폴더관리 벗어나면, 에버노트가
제대로 보인다
자료관리문제연구소 노하우
에버노트 사용목적은 단순 메모앱이 아니며, 자료 관리하려는 분들이 대부분이다.
설문 조사해보면 10명 중에 7명은 자료관리 하고 있는데, 자료가 쌓이면서 어떻게 해야 할지 모르겠다가 대부분이다. 이런 것은 에버노트만의 문제는 아닐 거라 본다.
그렇다면 에버노트 안에서 어떻게 해결책을 찾았는지 관련해 이야기 해보련다.
개인적 해결책은?
'검색기반의 에버노트 분류법'
어떻게 자료관리 하고 있나요?
'노트북과 스택'이다.
기존 컴퓨터 사용하고 있는 폴더관리 방식을 그대로 사용하고 있다. 무엇이 문제인가 살펴보면, 정보의 양이 커지고 있는데 동일한 방식으로 사용하기 때문이다.
동일한 방식이란 폴더관리=노트북은 비슷한 개념이기도 하다. 에버노트 노트는 파일보다 폴더에 가깝다.
노트에는 여럿 파일을 넣어두고 관리할 수 있기도 하기에 좀 더 다양하게 사용도 가능하다. 이런 장점을 활용하는 것도 좋다.
(1) 모바일 시대 자료는 10배 이상으로 늘어놨다.
기존 컴퓨터에서 자료 살펴보면 오피스 파일과 사진, 동영상 정도였다. 하지만 에버노트는 웹, 종이서류, 명함, 영수증, 사진, 여행, 업무노트, 할일 관리등이다. 컴퓨터 환경에서 작업보다 10배 이상의 자료가 쌓인다. 폴더 개념과 비슷한 노트북 위주로 작업은 시작 할때는 맞지만 얼마 지나지 않아 한계성을 가질 수밖에 없다. 노트북 기반으로 작업할 때는 분류하는 시간이 늘어나게 된다.
(2) 노트북으로 체계적 분류는 오히려 독이다.
수납장을 구매하면 분류해야 하듯이, 노트북 공간도 만들면 분류하기 나름이다. 세세하게 분류 생각을 가지다 보면 분류하는 것이 일이 된다. 분류 방법을 늘리기보다, 최소한의 분류 하고 검색을 확대한다. 이후 노트 제목에 충실하는 것으로도 충분히 답이 될 수 있다. 컴퓨터에서 파일 관리 작업 시에도 동일하며, 파일 이름을 넣어주면 찾기 편리하다.
(3) 분류보다 이제는 검색 확대한다.
에버노트는 검색의 장점이 크다. 텍스트, 이미지, 오피스 파일(PDF)등을 키워드로 검색 할 수 있다. 언제든지 자료를 넣어두고 찾을 수 있다. 이런 장점에도 불구하고 대부분 사용자가 폴더 사용하듯 노트북으로 분류해서 찾아서 사용한다. 앞으론 검색창에서 해당 키워드로 찾기를 바란다.
예로 고객관리 노트를 작성하고 저장했다면 '고객관리 홍순성'라고 찾는다. 물론 해당 제목으로 넣어두었다면 말이다. 비슷하게 고객관리가 필요한 곳에서 얼마든지 응용이 가능하다. 한의원에서 차트관리, 부동산에서 매물관리, 안경점과 보험인이 고객관리도 어렵지 않을거다.
앞으론 단순한 관리가 아니라 내용을 작성하고 원하는 것 위주로 데이터가 나올 수 있는 2차적 분류방식을 고려하면 된다. 여기서 2차적 분류방식은 데이터가 단순하게 찾는 것보다, 엑셀 등에서 원하는 것 고객 위주로 분류한다고 보면 된다. 노트의 속성과 방식에 따라 재분류 할 수 있도록 검색을 확장하는 것이다. 이런 것이 에버노트를 사용하는 가장 큰 장점이 될 수 있다.
앞으로 관련해서 좀 더 자세하게 소개하고 이야기하려고 한다.
우선, 폴더 개념을 떠나 검색을 확대하는 것부터 시작하면 좋겠다.
