 자료가 쌓였다.


워크플로위 책(PDF, 영어)도 있다. 하나 구매해서 열심히 봤는데 일반 책(매뉴얼 형태와)과 달리 구성되어 있지만, 워크플로위로 할 수 있는 독특한 기능들과 다른 툴과 연동하는 방법을 볼 수 있다. 활용예가 많아서 참조하는데 좋다.


2016년부터는 기업체 특강중 한 시간 정도 워크플로위 강좌를 마련했다. 처음에 무관심 한분들도 업무적으로 사용하고 있는 환경과 여러 정보가 혼재되어 있지만 한방에 뭉쳐서 볼 수 있는 상황을 보면 급 관심을 갖는 것을 볼 수 있었다. 직장인에게 생각을 정리하고 업무를 관리해야 하는 별도의 툴에서는 아주 적합하기 때문이다. 또한, 배우고 익힐 것이 별로 없는 툴이기도 하다. 다른 사용자의 활용 예만 보여주면 자신에게 적용해서 할 수 있는 장점을 갖는다.


 워크플로위 책 (PDF)- 영문


워크플로위를 한마디로 말하면, 최고의 생각정리도구이자 업무관리 도구다.

전체 두뇌를 감당할 수있는 단일 종이와 같다. 가장 큰 장점 중 하나는 카테고리, 메모, 작업 또는 사용자가 작성한 다른 작업간에 차이가 없다는 것이다.

아주 단순한 툴이다 하지만 제대로 이해하면 다르게 보이는 툴이다. 가치를 이해 하는데 시간이 걸리는 툴이다.이제는 일상의 대부분의 작업을 도와준다.


워크플로위 기본 정보

워크플로위 블로그 - https://blog.workflowy.com 

회사 팀에서 사용 - https://workflowy.com/teams 

워크플로위 FAQ - https://workflowy.zendesk.com/hc/en-us 

창업자 인터뷰 - https://blog.workflowy.com/2015/11/17/interview-jesse-mike-part-1 


워크플로위 주요 특징

간단한 트리 구조의 메모장

당신의 머리 속 생각을 옮겨라

당신의 두뇌를 정리해라


워크플로 사용 노하우는 어떻게 되는가?

생각나면 무조건 적는다, 또 생각나면 찾아 업데이트 하거나 그냥 적는다

이때 동일 주제가 반복되면 검색을 통해 태그를 넣는다 # 이나 @ 태그로 넣는다. 이것이 쌓이면 하나의 커다란 주제로 구성되어질 수 있다

단기적-장기적 프로젝트를 꾸준하게 업데이트 해서 이어지게 구성한다



워크플로위 소개 동영상


워크플로위 키보드 단축키 보려면(Help)

윈도우 - 컨트롤 + ?

맥 - ⌘ + ?




워크플로위 활용 사례

1. 책 집필 시 목차 작업 - 책 집필 시 목차 작업 진행한다. 단순 텍스트 형태의 글이라면 노트 형태로 작성이 가능하다. 최종 문서는 워드나 HWP로 이동해서 한다.

2. 팟캐스트 기획 및 원고 작성 - 매주하는 팟캐스트 일정 관리 및 기획 작업, 게스트 참석자와 협의 내용 정리를 하고 있다.(공유 작업 가능)

3. 연간/월간/일일 계획 프로젝트 - 하루하루 할일을 작성하고, 상세 내용 기록하면서 체크가 편리 하다. 태그와 연동해서 작성하면 전체를 한번에 재정리가 가능하다.

4. 프로젝트 작업 - 단기-장기 프로젝트 모두 이곳에서 작업한다. 매번 아이디어 업데이트 해서 관리한다. 특히 회의록 관리와 공동 작업이 편리하다

5. 발표 자료 제작 - 강의 슬라이드 제작을 준비할 때 편리하다.

6. 회의록 작성이 편리하다




워크플로위 주요 팁


1) 백업 방법 - 워크플로위는 백업 방식은 유료일 때만 드롭박스로 가능하다. 무료 버전일 경우 간단하게 해결하는 방법은 이메일을 받는 방법이다. 이전날과 달리 변경된 내용을 모두 텍스트로 받을 수 있어 백업 용도로 활용해도 충분하다.

"Send email summaries of changes to my account:" - 선택한다


워크플로위 프로 사용자  화면


2) 분류와 검색 방법을 고려할 때는 태그를 사용한다

# 과 @ 형태로 적용이 가능.


3) 데일리노트 작성 - +일기 작성

 # 날짜 태그로 관리하고 있다.

개인적으로 데일리(일일) 업데이트를 하고 있는데, 그렇다 보니 전체 작업 과정에 대한 프로세스도 체크해야 해서 크게 두 가지 사용한다.

하나는 #d-1200  형태이고, 이중에 해야 할이 있다면 #todo 진행 여부 체크 한다.

따로 아이디어 공간에 적기보다 이곳에 #idea 라고 넣고 작성한다.


4) 숨겨진 서치 기능들

Hidden search operators - WorkFlowy’s search language

1. -(not)

2. OR (caps) - Real-life scenarios

3. “Quoted string”

4. is:embedded

5. is:shared

6. is:complete

7. completed:

8. last-changed:

9. has:note


유료의 장점은 내가 원하는 폰트와 테마다. 물론 백업과 보안 공유방식도 있지만, 웹과 모바일에서 동일 폰트를 사용할 수 있어 좋다.




[워크플로위 활용예] 책 집필한 사례 예 - 홍순성 <나는1인기업가다> 저

벌써 두권의 책을 워크플로위로 작성했다. 상세한 내용은 하단 워크플로위 공유 링크 참조하면 된다.


1. 통상 책을 집필하는 과정(프로세스) 소개

1)책 기획 및 주제작업

2)책 목차 작업(개요)

3)책 집필 작업(글쓰기)

4)책 초고-편집-교정작업 - 출판사와 협업

5)책 출시 - 홍보와 연계

1) ~ 3)번 항목을 작업할 때 반복적으로 진행한다.


2. 책을 집필 할때 주는 장점들?

좋은 책을 만들고, 가능하면 신경을 덜쓰고, 필요할 때 꺼내서 볼때 이어서 작업할 수 있고, 전체적인 생각을 한눈에 들어왔으면 한다. 이것을 꼭 컴퓨터가 아닌 모바일에서도 함께 했으면 싶다.

이곳에서 전반적인 상황이 모두 들어간다. 초기에는 목차 작업 정도지만 차차 기획과 주제작업을 시작해서, 목차, 집필을 이곳에서 진행한다.

이것을 기반으로 요청한 상황을 정리하고 관리하는 것이 큰 역할을 한다.

워크플로위는 단기-장기 프로젝트로 아주 적절하다.


3. 몇권의 책을 집필했나?

책의 특성을 고려하게 된다. 텍스트 위주의 책과 그림이 함께 들어간 것은 다소 차이가 발생한다. 텍스트 위주는 대부분의 원고를 이곳에서 작성해서 옮겨가도 좋으나, 그림이 많으면 배열이 함께 따라 주어야 하기에 기본적 고려가 따라준다.

프로들의 에버노트 - 40% 정도

나는1인기업가다 - 70% 정도


워크플로위(Workflowy) 사용법 - https://workflowy.com/s/VhjL9Vmbsy


이제는 긴글 작성도 워드에서 작업하는 것이 아니라 이곳에서 모두 하는데, 상당히 편리하다.




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